Pertambahan arsip secara alamiah secara siklus daur hidup arsip di Unit Kearsipan yakni adanya proses pemindahan dari unit kerja (bagian dari fase penyusutan arsip).
Pemindahan yang sehat dilakukan berkala dan periodik berdasarkan kategori arsip inaktif. Namun perpindahan arsip secara periodik sangat tergantung dari kesadaran unit kerja untuk memindahkan arsip.
Unit Kerja pun bergantung pada keaktifan staf atau pelaksana arsip. Sering kita jumpai seorang staf di unit kerja yg meskipun telah mendapatkan sosialisasi kearsipan atau diberikan edaran dan pemberitahuan untuk memindahkan arsip inaktif, namun tak sekalipun terjadi pemindahan.
Beberapa catatan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja pun masih belum menyeluruh. arsip yg dipindahkan hanya pada tanggung jawab pekerjaan staf arsip di unit kerja. Pemindahan belum bisa menyeluruh terhadap arsip staf pelaksana fungsional lainnya.
Keengganan memindahkan arsip dapat juga dikarenakan citra unit kearsipan yg belum handal dalam tujuan menjamin ketersediaan arsip. Selain itu juga pemahaman yang berlebih (tanpa uji struktur, kontek dan konten) sehingga berpengaruh pada pemahaman tentang arti arsip.
Salah satu bentuk pemahaman tanpa uji struktur, kontek dan konten adalah arti arsip sebagai sumber informasi. Padahal jika dilakukan uji struktur, kontek dan konten, arsip sebagai sumber informasi harus authentic sebagai hasil rekaman kegiatan Ditjen Migas secara langsung.
Selain arsip harus authentic, untuk menjadi sumber informasi juga diperlukan pembuatan dan pengolahan data arsip. sehingga layak konsumsi bagi pejabat dan pegawai.
Unit Kearsipan memerlukan pemindahan secara periodik dan berkala sebagai jalan pertambahan yang alamiah. Pertambahan arsip yg alamiah akan memudahkan arsiparis dalam bekerja sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip yg handal dan akuntabel.
Tidak dilakukannya pemindahan arsip secara periodik dan berkala pada waktu masa inaktif atau pemindahan arsip inaktif yg tidak menyeluruh maka akan menjadi bom waktu yang sewaktu waktu akan meledak.
Maka pada akhirnya, đź’Ł duuuaar terjadilah Ledakan đź’Ą arsip Di Gedung Migas. Ledakan yg bersumber dari perpindahan ruang kerja. Pejabat dan pegawai pada unit kerja berpindah menempati ruang kerja baru.
Arsip yg notabene berbentuk kertas berada di unit kerja terpaksa harus mengikuti pejabat dan pegawai. Pegawai yg awalnya begitu cinta arsip, begitu rajin menyimpan arsip, kebingungan untuk membawa arsipnya. Jumlah arsip yg begitu banyak, tidak sebanding dengan kekuatan untuk membawanya.
Ketidakberdayaan pejabat dan pegawai untuk membawa serta arsip ke ruang kerja baru, menyebabkan arsip dicampakkan. arsip ditinggalkan.
Terlebih lagi adanya jadwal kegiatan renovasi ruang kerja. Jadwal yg ditetapkan kepada penyedia renovasi berdampak pada ditinggalkan begitu saja arsip di ruang unit kerja.
Ada dua tipe perpindahan ruang kerja di Gedung Migas yakni :
1. perpindahan ruang kerja ke ruang baru (Hasil renovasi). dan ruang kerja lama akan di renovasi.
2. Pemindahan ruang kerja ke ruang kerja yg bersifat transit sebelum ke ruang baru.
Kedua tipe perpindahan ruang kerja tersebut tidak memungkinkan unit kerja membawa seluruh arsipnya. Jenis ruang kerja yang baru sebagai hasil kegiatan renovasi gedung pun terdapat perbedaan functional ruangan jika dibandingkan dengan functional pada ruang kerja lama. pada tiap lantai (sebelum di renov) memiliki lima ruang file, sedangkan ruang kerja hasil renovasi hanya memiliki satu ruang file untuk beberapa unit kerja eselon 3.
Meskipun belum ke ruang kerja yang baru, keberadaan ruang kerja yg bersifat transit juga tidak memungkinkan untuk membawa seluruh arsip dari unit kerja tersebut.
Keadaan seperti ini menjadi malapetaka dan bencana bagi unit kearsipan, arsiparis dan petugas kearsipan. Sempurna malapetaka tersebut karena paket anggaran renovasi gedung tidak bisa mengalokasikan biaya relokasi dan penataan arsip.
Ketika sangat terbatasnya sumber daya kearsipan mulai dari, tersedianya anggaran, keberadaan staf kearsipan, ketersediaan luasan ruang simpan, rol opek atau lemari arsip, diharuskan berhadapan dengan LEDAKAN đź’Ą đź’Ą ARSIP.
Keadaan seperti ini sangat potensial untuk kehilangan koleksi arsip yg authentic dan unik (koleksi berkualitas berdasarkan uji struktur, kontek dan konten).
Berikut beberapa catatan perpindahan ruang kerja di Gedung Migas yang menyebabkan ledakan đź’Ą arsip di Gedung Migas
1. Tahun 2016
– Bagian Keuangan(SDMK) dari Lantai 16 ke lantai 9.
– Bagian Hukum (SDMH) dari Lantai 16 ke Lantai 10
2. Tahun 2017
– Bagian Rencana dan Laporan (SDML) dari lantai 16 ke lantai 11 (ruang transit)
– SDML dari lantai 9 ke lantai 16 (hasil renob
– Direktorat Pembinaan Usaha Hilir (DMO) dari lantai 8 ke lantai 12 dan sebagian 13
– Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas (DMT) ke sebagian Lantai 10 dan sebagian lantai 15 (ruang kerja transit)
– DMT dari ruang kerja transit ke lantai 14 dan sebagian lantai 13.
3. Tahun 2018
– Direktorat Pembinaan Hulu Migas (DME) dari lantai 7 ke ruang kerja transit (sebagian lantai 10 dan sebagian lantai 5)
– DME dari ruang kerja transit ke lantai 8 dan sebagian lantai 7
– Bagian Umum dan Kepegawaian (SDMU) dari lantai 15 ke ruang kerja transit
– SDMU dari ruang kerja transit ke ruang kerja hasil renovasi (lantai 15)
– SDMH dari lantai 10 ke lantai 15
– SDMK dari lantai 9 ke ruang kerja transit, lantai 5
– Set ditjen Migas ke ruang kerja transit
– Dirjen Migas ke ruang kerja transit.
Unit Kearsipan yg seharusnya bergerak ke area desiminasi informasi yang bersumber dari arsip dengan sasaran yakni pejabat, pegawai sampai dengan masyarakat migas, malah harus berjibaku dengan ledakan đź’Ą arsip yg berasal dari perpindahan ruang kerja.
Kerja ekstra tenaga bagi unit kearsipan, arsiparis dan petugas arsip. Semoga menjadi kontribusi dalam kedudukan kearsipan bagi pelayanan manajemen internal Ditjen Migas
Jika malu mengatakan kerja keras melakukan penyelamatan arsip, maka cukup menjalani saja dengan berharap tidak terjadi kehilangan koleksi arsip authentic.
Meskipun saat perencanaan dan pra pelaksana kegiatan renovasi mengajak unit kearsipan untuk berdiskusi atau pembahasan pemindahan ruang kerja, namun alokasi anggaran relokasi arsip dan penataan kembali arsip masih menjadi catatan atau pending untuk di anggaran bukan terpisah namun menjadi bagian dari satu kegiatan renovasi gedung, bersama sama dengan relokasi BMN.
Malapetaka harus diambil hikmah kebaikan.
Salah satu kebaikannya adalah koleksi arsip di unit kearsipan semakin lengkap, meski belum sempurna atau belum dapat menggambarkan perjalanan Ditjen Migas, karena perpindahan ruang kerja juga terjadi dari Gd. Thamrin ke Gd. Dharma Niaga kemudian baru ke Gd. Migas.
Nurul Muhamad 
3 tanggapan untuk “Ledakan đź’Ą Arsip di Gd. Migas”