Teruji dengan dipergunakan secara langsung di tiga kepemimpinan Direktur Jenderal, sarana persuratan dinas secara online terus melakukan pengembangan. Seluruh pejabat dan pegawai pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Kementerian ESDM segera dapat diunduh di play store.
Selain itu, aplikasi surat telah terintegrasi dengan Menteri. Disposisi yg berasal dari Tata Usaha Menteri Kementerian ESDM, langsung masuk ke akun sekretaris dirjen. (menyederhanakan alur persuratan yg semula surat menteri harus dilakukan pencatatan di tata usaha Direktorat Jenderal)
Sasaran penyediaan sarana mail handling atau persuratan di Ditjen Migas adalah sebagai bentuk dukungan manajemen internal kepada Kantor Ditjen Migas. Sarana tersebut berguna sebagai penyampaian arahan atas surat secara cepat dan tepat.
Surat versi Android merupakan produk layanan dari Bagian Umum, Kepegawaian, dan Organisasi (SDMU) dalam kerangka pelaksanaan tugas dan fungsi.
Versi Android menjadi pilihan penyediaan fasilitas karena akan memudahkan pejabat mendisposisi surat dan pegawai di bawah pejabat tersebut mudah pula untuk menerima arahan pekerjaan.
tampilan login
Saat ini, versi android hanya dapat dipergunakan untuk level staf saja. Seorang staf yg telah terdaftar di aplikasi versi web yg beralamat pada http://www.surat.migas.esdm.go.id dapat login dan mendownload pada tab “download apk”.
tampilan versi web
Salah seorang Pejabat Pengawas di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, Ma’ruf Efendi menyampaikan permintaan aplikasi surat versi Android. Permintaan tersebut baru akan terealisasi di akhir tahun anggaran 2018.
Fitur fitur yg terdapat di Android tidak berbeda jauh dengan versi Web. Namun fungsi penomoran surat yg dilakukan oleh user sekretaris dan user pengadministrasi masih berada pada versi web.
tampilan filter surat sebelum ke pimpinan
Terdapat dua fitur utama dalam aplikasi surat versi Android yakni surat masuk dan jurnal disposisi. Pengguna dapat menjumpai layar pada surat masuk, untuk menampilkan data surat masuk. Sentuh layar klik untuk melihat surat dan terdapat tombol disposisi.
tampilan surat untuk pengguna level pimpinan
Tombol disposisi akan mengarahkan pengguna kepada tujuan disposisi (pegawai bawahan langsung).
tampilan disposisi
Setelah dipilih berupa ceklist, maka dilanjut perintah aksi dan catatan disposisi.
tampilan aksi
Fitur surat masuk pada level user sekretaris dan pengadministrasi eselon 3 akan berfungsi untuk meneruskan surat kepada pimpinan. hasil uji coba masih terdapat evaluasi yakni, belum ada fasilitas delet. fasilitas delet merupakan filter yg dapat dipergunakan oleh user level sekretaris dan pengadministrasi untuk membatasi terjadinya surat masuk yg dobel.
versi Android yg akan dilanunching akhir tahun 2018 juga menyempurnakan versi sebelumnya seperti tampilan jurnal disposisi
Pengguna aplikasi pada level staf juga dapat mempergunakan fasilitas komentar atas arahan pimpinan
Nurul Muhamad 