PENGARSIPAN DITJEN MIGAS

Terlihat di Lantai 4, Gd. Migas, Edy Sumarna petugas penerimaan surat di Ditjen Migas sejak 07.30 WIB sibuk melakukan pengecekan surat masuk. Surat2 yg berasal dari luar kantor migas akan dilakukan entri ke aplikasi surat.migas.esdm.go.id.

tampilan entri surat masuk

Sebelum dilakukan entri, surat akan dilakukan scan untuk mendapatkan file pdf, dan akan diunggah. scan dilaksanakan oleh pembantu petugas penerima surat yakni nisa dkk.

Data surat beserta file pdf merupakan hasil pengarsipan secara otomatis. surat2 telah tersimpan dalam media elektronik tersimpan di server, dan mudah dalam melakukan pencarian.

Pagi ini, Maulana sudah terlihat menghidupkan komputer untuk mengakses http://www.surat.migas.esdm.go.id Maulana di lantai 16 akan menomori surat yang telah ditandatangani oleh Dirjen Migas. Surat yg telah ditandatangani oleh Bapak Dirjen, harus ditindaklanjuti dengan pemberian nomor dan pembubuhan cap sebelum disampaikan kembali kepada unit pengkonsep.

Sedang di lantai 12, ruang sekretariat direktur pembinaan Usaha Hilir MIGAS (DMO) , Eva Khoirunisa juga memberikan nomor surat mempergunakan aplikasi yang sama.

Begitu juga, Tria di lantai 13, Gd. Migas sedang konsentrasi mengakses aplikasi surat ditjen migas pada alamat http://www.surat.migas.esdm.go.id. Tria memulai dengan melakukan klik pada tab “penomoran”. dan dijumpai kolom kolom format nota keluar yg harus diisi sesuai dengan nota dinas yg telah di tandatangani oleh Kepala Subdit Penyimpanan Migas pada Direktorat Hilir Migas (DMOS)

Data surat yg dihasilkan, Edy Sumarna di penerimaan surat masuk, Maulana sebagai petugas di Sekretariat Dirjen dan Eva Khoirunisa sekretariat Dir DMO serta Tria sebagai petugas persuratan di Subdit DMOS, akan menjadi arsip surat.

Data arsip surat masuk telah lengkap beserta file pdf, sedangkan data hasil penomoran surat akan dipergunakan sebagai tempat upload file pdf hasil scan. Sehingga pengarsipan surat dan nota dinas secara automatics terlaksana seiring pelaksanaan kegiatan penomoran yg dilakukan petugas persuratan yakni Edy Sumarna, Maulana Eva dan Tria.

Keempat petugas diatas hanya menggambarkan dan mewakili 26 unit Subdit/bagian, 6 Direktorat/set ditjen. unit unit tersebut masih terdapat keterbatasan mesin scanner dan petugas khusus scan.

Untuk menutupi keterbatasan tersebut, maka peran unit kearsipan yg berada di Lantai 4 Gd. Migas menyediakan layanan scanning dan upload ke data arsip yg telah dihasilkan oleh unit unit.

Unit unit dapat membawa surat dan nota dinas yg telah diberikan nomor ke unit kearsipan. selain itu, unit kearsipan secara aktif menghubungi sekretariat direktur/set ditjen untuk meminjamkan surat yg belum dilakukan scan dan upload. Sehingga tercipta suasana pengarsipan yg realtime.

Pengarsipan sebagaimana gambaran di atas penulis sebut secara automatics. Pengarsipan yang menjadi bagian dari kegiatan persuratan. Dokumentasi data arsip akan tergabung dg file pdf yg tersimpan kontinyu di bawah pengelolaan server oleh unit TI Ditjen migas (dibawah manajemen Bagian Rencana dan Laporan/SDML)

Dapat kita simpulan bahwa Sistem aplikasi merupakan sarana bantu pengarsipan secara langsung yang menjadi rekaman kegiatan persuratan di Ditjen Migas.

Tidak semua arsip bentuk dan jenis surat. Masih banyak bentuk dan jenis arsip yg tidak terekam melalui kegiatan persuratan.

Kemunculan aplikasi pada bidang urusan pemerintahan, menjadikan tantangan bidang kearsipan, misalnya aplikasi pembayaran, aplikasi pengadaan, aplikasi perizinan.

Maka dari itu untuk menunjang kegiatan kearsipan di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dibuat aplikasi arsip digital. aplikasi ini untuk pengarsipan yg tidak terekam pada aplikasi persuratan.

Aplikasi arsip digital juga merupakan sistem yg dipergunakan untuk pengarsipan arsip surat lama (jadul).

Fasilitas pendataan arsip pada aplikasi arsip digital dilaksanakan pada menu registrasi arsip. Data yg diinput pada aplikasi adalah nomor surat, perihal, bentuk dokumen, file upload, lokasi simpan, tahun diterbitkan arsip,

Jika Aplikasi pada http://www.surat.migas.esdm.go.id sudah online, aplikasi arsip digital hanya bisa diakses di gedung migas (intranet)