Saat menyelesaikan penyusunan daftar usul penilaian arsiparis, menjelang tengah hari, seorang pria menghampiri saya di meja kerja (ruang entri data arsip Gd. Migas Lantai 4). Pria tersebut menanyakan arsip SKPI untuk keperluan pemeriksaan oleh Auditor BPK RI.
Arsip yang ditelusuri untuk kurun waktu 2014 s. d. 2018 (empat tahun). Mendengar kalimat dari pria yang merupakan ASN Ditjen Migas angkatan 2015, maka yang saya lakukan adalah menunjukkan daftar arsip yg terdapat pada aplikasi surat.
“Daftar SKPI pasti terdapat di aplikasi surat”, pikirku, karena menurut logika tata persuratan bahwa seluruh naskah dinas yg ditandatangani oleh pejabat di Lingkungan Ditjen Migas, akan diregistrasi / diberikan nomor melalui aplikasi surat.
Saya menanyakan nama perusahaan, karena SKPI selama 4 tahun pasti sangat banyak. Pria yang bernama Tri tersebut menanggapi bahwa penomoran SKPI tidak melalui sistem persuratan, namun admin Subdit DMTO. Registrasi surat keluar atau penomoran oleh sekretaris Direktur Teknik hanya untuk surat pengantar. Sedangkan satu surat pengantar bisa untuk puluhan SKPI.
Meskipun demikian, file SKPI telah diberkaskan oleh admin DMTO dan sudah dipindahkan ke unit arsip migas.
Sebelum mencari berkas termaksud, selaku arsiparis mengajak diskusi staf pelaksana di DMTO bahwa, supporting arsip untuk unit kerja dapat dimulai dari registrasi atau penomoran ketika surat telah di tandatangani pejabat.
Surat Kelayakan Peralatan Instalasi atau yang disingkat dengan SKPI ditandatangani oleh Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Maka menurut aturan persuratan bahwa penomoran dilakukan oleh sekretaris Direktur bukan oleh admin subdit DMTO.
Tanggapan dari Saudara Tri bahwa sejak adanya SIMDAPEL (2014/2015)atau aplikasi pengurusan surat kelaikan peralatan migas, penomoran SKPI melalui aplikasi termaksud. namun setelah aplikasi tsb tidak dipergunakan, penomoran SKPI melalui Google drive yg dikoordinasikan antar admin di subdit pada Direktorat teknik dan lingkungan migas.
Selaku pengelola tata usaha Ditjen migas dg jabatan arsiparis, saya pun bisa menerima, ketika tahun 2014 sampai dengan 2015 terjadi booming pembuatan aplikasi pada seluruh urusan.
Bahkan, ketika sempat diundang oleh pak wijayanto selaku kasubdit standardisasi dalam pembahasan alur surat untuk perizinan NPT di tahun 2016, saya sampaikan bahwa jika di Peraturan Menteri ESDM terkait NPT sudah mencantumkan aplikasi NPT sebagai bagian dari proses penerbitan sertifikat, maka alur persuratan bisa dikeluarkan dari ketatausahaan ditjen migas.
Lebih jauh dari itu, ketika bu Soerjaningsih masih mengawal aplikasi pelayanan investasi migas secara terpadu pada tahun 2013/2014 pun, saya diminta pendapat jika SOP persuratan khusus perizinan.
Dengan mempersyarat peraturan menteri esdm yg secara langsung mengatur penerbitan perizinan, maka pendapat saya juga masih sama yakni alur persuratan perizinan dapat di keluarkan dari ketatausahaan ditjen migas.
Pada perkembangannya, peraturan menteri ESDM terkait perizinan dan penataan aplikasi sebagai bagian dari penyederhanaan proses investasi tak juga mencantumkan alur persuratan.
Dengan demikian aturan persuratan yg sudah ada yakni permen esdm nomor 42 tentang petunjuk tata naskah dinas di lingkungan KESDM tahun 2015 juncto permen esdm nomor 56 tahun 2006 tentang Persuratan Dinas dan kearsipan, seyogyanya masih menjadi rujukan terhadap alur persuratan baik surat perizinan, rekomendasi, sertifikat dan lain sebagainya.
Termasuk juga pada penomoran SKPI yg dilaksanakan sejak taun 2014 sampai dengan saat ini. saat ini SKPI diberikan nomor oleh admin pada subdit, padahal penandatanganan oleh Direktur.
Penomoran atau registrasi naskah dinas baik berupa sertifikat atau yg lainnya menjadi tanggungjawab oleh unit ketatausahaan pada kantor (dalam hal ini Sub Bagian Tata Usaha) # Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009.
Rentang organisasi dan jumlah beban kerja yg tinggi dan untuk mempercepat pemberian layanan ketatausahaan, maka Sub Bagian Tata Usaha menyediakan Aplikasi yg diberikan nama Sistem informasi persuratan dinas. Aplikasi tersebut sudah secara online pada alamat http://www.surat.migas.esdm.go.id
Dengan aplikasi termaksud, penomoran dilaksanakan oleh sekretaris pimpinan, sesuai dengan tanda tangan naskah dinas. Naskah dinas yg ditandatangani oleh Direktur Teknik akan di registrasi oleh Sekretaris Direktur Teknik dan seterusnya.
Data naskah berupa SKPI yg dihasilkan dari proses penomoran oleh sekretaris Direktur termaksud menjadi arsip yg tersimpan di server ditjen migas. Arsip akan secara berkesinambungan terjaga karena dikelola oleh unit TI Ditjen Migas.
Data arsip pada server termaksud akan dilengkapi di unggah dengan file pdf oleh unit kearsipan Ditjen Migas.
Setelah berdiskusi panjang lebar, maka pencarian arsip SKPI dibantu oleh petugas arsip dan hasilnya ketemu.
Nurul Muhamad 