Uji Arsip Migas

Setelah dua minggu tugas luar kantor, saya kembali kepada realitas aktivitas arsiparis. Endapan rekaman kegiatan di Ditjen Migas bertahun tahun menumpuk arsip. Ruang arsip masih menanggung tumpukan berkas dampak kegiatan renovasi gedung.

Mau tidak mau, dokumen yang ditinggalkan pemiliknya, harus berpindah dengan paksa ke ruang arsip. Tiap meter lari bertumpuk kardus dan kontainer. Inilah bahan kerja saya untuk melaksanakan peran sebagai arsiparis.

Penulis telah menggambarkan keadaan arsip akibat renovasi gedung pada tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Pada tulisan kali ini, penulis menggambarkan aktivitas kearsipan Ditjen Migas. Kearsipan Ditjen Migas diawali dari kegiatan uji arsip. Tujuan Uji arsip untuk mendapatkan nilai reabilitas dan nilai autentik. Uji arsip dilakukan dengan observasi terkait kriteria arsip. arsip adalah dokumen yang telah memenuhi kriteria struktur, kontek, dan konten.

Struktur arsip terdefinisi dari bentuk naskah antara lain laporan, berkas, nota dinas, surat, undangan, kumpulan surat, cetakan, bahan referensi, buku, jurnal, memo berita acara, notulen, dokumen pembayaran dokumen lelang, dan lain sebagainya.

Struktur arsip harus lengkap seperti adanya form penyelesaian surat masuk, kelengkapan berkas, naskah yg telah di tandatangani, susunan rapi, tidak berantakan, cap basah, tanda tangan basah, serta tanda lain yang menunjukkan kegiatan terekam dengan baik.

Susunan naskah yg unik dari organisasi pencipta perlu menjadi parameter dalam kriteria struktur arsip. Susunan naskah seperti kop surat, kepala naskah, batang tubuh, penutup serta kaki naskah sebagai entitas rekaman kegiatan yang menjadi identitas tiap arsip.

Konten atau isi arsip menunjukkan pelaksanaan fungsi organisasi Ditjen Migas. Konten arsip adalah informasi yang terekam, termuat, dan tersurat pada rekaman kegiatan atau arsip.

Kontek arsip terkait hubungan aktivitas administrasi pada tiap unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Aktivitas administrasi yang bersifat internal, eksternal, koordinatif, fasilitatif, substantif dan dukungan manajemen ditjen migas, dukungan kepada menteri ESDM, serta pelimpahan dan penugasan kepada badan usaha milik negara atau kepada badan khusus yg menjalankan kegiatan migas.

Kata kunci untuk mendapatkan kontek arsip adalah kewenangan dalam komoditas monopoli negara atas minyak dan gas bumi. Pembagian peran lembaga negara, badan usaha, serta badan khusus yg disebut dalam undang undang Migas yakni SKK Migas dan BPH migas.

Dalam hal pelaksanaan kegiatan yang bersifat pendukung atau dukungan manajemen internal sampai dukungan kepada Menteri dan Wakil Menteri ESDM atau fasilitatif tercermin pada fungsi Kepegawaian, keuangan, perencanaan, hukum, audit, BMN, rumah tangga, protokoler, Kesekretariatan, kehumasan, pengadaan, umum, tata usaha, teknologi informasi, pelaporan, penyiapan bahan, evaluasi, organisasi, dan lain sebagainya.

Dalam hal pelaksanaan kegiatan substansi, tercermin pada aktivitas industri Hulu Migas, industri Hilir Migas, industri penunjang migas, keselamatan migas dan infrastruktur migas.

Pada industri hulu terbagi dari cadangan migas, penyiapan wilayah kerja migas, penilaian usaha eksplorasi dan Eksploitasi, pengembangan wilayah kerja, kontrak kerjasama migas, pengawasan eksplorasi dan Eksploitasi.

Pada industri Hilir terbagi pada kegiatan pengolahan, penyimpan, pengangkutan, pemasaran atau niaga, penentuan harga dan subsidi migas. Hampir sebagian besar aktivitas administrasi di laksanakan dalam bentuk perizinan/rekomendasi/penandasahan sebagai kegiatan bagian dari pengawasan pemerintah atas industri Hilir Migas.

Meski secara substansi memiliki kewenangan dalam pengelolaan migas, namun terkait dengan perhitungan dan pembagian devisa migas, Ditjen Migas terhubung secara koordinatif dengan kementerian keuangan dan pemerintah daerah serta kementerian teknis terkait.

Begitu panjang penulis mendeskripsikan kontek arsip. Jangkar pengetahuan kemigasan tersebut menjadi bekal mendapatkan reabilitas dan authentic rekaman kegiatan. Sehingga arsiparis diharapkan mampu melaksanakan uji arsip.

Berikut beberapa hasil uji arsip.
🌟 Kopian cetakan berjudul juknis tata persuratan dinas sesuai SK dirjen taun 2007 ber jumlah 30 buku
– Hasil Uji arsip : berkatogeri non arsip
– Struktur : cetakan
– Konten: . substansi isi buku sudah tidak berlaku
– Kontek : unit Tata Usaha
– tindak lanjut : disingkirkan dari ruang arsip

🌟 Kardus bertuliskan arsip inaktif SDM. arsip yg berasal dari ruangan sekretaris Ditjen Migas Lantai 16.

1. Hasil Uji Arsip: Sebagian arsip dan sebagian non arsip
2. Struktur : Surat, Nota Dinas, Berkas, Bahan Rapat Notulen
3. Konten: Fungsi fasilitatif
4. kontek: dukungan menajamen internal, dukungan menteri dan wakil menteri, hubungan DPR,
5. Tindak lanjut: mengembalikan kepada unit kerja sesuai dukungan manajemen yakni hukum/SDMH, rencana dan laporan (SDML), umum (SDMU) dan keuangan (SDMK).

🌟 Kardus bertuliskan DMEE

1. Struktur: berkas (dari permohonan persetujuan PI 10% pembukaan data sampai dengan proses serta persetujuan ttd dirjen)
2. Kontek: industri hulu migas, Fungsi Subdit Pengawasan Eksplorasi, SKK Migas BU/But Migas
3. konten: pembukaan data, Pengalihan Interest 10%, IPA,dst
4. tindak lanjut : arsip yg bersifat fasilitatif disingkirkan dan arsip sesuai fungsi unit Subdit Pengawasan Eksplorasi di berkas kan untuk dilakukan deskrepsi (input dalam aplikasi arsip digital)