Salah satu aktivitas kearsipan di unit kearsipan Ditjen Migas adalah melakukan penataan arsip. Jika dianalogikan banyak baju baju yg ada di Almari. Almari dari setiap unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.
Tidak semua baju, dipakai oleh pemiliknya. Namun rasa sayang untuk membuang atau menyumbangkan baju kepada yang membutuhkan.
Arsip bukan seperti baju. Namun penataan arsip bisa dianalogikan menata baju baju di dalam Almari. Agar Almari muat lebih banyak baju, maka perlu dilipat dengan baik. Namun jika lipatan baju merusak tampilan ketika akan dipakai, maka dipergunakan hanger untuk di gantung.
Yang terjadi Almari sudah terasa sempit karena terlalu banyak baju yg di gantung. Apakah semua baju harus disimpan, bagaimana menentukan baju yg tidak perlu di gantung (hanger)
Baju yg tidak digantung akan di lipat saja, dimaksudkan agar dapat masuk ke dalam almari. perlu penempatan baju yang telah dilipat agar mudah dalam menemukan, mudah dalam mengambil ketika dibutuhkan.
Begitu juga arsip, ditempatkan di almari, namun mudah untuk diketemukan. Sarana seperti Odner diyakini oleh orang umum menjadi lipatan yg mudah untuk diketemukan. Pemberian judul pada punggung odner dimaksudkan untuk memberi panduan penyimpanan arsip.
Fakta di lapangan memberikan gambaran bahwa penggunaan odner memerlukan space yang lebih banyak. Almari terlihat penuh dengan odner padahal masih banyak arsip yang harus disimpan.
Odner telah dibatasi judul judul tertentu, jika judul terlalu luas, odner tidak sanggup untuk memuat seluruh arsip. Jika judul lebih spesifik, odner tidak maksimal menyimpan arsip.
berikut gambaran penataan di unit kearsipan Ditjen migas
🌟 Penataan Dokumen Lelang
1. Petugas: Kasmari dan Juli
2. Aktivitas : input data / deskrepsi arsip
3. Seri arsip : Dokumen Lelang
4. Kurun waktu : tahun 2015 s. d. 2017
5. Konten/ isi: Persyaratan administrasi dan teknis tender/mengikuti seleksi penyedia barang dan jasa
6. Kontek/ keterkaitan: Kelompok Kerja/Pokja di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
7. struktur : format dalam LPSE sejak 2014, Dokumen pembuktian berupa keabsahan perusahaan, laporan pajak, tenaga ahli, Dst
8. Tindak lanjut:
– Simpan untuk dokumen a. n. perusahaan pemenang sampai dengan kurun waktu 2015
🌟 Pemindaian atau scan Surat
1. Petugas: Mita, Dinda dan Alif
2. Aktivitas : Scan, Berikan nama file sesuai nomor, upload ke aplikasi persuratan
3. Seri Arsip : Persuratan
4 Kurun Waktu: Tahun 2008 s. d. 2018
5. Konten/isi: pelaksanaan kegiatan substansi ditjen migas
6. Kontek /keterkaitan : Sekretariat Pimpinan
7. Struktur : Seluruh Naskah yg bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas
8. tindak lanjut:
– penggunaan Adobe profesional menciptakan pdf image yg berkapasitas rendah (kualitas menengah)
– Belum dilakukan penandatangan berita acara alih media oleh penandatangan naskah dinas
🌟 penataan Laporan DIPA
1. Petugas: Catur
2. Aktivitas : Manuver Berkas. mendeskrepsi di aplikasi arsip digital, pemberian nomor folder dan nomor boks
3. Seri Arsip
– Manuver berkas dan penomoran
– pengurusan dan penempatan boks
– Editing data arsip pada aplikasi arsip digital
3. Seri Arsip : Aset atau BMN tak berwujud
4. Kurun Waktu : Tahun 1992 s.d. 2016
5. Konten/isi: Hasil kajian yang menjadi aset tak berwujud, sebagai rujukan kebijakan organisasi dan referensi penelitian
6. Kontek/keterkaitan: Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kuasa Pengguna Barang (KPB)
7. Struktur: Buku, Cetakan, CD, DVD terdiri laporan pendahuluan, pertengahan, akhir serta eksekutif summary
8. Tindak Lanjut:
– Penataaan berdasarkan tahun, Data sesuai penyedia dan nama kegiatan
– nomor boks 1 – 245 di Gd. Pusat Arsip KESDM
– nomor boks 246 – 400 di ruang sewa
🌟 Editing Data arsip pembayaran hasil menuver berkas
1. Petugas :Avis
2. Aktivitas: mengoperasikan aplikasi arsip digital
3. Seri arsip: keuangan sub seri dokumen pembayaran kategori non lelang
4. Kurun Waktu: tahun 2015
5. konten/isi: Perjalanan dinas, belanja atk, rapat, honor, akun 52 baik sistem GU maupun LS
6. kontek : Bagian keuangan, Pejabat penandatangan SPM, bendahara pengeluaran dan PPK
7. Struktur : Perintah membayar, lampiran kuitansi, administrasi pembayaran, bukti pekerjaan, invoice, dll
8. tindak lanjut :
– Fisik arsip dipindah ke Ruang arsip luar Gd. Migas
– diberkaskan sesuai dengan mata anggaran pada tiap unit kerja
– urutan boks dan folder melanjutkan pada kelompok arsip pembayaran non lelang
🌟 Penataan arsip persuratan
1. petugas : Mita, Dinda, Avis
2. Aktivitas: Memindahkan arsip dari odner ke map mengikat, mendeskrepsi, input data, pemberian nomor folder dan boks
3. seri arsip : Persuratan
4. Kurun waktu: 2012 s. d. 2017
5. Konten : pelaksanaan kegiatan usaha hulu migas dan Sekretariat Ditjen Migas
6. Kontek : Ketatausahaan atau Sub Bagian atata Usaha yg mempunyai tupoksi pengelolaan persuratan dinas, Sekretariat pimpinan eselon 1 dan 2
7. Struktur: Nota Dinas Keluar, Surat Keluar mengikat kumpulan nota dinas dan surat SDM.
8. tindak lanjut:
– Mengkategori surat masuk dan surat keluar
– urutan boks surat masuk berbeda dengan urutan
Nurul Muhamad 