Kaderisasi Jadi Solusi untuk Ketimpangan kearsipan

Satu kalimat Jawa, “Ilmu iku entuke kanthi laku” menjadi pijakan tulisan ini. Tulisan yang membahas Ketimpangan kearsipan instansi pemerintah yang masih terjadi selama hampir 17 tahun (2002 s.d.2019)

Berawal dari penulis mulai memganyam aktivitas mengenal kearsipan via bangku kuliah.
Singkat cerita, dua tahun setelah resmi menyandang sarjana muda kearsipan tepatnya di tahun 2007, penulis bergabung dengan tim penataan arsip pada Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Saat bergabung pada tim tersebut, penulis mendapat gambaran ketimpangan atau permasalahan kearsipan. Suatu gambaran yang bertolak belakang dengan yang di temui di bangku kuliah. Fakta di lapangan, kearsipan masih jauh panggang dari api.

Keadaan tersebut sontak memunculkan semangat untuk mengembangkan potensi diri. Mencari suatu jawaban dan menjadi solusi dari ketimpangan kondisi kearsipan di institusi pemerintahan.

Penulis beranggapan, memerlukan puluhan taun untuk membenahi ketimpangan kearsipan dengan mengejawantahkan secara ideal sebagaimana diskusi model kearsipan secara ilmiah (kampus) .

Berikut beberapa fakta yang dialami penulis untuk menggambarkan ketimpangan kearsipan antara lain :
1. Tahun 2004, saat memimpin Himadika (Himpunan Mahasiswa Kearsipan UGM) Penulis menginisiasi Penyelenggaraan seminar nasional berjudul “Tantangan Profesi Kearsipan pada era Teknologi Informasi”. empat tahun setelah seminar, melihat fakta lapangan, ternyata kearsipan belum berada pada kondisi Era Teknologi Informasi atau masih berada pada kondisi arsip konvensional.

2. Meski Lulusan diploma kearsipan telah banyak dicetak oleh Kampus namun penulis menemukan bahwa sejak 2007 s.d 2018 ketersediaan petugas arsip di Instansi Pusat sebagian besar tidak berbiground pendidikan kearsipan

3. Meskipun beberapa instansi pusat telah melakukan perekrutan atau pengadaan arsiparis, namun ketersediaan petugas arsip tidak sebanding dengan jumlah arsip dan rentang organisasi. Hal tersebut ditunjukkan pada beberapa contoh yakni.
🌟 Pada tahun 2007, Penulis menjadi salah satu anggota tim penmbenahan arsip di Kementerian Luar Negeri. Kurang lebih 3000 meter lari dan ratusan ton bahan non arsip menjadi hasil kerja pembenahan arsip. Tim tersebut terdiri dari puluhan orang anggota bersifat panggilan (status proyek dg pelaksana Pusjakar ANRI) dan puluhan arsiparis kemlu yg sudah mulai direkrut pada tahun bersamaan).
🌟 catatan krisis pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2015/04/krisis-arsiparis-di-kementerian-esdm.html?m=1

4. Meskipun Formasi arsiparis telah diisi oleh lulusan kearsipan namun pegawai difungsikan bukan untuk melaksanakan fungsi kearsipan, melainkan difungsikan untuk mensuport unit kerja . Penulis mengenal beberapa teman yang cakap dan menguasai fondasi pemahaman kearsipan, sehingga layak untuk menjadi solusi ketimpangan kearsipan. Namun karena dinamika manajemen kepegawaian, dan tuntutan unit kerja menjalankan aktifitas kearsipan. contohnya:
🌟 Suprayitno, di Kementenakertrans. Bertandang ke gubuk penulis di Depok tahun 2014, obrolan hangat menerjemahkan penafsiran masing2 terkait kearsipan di pemerintahan sampai ke nasional. Namun pilian untuk tidak menjadi arsiparis sementara waktu (lebih dari 5 tahun) , sampai meluluskan S2 di UI mengusik diri penulis, dg kalimat “tolong jangan menjadi penghianat formasi arsiparis yang telah dipilih.
Meski demikian penulis dapat memahami keadaan yakni tuntutan unit kerja dan pengembangan karir untuk penyetaraan ijazah S1 dan mendapatkan gelar S2.
🌟 Sdr. Timbul Wisnu Adi, di Kemenpora. Tuntutan unit kerja bidang kepegawaian, dan arahan pimpinan menjadikan teman yang cakap di penataan arsip (mantan tim penataan arsip Kementerian luar negeri) , tidak juga melaksanakan aktivitas kearsipan melainkan urusan kepegawaian.

Selain ketimpangan tersebut, penulis menemukan asumsi dan pemahaman petugas arsip dalam mendudukan kearsipan. Selama 17 tahun mengenal bidang kearsipan, penulis masih sering menemukan pendapat bahwa “Masih rendahnya Apresiasi ASN/PNS terhadap arsip”.

Fakta di ruang arsip justru menunjukkan bahan non arsip lebih banyak ketimbang arsip. Penulis menyimpulkan bahwa apresiasi terhadap arsip membabi buta (sudah tidak lagi rendah). Banyak ASN/PNS yang terlalu berlebihan dalam menduduki arsip itu penting sehingga semua mau di arsip kan.

Dari beberapa gambaran ketimpangan kearsipan, penulis merumuskan beberapa masalah dan jawaban awal yaitu
– Apakah jika arsiparis memiliki latar pendidikan kearsipan sudah menjadi solusi ketimpangan kearsipan?
jawabannya : belum tentu, krn formasi calon arsiparis tidak dilakukan pembinaan sesuai dengan jabatannya
– Apakah jumlah arsiparis banyak menjadi solusi?
jawabannya : belum tentu karena arsiparis dihasilkan dari pendidikan Singkat (diklat), minimal perlu 3 tahun untuk mendalami kearsipan (takaran kuliah d3 kearsipan)
– Apakah jika semua arsiparis telah memiliki latar belakang pendidikan kearsipan, menjadi solusi ketimpangan?
jawabannya : tergantung pada kecakapan dan pengalaman serta pemahaman masing2 arsiparis serta tuntutan unit kerja.
– Apakah topik bahasan mahasiawa kearsipan di Kampus telah menyesuaikan keadaan kearsipan di instansi
jawabannya : terlalu jauh melangkah, (pengalaman seminar nasional 2004)
– apakah peningkatan apresiasi masyarakat terhadap arsip masih relevan
jawabannya : sudah tidak relevan, karena nilai autentik dan keunikan arsip masih perlu dilakukan pengujian baik secara konten, kontek, dan strukturnya (tingkat kualitas arsip perlu dipertanyakan)

Berdasarkan hal tersebut di atas yang menunjukkan ketimpangan, Penulis merumuskan judul tulisan ini yakni “Kaderisasi Petugas Arsip dalam menembus ketimpangan kearsipan”

Untuk memperingkas maka penulis mencoba membagi permasalahan menjadi Sub masalah yakni
– Bagaimana untuk memenuhi formasi cpns arsiparis jalur umum dg syarat ijazah diploma tiga kearsipan
– Bagaimana menjembatani agar instansi pemerintah menjadi laboratorium kearsipan sehingga diskusi kearsipan di kampus tidak terlalu jauh.

Pembahasan

Sejak tahun 2008, mulai banyak penerimaan cpns formasi arsiparis jalur umum, dimana syarat berijazah d3 kearsipan atau yang serumpun.

Fakta di beberapa instansi, formasi tersebut harus kosong karena tidak ada pendaftar atau pendaftar yang tidak lolos. Sebagaimana penulis alami sejak 2008 maka beberapa faktor penyebab adalah:

1. Masih ada anggapan bahwa untuk menjadi PNS memerlukan uang kolusi, masih menyandera pemahaman alumni d3 kearsipan. untuk itu perlu keadaan pertukaran pengalaman diantara alumni d3 kearsipan.

2. Kendala yg juga menjadi pengalaman kegagalan penulis dalam kompetisi cpns adalah ketidaktahuan lingkungan Jakarta. Seleksi yang banyak diselenggarakan di Jakarta menuntut calon peserta untuk mengetahui alamat serta akses kendaraan.

3. Keberadaan keluarga yang bertempat tinggal di Jakarta tidak dipungkiri menjadi faktor kelulusan cpns. Bagaimana untuk calon peserta seleksi cpns yang sama sekali tidak memiliki keluarga yang tinggal di jakarta??

Dari beberapa penyebab tersebut diperlukan jembatan agar formasi calon arsiparis pada instansi dapat terisi oleh lulusan diploma tiga kearsipan maka penulis melakukan:
1. Inisiasi pergelaran untuk dapat berkumpul atau kopi darat atau reuni dari dampak jejaring sosial Facebook.
Sebanyak empat kali, bertempat di Jakarta selatan menggelar adanya buka bersama atau syawalan atau kopi darat grup Facebook lintas angkatan, sebagai ajang bertukar informasi serta saling menginspirasi “bahwa kelulusan cpns sama sekali tidak melakukan kolusi”

Yakni tahun 2010, 2011, 2012 serta 2013 gelaran kopi darat yang dapat dihadiri lebih dari 20an orang alumni menjadi pemantik ketertarikan kembali pada dunia kearsipan setelah bertahun tahun lulus.

Salah satu yg menjadi catatan manis adalah senior penulis yakni mas arjuna (angkatan 95), yg banting setir bertahun tahun pada pekerjaan bidang selain kearsipan, akhirnya sekarang kita dengar menjadi punggawa kearsipan di BNN.

2. Memfasilitasi Mahasiswa D3 Kearsipan untuk PKL di Jakarta sebagai sarana mengenal Jakarta karena tidak adanya keluarga di Jakarta.

Dampak Facebook yang luar biasa mengkondisikan penulis untuk dapat bertandang ke kampus Gadjah Mada Yogyakarta untuk menemui mahasiswa semester akhir.

Pada Tahun 2010 beberapa mahasiswa bernama antara lain Agung, Dunong, Toni, suci, melati, husni amalia dapat PKL di Pusat Arsip KESDM.

Pada tahun 2011 yakni wening, vreni dkk dan tahun 2012 bernama lilik, fresty, nana, pun mengikuti untuk PKL di Kementerian ESDM

Pada tahun 2018, melalui salah satu dosen, bu Faiz, maka penulis menawarkan untuk dapat memfasilitasi mahasiswa PKL di Ditjen Migas. Risa, sanela, Siti arofah, stela,. Menyusul di tahun ini, 2019 adalah Dela dan tsasa

Hasil nya beberapa mahasiswa yang pernah PKL untuk mengenal jakarta, saat ini telah menjadi arsiparis instansi pemerintah yakni:
– Agung Prasetya Adi di Komisi Pemilihan Umum
– Husni Amalia, Tony, Dunong, Lilik, Nana di Setjen KESDM
– Dian di Kementerian Kehutanan
– Wening di Badan Kepegawaian Negara
– Risa Kartiana di BPOM
– dan beberapa lagi

3. Penulis menjadi fasilitator lulusan Diploma tiga kearsipan dengan bersama sama menjadi pekerja lepas atau kontrak di bidang penataan arsip.

Beberapa nama yang terkenang pernah kerja bareng seperti sani yang kemudian lolos cpns di BKN, Arif di kemenpora, Sulifan di kemenhub, Bira di BKPM, Reni di Kemenristek Dikti.

Pembahasan pada sub masalah kedua terkait dengan agar instansi pemerintah menjadi laboratorium kearsipan sehingga diskusi kearsipan di kampus tidak terlalu jauh, maka penulis melakukan:
1. Pendampingan, mengendorse dan mendorong pengurus HIMADIKA dalam penyelenggaraan seminar nasional kearsipan.
Kegiatan tersebut terselenggara di Kampus UGM antara lain :
🌟 Pada tahun 2010 dengan tema Paperless Office, Sebuah Tantangan atau tuntutan dunia kearsipan dg Panitia, Adit, Wening, anisa. dkk
🌟 Pada Tahun 2011 bertema “Manajemen Kearsipan terintegrasi dengan Perkembangan Teknologi Informasi dengan panitia, Laras Wijayanti, Dinda, dkk
🌟 Pada tahun 2012 bertemakan Paradigma Pengelolaan Informasi dan rekaman kegiatan di era keterbukaan publik dengan panitia Emi Jawarti, Yogi dkk.

Dari tema seminar yang ditetapkan oleh mahasiswa, dapat menggambarkan bahwa pengaruh teknologi informasi masih menjadi bahasan diskusi. Hanya seminar di tahun 2012 yang dapat menggambarkan kondisi instansi pemerintahan.

Kearsipan pada instansi pemerintahan sebagian besar berbentuk konvensional. Ide ide besar sebagaimana tema seminar teknologi informasi belum dapat diterjemahkan pada kearsipan instansi pemerintahan.

2. Menginisiasi ide “instansi pemerintah pusat sebagai laboratorium mahasiswa kearsipan selama PKL sebagaimana tautan http://dbsmb.sv.ugm.ac.id/rilis-berita/ditjen-migas-kementerian-esdm-jajaki-kerjasama-akademik-dengan-prodi-kearsipan-dbsmb-ugm.html