Binasakah Kemandirian dan Independensi Arsiparis????

Penulis menganalisis sistem penilaian berbasis SKP pada bulan April 2017 yang dimuat pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/04/independensi-dan-kemandirian-arsiparis.html?m=1

Respon Kapus SDM dan Akreditasi ANRI (Regulator) saat itu, tulisan tersebut kurang mendalam dalam melakukan analisa.

Kasimpulan dari tulisan tersebut memang penulis masih mendukung penilaian berbasis SKP dengan mengacuhkan Unit Kearsipan sebagai unit yang menetapkan penilaian kinerja arsiparis dengan mengembalikan ke unit pembina kepegawaian.

Penulis mendasarkan analisis pada Potensi konflik interes dan hilangnya nuansa profesionalitas. Jika Unit Kearsipan sebagai rumah arsiparis berhak menetapkan nilai arsiparis nya maka sama halnya, orang tua menetapkan nilai anaknya sendiri, pasti subyektivitas bapak atau ibu akan menilai bagus karena obyek yang dinilai adalah putra dan putrinya.

Meski Sistem penilaian berbasis SKP telah 2 tahun digaungkan, sejak awal 2017, namun demikian KESDM baru akan menerapkan sistem penilaian termaksud pada awal tahun 2019.

Saat sosialisasi penilaian SKP di Gd. Pusat Arsip KESDM pada pertengahan tahun 2018, penulis mendapatkan respon dari narasumber yaitu Ibu Kapus SDM dan Akreditasi (sebelum rotasi dijabat Bapak Kapus) yang menyampaikan bahwa sistem penilaian masih banyak kelemahan.

Respon ibu kapus termaksud merupakan komentar atas pertanyaan penulis saat itu terkait perubahan pejabat penilai yang awalnya dilaksanakan suatu tim yang dibentuk unit kepegawaian. Sistem penilaian arsiparis saat ini, peran pejabat penilai adalah pejabat atasan langsung.

Penulis memperinci pertanyaan terkait pejabat penilai yakni:
– Apakah ternilai sisi profesional jika Atasan Langsung menjadi pejabat penilai arsiparis sebagaimana melakukan penilaian Daftar Penilaian Perilaku Pegawai (DP3)????
– apakah atasan langsung dalam penilaian kerja dapat mengukur prestasi kinerja tanpa mengikuti diklat penilai arsiparis??
– Apakah syarat syarat pejabat penilai yang memiliki jenjang kepangkatan jabatan arsiparis setingkat di atas dapat terpenuhi??
– apakah pejabat penilai memiliki pengalaman di bidang kearsipan selama minimal 2 tahun (jika ukuran arsiparis impasing)

Penulis mengakui terkait kurang pendalaman analisa terkait penilaian SKP sebagaimana tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/04/independensi-dan-kemandirian-arsiparis.html?m=1%20ok

Maka penulis pun mencoba membuat analisa kembali terkait sistem penilaian SKP yang mendasarkan pada butir rincian Kegiatan arsiparis.

Terkait rincian butir kegiatan yang akan dicantumkan pada SKP, penulis menemukan kendala yakni rincian butir kerja jabatan Penyelia. Pada saat ini, penulis menduduki jabatan arsiparis Penyelia. dari rincian tugas maka penulis hanya dapat mencantumkan
– melaksanakan penataan dan penyimpanan
– melaksanakan bintek kearsipan yang KESDM sebagai kegiatan pokok atau unsur utama.

Hasil kerja pengembangan kompetensi arsiparis yakni karya tulis hanya masuk unsur tambahan.

Karya tulis dari seorang arsiparis tergolong sebagai kegiatan penunjang atau tambahan

Penulis merasa tidak mempunyai pilihan untuk dapat menilaikan butir kegiatan yang bersifat terobosan atau kreativitas pada unsur kegiatan utama. Selain dibatasi dengan rincian butir kegiatan, juga disebabkantugas pokok fungsi atasan langsung yang hanya melaksanakan urusan Tata Usaha.

Padahal Di Era Reformasi Birokrasi Jilid kedua (2015 – 2019), penulis yang juga menjabat sebagai Arsiparis berpendapat bahwa kehadiran Arsiparis di instansi pemerintah diharapkan dapat menjadi salah satu pengungkit perubahan.

Dari delapan area perubahan pada RB, maka arsiparis dapat berperan di area pengawasan, akuntabilitas, Tata laksana sampai dengan perubahan SDM Aparatur dalam melaksanakan dan menemukan terobosan aktivitas.

Penulis yang keseharian menjalani aktivitas kearsipan di bawah unit tata usaha ditjen migas telah melaksanakan terobosan atau kreativitas dengan memberikan layanan internal kepada unit dalam menyediakan dokumen sebagai bahan pemeriksaan atau audit. Aktivitas kearsipan berupa penataan arsip keuangan yang berada di unit perbendaharaan secara tidak langsung memberikan layanan perkantoran untuk mendukung terjadinya perubahan pada area pengawasan.

Pada area perubahan Tata laksana, penulis sebagai Arsiparis turut dalam mendorong terbangunnya kebiasaan e office di Lingkungan Ditjen Migas. Bahkan mulai dari pembangunan aplikasi persuratan, penulis secara langsung melaksanakan arahan pimpinan untuk mengkondisikan para programer komputer. Hingga saat ini, aplikasi persuratan tersebut yang telah dipergunakan Di ditjen Migas sejak 2017 di Adobe ke tiga satker lain yakni Sekretariat Jenderal, BPSDM dan Badan Geologi.

Perubahan Tata laksana yang dapat ditunjukkan dengan adanya aplikasi sistem persuratan saat ini dapat ditunjukkan antara lain:
1. Pimpinan Ditjen Migas dapat membaca surat, mendisposisikan di luar kantor bahkan saat berada di luar negeri.
2. Staf di Ditjen Migas dapat menerima disposisi dari pimpinan beserta surat berbentuk soft file pada aplikasi saat berada di luar kantor bahkan sampai di luar jam kantor.
3. Aplikasi surat telah berbasis Android yang dapat dipergunakan oleh pimpinan dan staf di ditjen migas sehingga menjadi pemantik percepatan penyelesaian pekerjaan perkantoran.

Disaat perspektif peran arsiparis yang begitu luas, dimana dapat berperan dalam menciptakan terobosan pada area birokrasi, saat ini dihadapkan pada sistem penilaian kinerja arsiparis berbasis Sistem Kinerja Pegawai (SKP)

Sistem Kinerja Pegawai atau SKP sangat dipengaruhi oleh tugas pokok dan fungsi unit kerja. Pimpinan Unit kerja atau atasan langsung dari seorang arsiparis menjadi kriteria pengukuran kinerja seorang arsiparis.

Selain Rincian kegiatan arsiparis mengikat sesuai jenjang jabatan, yang memgekang dan membatasi bentuk kreativitas, sistem penilaian arsiparis berbasis SKP harus menyesuaikan tugas pokok dan fungsi dari unit kerja.

Sebagai contoh, arsiparis berada di bawah unit tata usaha ditjen migas yang memiliki tugas pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan, maka kreativitas peran dalam menciptakan aplikasi persuratan tidak dapat dinilaikan karena menjadi tugas dari unit TI di ditjen migas.

Pun di area pengawasan, dimana tugas pelayanan pengawasan (pemeriksaan oleh Auditor) berada di unit akuntansi bukan di unit tata usaha, maka pelayanan penyiapan dokumen pemeriksaan yang secara tidak langsung dilaksanakan oleh arsiparis akan menjadi kinerja dari unit akuntansi termaksud.

Penulis berpendapat bahwa penerapan penilaian kinerja arsiparis yang berbasis SKP belum sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya

Jika sistem penilaian arsiparis berbasis SKP tetap dipergunakan maka diperlukan penafsiran ulang salah satu pasal pada Peraturan Pemerintah tersebut yang menyebut kedudukan arsiparis yg mandiri dan independent.

Jika Keberadaan aistem penilaian kinerja arsiparis berbasis SKP diharapkan dapat menunjang keberhasilan capaian kinerja dari unit dan kemudian dapat di cascading ke kinerja instansi. Maka menurut logika penulis hal tersebut sangat bertentangan dengan nilai profesionalitas. Seorang tenaga profesional bukan bertanggungjawab kepada unit kerja namun kepada profesionalitas dan kode Etik dari profesi masing masing.

Sebagai gambaran nyata, penulis akan menyampaikan aktivitas kearsipan sebagai dampak perubahan kebijakan instansi yakni perubahan gedung kantor.

Kebijakan instansi yang harus dilaksanakan sebagai bentuk ketetapan kinerja unit yakni pemberian dukungan manajemen internal Ditjen Migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kita ketahui bersama bahwa sejak UU kearsipan tahun 1971 bahwa pemahaman Perubahan Gedung Kantor mempengaruhi Kondisi Kearsipan. Gedung kantor diakui sebagai tempat siklus hidup arsip mulai penciptaan, penggunaan, perawatan, serta penyusutan.

Terdapat dua perubahan gedung kantor yakni perpindahan gedung dan kegiatan renovasi. Penulis merumuskan kondisi kearsipan sebagai suatu keadaan yang tergambar dari hilangnya khazanah koleksi kearsipan dan menumpuknya beban kerja kearsipan.

Perubahan Gedung kantor yang dialami oleh Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi adalah perpindahan gedung sebanyak tiga kali yakni
1. Gedung Migas di Medan Merdeka Selatan (saat ini menjadi daerah kantor menteri ESDM)
2. Gedung Dharma Niaga (Sistem sewa 1997 – 2001)
3. Gedung Plaza Centris (2002 s.d 2015) dan saat ini berubah nama menjadi Gedung Migas)

Perpindahan Gedung tsb otomatis menyebabkan perpindahan arsip yang bersifat memaksa, misalnya: menurut pengungkapan Bp. Maryono(yang menjadi petugas arsip sebelum tahun 1997, Ruang simpan arsip migas di Gedung Bp7 yang akan direnovasi waktu itu, mencatatkan puluhan truk (sampai dengan satu minggu penyelesaian penugasan pimpinan) untuk dapat memindahkan arsip.

Perubahan Gedung yang kedua adalah perubahan konsep ruang kerja dan perpindahan ruang kerja sebagai dampak kegiatan renovasi

Tercatat dua kali renovasi gedung migas yakni pada tahun 2007 – 2008 dan pada tahun 2017 – 2018. Perbedaan konsep ruang kerja sebelum dan sesudah renovasi mempengaruhi ruang penyimpanan arsip.
Contohnya renovasi gedung yang dilaksanakan tahun 2017 dan 2018 mengurangi keberadaan ruang arsip di gedung migas saat ini yakni menyisakan satu ruang saja.

Penulis membuat kesimpulan bahwa perubahan gedung kantor yakni perpindahan Gedung kantor migas menjadi penyebab hilangnya khazanah koleksi arsip migas.

Kesimpulan tersebut bukan tanpa alasan. Beberapa penampakan fakta di lapangan yang dialami oleh penulis yang juga arsiparis. Sejak bertugas pada tahun 2009 di gedung Ditjen Migas, Penulis menjumpai arsip kebanyakan berkurun waktu tahun 2002 ke atas. Sangat sedikit arsip migas yang memiliki kurun waktu tahun 1970 s. d. 1990an.

Perubahan Gedung kantor yang kedua, yakni perpindahan ruang kerja dari dampak renovasi ruang kerja akan menambah beban kerja kearsipan.

Kearsipan yang bertujuan menjamin ketersediaan arsip dihadapkan dengan ribuan bahan non arsip. Tumpukan berkas kerja saat pekerjaan gedung tahun 2007-2008 masih dapat diselamatkan ruang kerja unit pengolah. Baru pada saat kegiatan renovasi gedung tahun 2018, arsip tersebut berpindah ke ruang arsip secara masif dan menjadi beban kerja kearsipan.

Basis penilaian arsiparis mempergunakan nilai kontrak SKP bersama dengan atasan langsung, beepotenasi menghilangkan profesionalitas arsiparis.

Pejabat penilai yang diperankan oleh atasan langsung yg menjabat sebagai pejabat administrator akan mendukung kebijakan instansi. Ketika perubahan gedung sebagaimana digambarkan di atas harus menjadi ketetapan kinerja dalam layanan perkantoran, maka yang akan dialami arsiparis dan kearsipan adalah
1. potensi kehilangan khazanah koleksi arsip
2. Bertambahnya beban kerja kearsipan sebagai dampak masifnya perpindahan arsip yang bersifat terpaksa karena ruangan harus segera direnovasi.