Mahasiswa Magang

Awal tahun 2019 ini, menjadi spesial di ruang pemilahan arsip ditjen Migas. Kehadiran Mahasiswa untuk menjalani masa Praktek Kerja Lapangan memeriahkan suasana kerja kearsipan.

Sejak Senin, 7 Januari 2019,
Tsasa & Della belajar menggunakan tiga aplikasi yang digunakan oleh unit kearsipan ditjen migas untuk mengolah arsipnya. Tiga aplikasi tersebut yaitu Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan, Arsip Digital, Sistem Informasi Persuratan Dinas.

1. Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan (kurun waktu surat 2007 s.d.2017)

Aktivitas login dan diinput data surat ke database sistem informasi, pemindaian fisik arsip atau scanning kemudian melakukan pengunggahan atau upload menjadi pemandangan keseharian mahasiswa tersebut.

Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan dipergunakan untuk menyimpan surat keluar yg ditandatangani oleh direktur jenderal sampai dengan para direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk kurun waktu tahun 2007 s. d. 2016.

Penyimpanan file pdf dipastikan dengan memeriksa lampiran file pada data surat yang telah terinput pada aplikasi tersebut.

Sedikit menambahkan info bahwa sarana pengurusan surat yang diberi nama “Aplikasi Tata Laksana Persuratan” merupakan alat bantu para sekretaris atau pengadministrasi dalam memberikan nomor surat. Jika selama ini dikenal adanya buku agenda surat, maka aplikasi tersebut difungsikan sebagai buku agenda surat keluar dan surat masuk.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Ditjen akan dilakukan input data surat oleh para sekretaris untuk mendapatkan nomor register surat keluar.

2. Sistem Informasi Persuratan Dinas (pengurusan surat pada tahun 2017 s.d saat ini)
Dari laporan harian mahasiswa atas nama tsasa, menyebutkan bahwa pada hari ketiga sampai ke lima melaksanakan beberapa aktivitas yakni
– Login ke Sistem Informasi Persuratan Ditjen Migas sebagai arsiparis.
– Melakukan pengecekan data surat keluar dari DJM (Direktur Jenderal Migas) pada sistem.
– Apabila data surat keluar belum terdapat lampiran file pdf maka diperlukan scan surat
– Scan menggunakan aplikasi adobe professional.
– Surat yang sudah discan kemudian diberi nama sesuai nomor surat
– Mengunggah atau upload file pdf sesuai data surat keluar pada aplikasi persuratan.
– Surat yang telah discan, disimpan ke dalam folder sesuai dengan unit pengolahnya seperti DJM.I, DJM.O, DJM.E, DJM.B, DJM.S. kemudian di simpan berdasarkan bulan surat.
– Surat yang diinput ke aplikasi hanya surat yang bertandatangan pimpinan di lingkungan ditjen migas.
– Surat yang diinput ke aplikasi tidak hanya berupa surat dinas, namun juga ada surat keputusan dan nota dinas.

Sedangkan Della melakukan praktik Pemberkasan Berkas perizinan Surat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) mempergunakan aplikasi termaksud antara lain:
– mencari data nota dinas subdit pengembangan investasi migas DMBI) ke direktur pembinaan program migas (DMB) pada aplikasi
– melakukan scan dan upload nota dinas termaksud
– Mencari DataSurat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) sesuai nama perusahaan
– Melakukan scan dalam bentuk pdf dan diunggah dalam aplikasi.

3. Aplikasi Arsip Digital

Jawaban Tsasa atas pertanyaan bagaimana peran TIK dalam kearsipan adalah sebagai berikut:
– Menurut Mustafa dalam buku “Sistem Otomasi Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis”, sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.
– Sistem otomasi kearsipan dapat membantu mengelola arsip dengan efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan teknologi informasi dapat diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.
– Penerapan Teknologi informasi pada kearsipan diantaranya adalah kegiatan penciptaan (registrasi), klasifikasi dan pengindeksan, penyimpanan, pengelolaan, penyusutan, akses, temu kembali.

Mengapa Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mempertahankan ketiga aplikasi tersebut???
berikut jawaban Tsasa:

1. Tiga aplikasi tersebut dapat mempermudah proses administrasi dan proses pengarsipan di Ditjen Migas.
Contoh: Sejak Tahun 2007 s. d. 2015 persuratan internal di Ditjen Migas dilakukan melalui Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan. Aplikasi termaksud dimanfaatkan sebagai sarana registrasi atau penomoran surat.

Pada Tahun tahun tersebut disposisi surat masih dilakukan secara manual/tulis tangan. Penomoran surat dan nota dinas, serta keputusan melalui aplikasi.

Pimpinan yang sangat perhatian terhadap persuratan pada tahun 2016, membawa kemajuan praktik administrasi. Sejak tahun 2017, Registrasi, Disposisi dan distribusi surat dapat dilakukan melalui aplikasi. yakni bernama Sistem Informasi Persuratan Dinas.

Dapat dikatakan bahwa Ditjen Migas sudah melakukan pembiasaan e office. adanya aplikasi tersebut, dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan efisiensi waktu.

Sedangkan aplikasi arsip digital mempermudah dalam penemuan kembali arsip. aplikasi Arsip Digital mempunyai fungsi untuk meregistrasi arsip untuk keperluan pencarian lokasi fisik arsip dan pdf.

2. Penggunaan tiga aplikasi tersebut merupakan salah satu upaya dalam pemeliharaan arsip. Berdasarkan Perka ANRI nomor 9 tahun 2018 tentang pedoman pemeliharaan arsip dinamis, salah satu upaya pemeliharaan arsip dinamis adalah dengan melakukan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Di Ditjen Migas, arsip persuratan dilakukan alih media dengan cara melakukan scanning/pemindaian arsip. Arsip disimpan dalam format pdf, kemudian diupload ke aplikasi sebagai lampiran surat yang telah diregister. Dengan begitu, arsip tidak hanya tersimpan dalam bentuk kertas (konvensional) namun juga disimpan dalam media lain. Arsip yang telah dialih media tidak mengubah isi informasi arsip.

Pada aplikasi “Sistem tata laksana persuratan dinas (2007-2015),data surat yang telah diregistrasi, akan dilakukan pengecekan apakah sudah dilengkapi lampiran file pdf atau belum. Apabila belum, maka dilakukan scanning kemudian file akan diupload ke aplikasi. Apabila sudah, harus dipastikan bahwa file dapat dibuka/dilihat