Kuliah Lapangan (Filling surat)

Kuliah Di Unit Kearsipan Ditjen Migas Sejak hari Jumat , 18 Januari 2019 yang dilaksanakan mahasiswa UNJ pada jurusan Administrasi Perkantoran (dulu jurusan Sekretaris) adalah melakukan pemilahan pada surat masuk. Mahasiswa bernama NUR dan Wardah terlihat asyik melakoni aktivitas pemilahan arsip.

Pemilahan atau sortir kembali terhadap koleksi arsip simpan pada kelompok file surat masuk. Riwayat penyimpanan arsip termaksud berasal dari file sekretaris Dirjen, Sekretaris para Direktur dan para pengadministrasi umum di unit eselon tiga di Lingkungan Ditjen Migas.

Berikut adalah resume kedua mahasiswi tesebut sebagai hasil kerja harian. Wardah menyampaikan *Teori ->Kegiatan Penyusutan Arsip Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23)_*

Tipe 1 (Berasal dari file Sekretaris Dirjen pada kurun waktu 2009 s.d. 2014):
Jenis surat masuk yang disortir adalah yang bertuliskan ‘segera proses/selesaikan/TL/Cek/OK, pada selendang surat (form penyelesaian surat masuk). Sedangkan dan surat yang tetap dipertahankan untuk disimpan adalah surat yang bertuliskan Intruksi-intruksi secara spesifik. dari pimpinan pada formulir disposisi tersebut.

File surat masuk tipe 1 memiliki tingkat perkembangan “fotokopi”. Fisik surat masuk yang asli didistribusikan ke unit sebagaimana instruksi pada lembar disposisi.

Tipe 2 (Berasal dari file unit pengolah atau unit eselon tiga di lingkungan Ditjen Migas)
Jenis tipe ini berbeda dalam perlakuan untuk memilah/sortir. Jenis surat masuk yang disortir adalah surat yang berstatus biasa saja seperti : undangan/surat permintaan data/surat yang tidak ada hasil laporan di lampirannya. Sedangkan surat yang dipertahankan untuk disimpan adalah surat yang bersifat penting untuk perusahaan, seperti : surat laporan penelitian, surat hasil rapat, surat laporan anggaran, dll.

Teori Jenis Arsip yang dimusnahkan :
Kriteria Pemusnahan Arsip
1. Tidak memiliki nilaiguna
2. Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Mahasiswa kedua bernama NUR, menyampaikan resume dg landasan teori
menurut Judith Ellis dalam bukunya keeping archives (1993) :
“Arsip memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) meskipun itu tidak semuanya”.

Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.

Kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan.

Berdasarkan hal hal tersebut di atas , maka arsip perlu dilakukan penyusutan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Arsip surat masuk yg dipilah mulai dari folder 64-123 (tahun 2008 s.d 2014) dipilah berdasarkan keterangan yg ada di disposisi atau keterangan pada formulir penyelesaian surat masuk atau selendang surat. Untuk arsip surat yang memiliki kategori disortir antara lain :
– ok
– proses lanjut
– dibahas
– dampingi
– TL
– Cek
Alasannya adalah File surat masuk yang berasal dari Sekretaris Dirjen hanya bersifat fotokopi. Fungsi penyimpanan arsip fotokopi oleh para sekretaris adalah untuk mengkroscek tindak lanjut dari unit kerja.

Asumsi yang dipergunakan adalah telah selesai proses dalam jangka waktu lima tahun yang lalu.
Untuk arsip surat masuk yang memiliki keterangan lebih spesifik tetap disimpan. Sehingga ketika dibutuhkan sewaktu waktu dapat ditemukan kembali.

Di Lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi terdapat 5 unit kerja (periode sebelum 2016)
SDM = sekretariat Ditjen migas; DME = Direktorat Pembinaan usaha hulu migas; DMO = Ditektorat Usaha hilir migas; DMT = Direktorat teknik dan lingkungan migas; DMB = Direktorat pembinaan program migas.