Aktivitas kearsipan oleh Della dan Rani

Aktivitas pada unit kearsipan dituntut untuk dapat mengimbangi derasnya tingkat penciptaan arsip. Arsip yang tercipta di unit kerja, merupakan potensi penambahan arsip di Unit Kearsipan.

Della, seorang mahasiswa kearsipan semester akhir yang sedang melakukan praktek kerja Lapangan di unit kearsipan Ditjen Migas melaksanakan salah satu aktivitas kearsipan yaitu Deskripsi arsip. Deskrepsi Arsip yang selama ini dikenal di bangku kuliah mempergunakan sarana bantu lembar kartu deskrepsi, namun di unit kearsipan Ditjen Migas telah memanfaatkan sarana bantu berupa Sistem informasi atau aplikasi yang diberi nama “Arsip Digital”

Sebelum melakukan deskrepsi, Della menyortir arsip dan menguji struktur, kontek dan isi dari suatu arsip. Hasil uji tersebut akan menjadi dasar usulan penyimpan.

Setelah arsip lolos uji struktur, konten dan isi, maka tahap selanjutnya adalah memberi nomor folder baru pada arsip yang akan disimpan kembali. Nomor folder baru tersebut ditulis pada map folder dan mengubah nomor lama pada aplikasi.

Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data deskripsi arsip pada aplikasi dengan fisik arsip maka perlu perbaikan atau editing data. Kesesuaian data dengan fisik meliputi uraian, lokasi folder, lokasi Folder, lokasi ruangan arsip, dan kelompok arsip.

Setelah pendeskrepsian maka arsip dimasukkan ke dalam boks arsip. Tujuan dari deskripsi arsip ini adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi materi arsip untuk mempromosikan aksesibilitasnya (ISAD(G), 2000).

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam deskripsi antara lain melihat berkas arsip dan menganalisis pemilik arsip, nomor arsip, tahun arsip, bentuk / jenis arsip, dan tingkat perkembangan.

Della mempraktikan editing uraian deskrepsi arsip, dan lokasi penyimpanan serta tingkat perkembangannya pada aplikasi arsip Digital.

Contoh, Uraian : Surat Masuk DJM bulan Oktober s.d November tahun 2014. Lokasi : lantai 4. nomor boks : 20 Surat Masuk. Nomor folder : 51. Tingkat perkembangan : tembusan.

Selain Della ada juga mahasiswi yang lain yang juga sedang menjalani KKP (Kuliah Kerja Praktik). Disaat masa libur perkuliahan kampus, Rani seorang mahasiswa Universitas Budiluhur jurusan Menejemen (Sumber Daya Manusia) sejak tanggal 21 januari 2019 melakoni aktivitas di unit kearsipan Ditjen Migas.

Hari pertama, Rani memilah2 arsip surat masuk. Aktivitas kearsipan sangat perlu penguasaan nama unit kerja. Unit Kerja di Lingkungan Ditjen Migas mempergunakan kode singkatan. Kode tersebut antara lain DMED yang merupakan kode dari Subdit penilaian dan pengembangan hulu migas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hulu. Kode SDML merupakan kode bagian rencana dan laporan pada Sekretariat Ditjen Migas. Kode DMEE merupakan kode dari Subdit pengawasan eksplorasi migas. dan seterusnya.

Selain itu, Rani juga mengenal satu keunikan dari arsip yakni tulisan tangan dari Direktur. Tulisan tersebut tertera pada lembar formulir penyelesaian pada 10 tahun yang lalu.

Aktivitas kearsipan yang dilakukan Rani, yakni mensortir surat masuk tahun 2008 s. d. 2014 menambah wawasan. Bagaimana tidak, secara tidak langsung kegiatan mensortir dengan mengecek isi surat memaksa rani untuk membaca.

Kegiatan membaca berulang ulang terhadap ratusan surat akan menjadikan hafal. Alhasil dapat menambah wawasan.

Terdapat kejadian yang membuat suprise Rani yakni saat membuka map berisi surat masuk dijumpai kecoa kecil haha. Suasana di ruang pemilahan pada unit kearsipan Ditjen Migas menjadi pecah dan hangat. Suasana kerja tersebut seolah dapat mengurangi kejenuhan atau kadar stress karena tumpukan ratusan ribu berkas.