Jasa Penyimpanan Arsip

Kondisi administrasi birokrasi yang masih konvensional di suatu instansi masih menjadi potensi masalah dalam pertumbuhan arsip. Yang dimaksud dengan kegiatan administrasi konvensional adalah media penuangan rekaman informasi yakni kertas.

Keberadaan Teknologi Informasi Komputer (TIK) yang diyakini menjadi pengganti metode konvensional masih belum dipercaya sepenuhnya oleh pengguna (ASN). Alhasil TIK justru menjadi faktor yang mempercepat pertambahan arsip bermediakan kertas.

Alihmedia yang sekarang menjadi hit setiap pembicaraan kearsipan, menjadi salah tafsir untuk menggantikan pengarsipan. Padahal sejatinya kedudukan Alihmedia di kearsipan berada pada sisi pemeliharaan dan kepentingan kecepatan akses.

Pertumbuhan yang begitu pesat, memunculkan permasalahan terkait dengan keterbatasan ruang simpan

Hal tersebut penulis sebagai arsiparis alami selama 10 tahun (2009 s. d 2019) di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Lokasi gedung kantor di pusat kota Jakarta Selatan yang memiliki luas kurang lebih 3200 meter persegi dengan jumlah pegawai 600 orang.

Dalam pelaksanaan layanan perkantoran , Sekretariat Ditjen Migas memerlukan jasa kearsipan untuk menyimpan arsip. Salah satu penyedia Jasa tersebut adalah Pusat Jasa Kearsipan pada pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sejak tahun 2011 hingga saat ini, Ditjen Migas menyewa ruang penyimpanan arsip di Gedung O ANRI menjadi tempat persinggahan arsip inaktif. Ruang penyimpanan untuk Ditjen Migas terletak di lantai 4, 5, dan 6 gedung O. Hingga saat ini total ada 5.200 boks arsip.

Sarana simpan yang disediakan oleh ANRI terdiri dari roll o’pack dan rak statis. Ruangan dengan fasilitas pendukung seperti AC, alat pemadam api, hygrometer, dll. Perawatan arsip dan keamanan menjadi tanggung jawab dari pihak ANRI seperti mengatur temperatur dan kelembaban.

Ruang simpan kedap udara, sehingga kecil kemungkinan akan tumbuh jamur. Di dalam ruang penyimpanan tidak dilengkapi cctv terletak di luar ruangan.

Ditjen Migas menyimpan arsip yg sudah diolah dan dimasukan ke dalam rol opek yang sudah diberikan nomor. Pada boks arsip diberi keterangan nomor boks, nomor folder, tahun, unit pengolah untuk mempermudah dalam pencarian arsip.

Adapun seri arsip inaktif yang disimpan yaitu SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), laporan pekerjaan DIPA tahun 1992-2017, dokumen lelang, seri arsip pengolahan DMOO, seri eksplorasi DMEE, series kerjasama DMBK, seri keselamatan lingkungan DMTL, berkas keuangan SDMK, seri investasi milik DMBI, dll.

Prosedur peminjaman arsip meliputi :
1. Pihak Ditjen Migas mengajukan surat pencarian arsip ke Pusat Jasa Kearsipan di ANRI dilampirkan dengan nomor rak dan nomor boks
2. Pihak Pusat Jasa akan mengantarkan ke ruangan penyimpanan
3. Pihak Ditjen Migas bisa mencari arsip dan mengambil arsip yang diperlukan (dilakukan oleh user itu sendiri)
4. Sebelum arsip dipinjam, harus dipastikan lebih dahulu apakah arsip yg dipinjam sudah benar/sesuai. arsip yg dipinjam diberi “out indikator”.
5. Daftar arsip beserta nomor boks folder nya, nomor roll o’pack/rak statis diberikan keterangan bahwa arsip sedang dalam peminjaman.