Simpul Jaringan Informasi Kearsipan

Rabu, 30 Januari 2019 Suminta staf pengadministrasi pada subdit Wilayah Kerja Migas konvensional (DMEW) menghubungi penulis sebagai petugas di ruang arsip ditjen migas. Melalui secarik kertas yang berisi arahan pimpinan, bapak tersebut menanyakan keberadaan Surat Keputusan Term dan Condition WK Kembangarum Tahun 2005.

Bersamaan dengan penelusuran surat tersebut, telah diketemukan arsip Surat Keputusan T&C WK lainnya dengan kurun waktu tahun 2010.

Informasi awal yang kami terima dari Bapak Suminta, SK tersebut akan mendasari penerbitan Kontrak Kerjasama. SK tersebut merupakan Keputusan Menteri ESDM yang bertandatangan Dirjen Migas.

Berdasarkan kejadian di atas, tulisan ini disusun untuk meninggalkan rekaman kegiatan dalam penelusuran arsip. Penulis pun teringat akan tulisan
pada tahun 2016 sebagaimana tulisan pada tautan berikut:
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2016/02/berkas-penyiapan-dan-penawaran-wilayah.html?m=1

Kala itu, pada tiga tahun yang lalu, Bu Ike selalu staf di Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional (DMEN) juga mencari arsip dengan struktur yang sama pada Wilayah Kerja metana Batubara. Analisa awal yang dilakukan pun sama bahwa Surat Keputusan Menteri ditandatangani oleh Dirjen Migas.

Poin yang ingin disampaikan penulis adalah
– analisa terhadap penandatangan naskah akan menjadi dasar lokasi simpan arsip
– kesalahan dalam analisa penandatangan naskah akan menyebabkan kesulitan temu balik arsip.
– Arsip yang dicari adalah arsip tahun 2005 dimana jika didasarkan pada analisa penelusuran tahun 2016 maka penandatangan naskah adalah Menteri
– setelah tahun 2009, Menteri ESDM melimpahkan kewenangan dalam pengesahan naskah termaksud kepada Dirjen Migas

Dari poin-poin diatas maka untuk menelusuri arsip tersebut MEMERLUKAN analisa Simpul Jaringan informasi kearsipan yaitu:
– Tata Usaha Menteri selalu unit yang menjadi pengadministrasi naskah dinas menjadi dasar untuk menelusuri data Surat Keputusan.
– Kebiasaan dalam penandatangan surat adalah minimal 2 kali asli, (satu dikirim, dan satu menjadi file tersimpan di Ruang Subag Tata Usaha Menteri.
– Sebagai satuan kerja yang memberikan dukungan administrasi kepada menteri, Sekretariat Jenderal KESDM mendokumentasikan ketetapan Cq. Biro Hukum dengan produk JDIH.
– Ketika terjadi pergantian menteri, besar kemungkinan file pada TU menteri akan dipindah ke Unit Kearsipan KESDM yang dilaksanakan oleh Biro Umum.
– Saat ini Biro Umum mengelola Pusat Arsip KESDM yang beralamat di Jl. Yaktapena Ciputat Tangerang Selatan
– Ditjen Migas selaku unit pengkonsep akan menerima tembusan SK termaksud. sebagaimana kebiasaan persuratan akan terdisposisi kepada unit Subdit DMEW

Penulis menambahkan catatan penelusuran arsip “penetapan harga gas” yang dimintakan oleh staf pada jabatan perencana di Subdit Penyiapan Program Migas (DMBS) bernama Mahmudah Perwirawati. Catatan penelusuran arsip yang menjadi fakta bahwa diperlukan komunikasi simpul jaringan sistem informasi kearsipan.

Arsip penetapan harga gas yang ditandatangani oleh menteri ESDM pada tahun 2007 dapat diketemukan di Pusat Arsip KESDM melalui arsiparis pada biro Umum KESDM.

Ditjen Migas sebagai simpul terkecil dari jaringan informasi kearsipan harus mampu terhubung dengan simpul pada unit kearsipan pada level Kementerian.

Kegiatan penelusuran arsip penetapan harga gas tahun 2007 termaksud dapat terlaksana dengan:
– arsiparis pada simpul terkecil (Ditjen Migas) mencari info terkait surat menteri tahun 2007 melalui WAG atau WA kepada arsiparis simpul unit kearsipan (Biro Umum KESDM)
– Arsiparis pada simpul unit kearsipan memberikan info awal atas keberadaan dan kesesuaian arsip yang dibutuhkan
– Arsiparis Ditjen Migas mengkonsep surat permohonan penelusuran arsip yang ditujukan pimpinan unit kearsipan (sekaligus mensosialisasikan kepada pimpinan)
– Pimpinan Unit kerja sebagai simpul terkecil menandatangani surat termaksud, kemudian dikirimkan kepada tujuan
– Setelah mendapatkan disposisi dari pimpinan unit kearsipan, maka surat penetapan harga gas dapat diakses.

Dari gambaran permintaan dan ketersediaan arsip, maka penulis menyimpulkan antara lain:
– diperlukan jaringan komunikasi antar arsiparis pada simpul terkecil (unit kearsipan 2) dengan arsiparis pada simpul jaringan (Unit kearsipan 1)
– Untuk arsip berskala nasional maka diperlukan komunikasi antar simpul jaringan (antar kementerian) contohnya: arsip tumpang tindih lahan kemigasan yang terkoneksi antara kementerian ESDM, Kementerian Kehutanan (sekarang kemenhut dan LK) dan Pemerintah Daerah.

Tantangan yang perlu dilakukan terobosan ketersediaan arsip melalui Simpul terkecil sampai simpul jaringan nasional adalah
🌟 dapatkah simpul terkecil (unit kearsipan 2) dapat akses ke simpul jaringan kementerian lain atau sesama simpul terkecil yang berbeda kementerian
🌟 siapakah yang akan menghubungkan antar simpul tersebut kalo selama ini, Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) baru menyentuh pada simpul antar unit level kementerian dan lembaga (belum menyentuh simpul terkecil/unit kearsipan 2)
🌟 Kapan dapat terwujud jaringan WAG arsiparis yang handal jika WAG belum mulai terbiasa tulis, share aktivitas kearsipan pada unit kearsipan masing masing.

Penulis masih optimis, semua bisa meski jalan pelan pelan. Meski jalannya pelan, petunjuk arah juga samar terlihat, ternyata jalan yang berliku liku. Tidak jadi soal meski bolak balik pada kejadian yang sama. Tetap bertahan😇😇😇