Membentuk tim kerja dengan pendatang baru seperti mahasiswi yang sedang mencari pengalaman kerja cukup menantang. Tim Kerja tersebut harus membagi tugas mulai dari menyiapkan bahan kerja berupa arsip, memsortir arsip, mengikat arsip, menginput/mengedit data arsip pada aplikasi, menuliskan nomor folder dan boks, menyiapkan tali pengikat arsip, menyusun dalam lemari arsip, merapi kan bahan non arsip dan duplikasi, mengecek data arsip yang telah diinput pada aplikasi.
Tugas tersebut di atas jika dikelompokkan menjadi 3 bagian yakni
1. persiapan yakni penyiapan bahan kerja dan menyusun hasil kerja ke tempatnya
2. Pengolahan yang terdiri dari memsortir, menginput/mengedit data arsip pada aplikasi, menuliskan nomor folder dan boks, memasukkan arsip ke dalam boks
3. Unsur pendukung terdiri dari menyiapkan tali pengikat, mengikat arsip, merapi kan bahan non arsip dan duplikasi sampai dengan membersihkan ruangan sebelum pulang.
Bahan kerja yg dipergunakan adalah arsip persuratan ditjen migas. Arsip persuratan dikelompokkan berdasarkan lalu lintas nya yakni surat masuk dan surat keluar. Surat masuk ke pimpinan Ditjen Migas akan antar unit kerja, antar satuan kerja sampai dengan antar instansi.
Terdapat juga arsip surat masuk dan surat keluar yang telah disatukan dengan stapler.
Surat Dinas antar unit kerja biasa disebut dengan nota dinas, sedangkan bentuk naskah antar satuan kerja sampai dengan antar instansi dituangkan dalam bentuk surat.
Bentuk naskah pengaturan yang ada di Ditjen migas adalah Keputusan, pernah ada arsip peraturan dirjen migas pada tahun 90 an s.d 2000.
Satu bulan 🎑, tepatnya sejak 7 Januari 2019 – 8 Februari 2019 Aktivitas kearsipan diselingi kehadiran mahasiswi 🚸 magang atau praktik kerja lapangan atau kuliah lapangan dari UGM, UNJ, dan Univ Budi Luhur. Mereka berjumlah enam orang dengan Latar belakang pernah mendapat mata kuliah kearsipan untuk UGM dan UNJ.
Meski jumlahnya lebih dari cukup serta pernah mengikuti kuliah kearsipan, tak banyak yang dapat dilakukan jika arah aktivitas kearsipan tidak disiapkan. Seorang arsiparis harus mampu mengidentifikasi aktivitas penataan arsip mulai dari tahap persiapan, pengolahan, dan unsur pendukung. Diharapkan dengan penguasaan aktivitas penataan, arsiparis dapat membagi tugas kepada tiap orang di dalam tim kerja.
Mahasiswi magang tentu saja sebagai pendatang baru dalam aktivitas kearsipan perlu arahan dan tata cara penanganan arsip secara detil dari tahap ke tahap. Jika tidak secara detil dalam memberikan arahan kerja, maka terjadi tim kerja yang kurang terkendali sehingga merusak tujuan penataan arsip.
Gambaran aktivitas mahasiswi termaksud di dalam tim kerja arsip di Unit Kearsipan Ditjen Migas, penulis sampaikan pada tiga artikel sebagaimana tautan berikut :
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/23/aktivitas-kearsipan-oleh-della-dan-rani/
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/22/kuliah-lapangan-filling-surat/
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/21/mahasiswa-magang/
Mahasiswi magang sebagaimana tersebut di atas diharapkan untuk membaca tulisan tersebut. Harapan nya adalah memberikan umpan balik dan koreksi aktivitas kearsipan yang telah mereka laksanakan.
Pada aktivitas penyortiran arsip, tujuannya adalah mendapatkan duplikasi atau surat yang telah habis nilai administrasi nya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan arahan kepada anggota tim dalam mensortir arsip antara lain:
– Kenali kode unit kerja dan nama jabatan.
– semua surat bertanda tangan basah oleh dirjen migas, dipertahankan kecuali jenis izin yang telah tidak berlaku di ditjen migas
– pisahkan surat yg tidak bertanda tangan basah
– Perhatikan tulisan pada form penyelesaian surat masuk, jika lebih dari satu unit kerja yang mendapatkan disposisi, maka pisahkan yang bersifat copy
– perhatikan surat masuk dan surat keluar yg dijadikan satu dengan stapler, jika surat masuk bertandatangan basah, dan surat keluar terlihat fotocopy, maka tetap pertahankan simpan.
– cek kembali data upload surat untuk naskah dinas bentuk keputusan.
– singkirkan semua bentuk peraturan menteri terkecuali bentuk draft
– Perhatikan surat yang bersifat tembusan. Sesuai dengan kesepakatan, surat tersebut diberikan form penyelesaian surat berwarna coklat
Karakteristik arsip persuratan ditjen migas dapat dikelompokkan menjadi tiga yakni
1. Arsip Surat dari sekretaris pimpinan Dirjen dan Sekretaris pejabat eselon dua (direktur)
2. Arsip Surat dari unit kerja eselon tiga (kepala bagian / Kepala Sub Direktorat)
3. Arsip Surat Masuk di Unit penerimaan surat (tersimpan asli karena yang didistribusikan adalah file pdf)
🌟 arsip yang berasal dari ruangan sekretaris direktur jenderal, berupa
– copy disposisi dirjen
– kumpulan surat yang dikelompokkan berdasarkan unit kerja pengkonsep surat.
– Surat izin dan rekomendasi
– Surat Keputusan
– kumpulan nota dinas
🌟 arsip yang berasal dari ruangan sekretaris direktur dan Setditjen
– Copy Surat Dirjen
– Nota dinas
– Surat Dinas
🌟 Arsip yang berasal dari ruangan sekretariat Unit kerja eselon tiga
– Nota Dinas internal
– diberikan nama surat keluar, padahal unit eselon 3 tidak memiliki kewenangan menerbitkan surat keluar. Maka penyebutan atau penuangan deskrepsi arsip untuk surat keluar yang berasal dari unit eselon tiga, perlu dikaitkan dengan nota dinas yang ditujukan pejabat setingkat diatas.
Nurul Muhamad 