Nia Marliana, staf pada Direktorat Infrastruktur migas menanyakan kepada penulis terkait acuan penyusunan Rencana Anggaran Biaya untuk jasa penataan arsip pembangunan infrastruktur migas.
Arsip pembangunan infrastruktur migas merupakan rekaman kegiatan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga dan pembangunan stasiun pengisian bahan bakar gas untuk transportasi umum.
Satuan harga jasa penataan arsip dihitung per meter linear yakni Rp. 350 ribu (acuan harga tersebut diambil dari Perpres tahun 2014 tentang PNBP ANRI pada poin jasa penataan arsip). Hasil dari jasa penataan arsip adalah berupa daftar dan fisik arsip tersimpan dalam boks yang sesuai dengan standard kearsipan.
Daftar arsip diperlukan untuk sarana penelusuran dan persyaratan pemindahan arsip ke unit kearsipan. Meski demikian, atas nama layanan perkantoran di Ditjen Migas, Unit Kearsipan telah menerima pemindahan arsip infrastruktur migas untuk kurun waktu tahun 2009 s.d. 2014 tanpa adanya daftar arsip. Sampai saat ini di Unit Kearsipan Ditjen Migas telah menyimpan arsip JARGAS sebanyak 725 boks atawa hampir setara dengan 150 meter linear. Kedepan diharapkan adanya daftar arsip dapat menunjukkan keberadaan arsip saat dipindahkan.
Pada kurun waktu tersebut, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menemui penulis sebagai Arsiparis ditjen migas dengan menitipkan ke unit kearsipan secara lisan dengan berpesan arsip jargas dapat disimpan dengan baik.
Arsip tersebut akan terus ditelusuri sebagai bahan administrasi pengelolaan jargas yang akan ditugaskan kepada BUMN Migas. Tercatat beberapa nama yang menghubungi arsiparis sebagai petugas di unit kearsipan antara lain:
1. Bp. Achmad Saleh PPK Jargas untuk tahun 2010 s.d 2011
2. Bp. Wijayanto, PPK Jargas untuk tahun 2012
3. Bp. Isnaini, PPK Jargas untuk tahun 2013
4. Bp. Agustin Hermawan, PPK Jargas untuk tahun 2014
Ketiadaan daftar arsip saat dipindahkan ke unit kearsipan, berdampak pada deskrepsi pertama kali di ruang arsip. Kepastian jumlah dan khazanah arsip JARGAS sangat tergantung pada keberadaan saat proses pemindahan. Sehingga arsip yang tidak lengkap tidak dapat dikroscek kembali.
Bentuk arsip JARGAS antara lain laporan pendahuluan, laporan pertengahan, laporan akhir, eksekutif summary, as built drawing, laporan bulanan pembangunan, Feed, dedc, studi kelayakan, dokumen ukl dan upl, rekapitulasi daftar calon konsumen jargas, Standar Operasi Prosedur jargas, Berita Acara Serah Terima ke Pelanggan, Persetujuan Material dan lain sebagainya
Untuk jenis arsip JARGAS yang ber bentuk persuratan masih menyatu pada arsip persuratan yang berada di unit kerja dimana PPK bertugas. Unit kerja yang mendapat penugasan dari pimpinan Ditjen migas pada tahun 2009 adalah Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas, kemudian pada tahun 2010 dan 2011 yakni Sekretariat Ditjen Cq. Bagian Rencana dan Laporan, dilanjut pada tahun 2012 s. d. 2014 adalah Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas.
Pada tahun 2015 dan 2016, melalui keputusan Menteri ESDM, pembangunan Jargas penugasan kepada PGN dan Pertagas sebagai BUMN Migas.
Untuk Tahun 2017 sampai kedepannya, seiring telah terbentuk unit kerja yang menangani infrastruktur kemigasan maka dilaksanakan oleh Direktorat Infrastur Migas (DMI)
Beberapa penelusuran arsip JARGAS, yang selama ini melalui pelayanan unit kearsipan Ditjen Migas antara lain:
– Pada bulan Oktober tahun 2018, melalui Bp. Agustin Hermawan, BUMN migas menyampaikan kebutuhan data dukung pembangunan yakni daftar calon pengguna jargas dari hasil pekerjaan pada tahun 2014.
– Pada tahun 2015, Bp. Isnaini menelusuri surat persetujuan UKL dan UPL dimana sebagai PPK Jargas beliau melaksanakan pada tahun 2013.
– Pada tahun 2017 Bp. Ikhsan menelusuri Perjanjian sewa tanah jargas bersama PT KAI di Surabaya sebagai bahan rapat
Dengan adanya aktivitas penataan arsip JARGAS setelah selesai pembangunan maka diharapkan
– tercipta daftar arsip yang dapat dipergunakan Direktorat Infrastruktur untuk menyampaikan pemindahan arsip ke unit kearsipan
– mengontrol kelengkapan laporan jargas yg diserahkan kontraktor pembangunan jargas ke gedung migas
– sarana bantu dalam penelusuran arsip
Kebutuhan perencanaan anggaran untuk penataan arsip JARGAS terkait dengan keterbatasan pengadministrasi umum pada Direktorat Infrastruktur Migas pada Ditjen Migas yang masih memiliki kewajiban untuk mengelola arsip sampai dengan batas waktu tertentu.
Batas waktu penyimpanan arsip JARGAS oleh DMI sampai dengan selesainya waktu audit baik Iinspektorat Jenderal KESDM maupun BPK. Sedangkan untuk bentuk arsip persuratan dapat disimpan sampai batas waktu serah terima pengelolaan ke BUMN Migas.
Nurul Muhamad 