Gambaran salah satu aktivitas kearsipan selama 33 hari kerja yakni periode 1 Januari s.d. 18 Februari 2019 adalah Penataan arsip persuratan 320 BOKS atau setara dengan 64 meter linear dengan menghasilkan 1.050 DATUM
Aktivitas termaksud laksanakan secara tim berjumlah 21 orang yang terdiri dari tujuh orang siswa magang, empat orang petugas pramu bakti kantor, empat orang non pramu bhakti, empat orang ASN non arsiparis dan dua orang arsiparis.
Tulisan ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman kepada setiap pelaksana aktivitas kearsipan termaksud. Dengan harapan dapat memberikan umpan balik sehingga membentuk tim kerja yang saling melengkapi.
Pembahasan pada tulisan menyampaikan untuk penyimpanan fisik arsip persuratan dengan sarana database aplikasi berbasis Web, boks arsip, rol opek, Map atau folder dan pensil
Penyimpanan arsip persuratan diutamakan untuk sifat yang asli. Surat yang asli akan terlihat pada tanda tangan pengesahan yang mempergunakan pena atau tinta baik biru atau hitam yang nampak bukan fotokopi.
Sebagaimana prinsip pengaturan berkas persuratan maka penataan dilakukan dengan mempertahankan kelompoknya bentuk naskah yakni surat masuk, surat keluar, nota dinas, kumpulan surat keputusan dirjen, disposisi dirjen.
Kelompok tersebut dikaitkan pula dengan asal arsip (Unit pengolah/unit kerja yang memindahkan arsip ke unit kearsipan). Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan prinsip asal usul arsip.
Kelompok bentuk naskah dan kelompok asal arsip akan menjadi dituliskan pada deskrepsi atau input data arsip.
🌟 Contoh pertama:
– bentuk naskah: surat dinas keluar
– asal arsip : ruang sekretariat Direktur Jenderal
– deskrepsi : Surat Dinas keluar bertanda tangan direktur jenderal.
🌟 Contoh kedua:
– bentuk naskah : Surat dinas
– asal arsip : ruang sekretariat direktur pembinaan usaha hulu migas
– Kode Unit : DME
– deskrepsi : Surat keluar DME
🌟 Contoh ketiga :
– bentuk naskah : disposisi surat atau nota dinas yang dituliskan pada form penyelesaian surat masuk atau selendang surat oleh Kasubdit
– Asal arsip : Subdit Niaga Migas
– Kode unit : DMON
– Deskrepsi : Surat Masuk DMON
🌟 Contoh keempat:
– bentuk naskah : Surat keluar direktur DMO
– asal surat : DMON
– deskrepsi :
alternatif 1:Nota Dinas Kasubdit DMON kepada Direktur DMON
alternatif 2: Surat keluar Direktur DMO konseptor DMON
🌟 contoh keenam
– bentuk naskah : Surat Keputusan
– asal surat : Ruang sekretaris Dirjen Migas
– pemberkasan ditempat asal: dikelompokkan sesuai isi surat Keputusan yaitu Izin usaha pada unit DMO
– Deskrepsi : Keputusan tentang izin DMO
Teknis pengerjaan sebagaimana yang dilakukan oleh WARDAH (mahasiswi magang dari UNJ)
1. Menginput data dan merubah data arsip pada aplikasi. Tujuannya untuk mengecek deskrepsi arsip dan memperbaharui data arsip pada aplikasinya dengan sesuai kondisi fisik arsip (penomoran folder & box)
2. Melakukan Penyimpanan Arsip ke dalam BOX
Kegiatan ini dilakukan setelah melakukan pemilahan arsip lalu dimasukkan kedalam folder yg sesuai. Kemudian di masukkan kedalam box arsip.
Tahapan pengerjaan:
1. Memilah dan menyortir surat
2. Memasukkan ke dalam map ( folder ), menuliskan nomor sesuai urutan pada aplikasi
3. Menginput data ke aplikasi, kemudian mengedit pada kolom Folder & Box dan diisi sesuai lokasi penyimpanan kemudian klik submit.
4. Masukkan folder ke dalam box, lalu menulis keterangan pada boxnya yaitu; nomor box, folder, jenis surat.
5. Meletakkan box pda tempatnya.
Tahapan penggunaan aplikasi arsip digital adalah
1. Menuju web Aplikasi Arsip Digital
2. Loggin
3. Pilih pencarian arsip sesuai dengan unit kerja, pilih kolom perihal/folder/tahun
4. Jika ditemukan data arsip yang sesuai fisik , kemudian, klik kolom ‘edit’
5. Muncul kolom-kolom yang dapat diedit, dan kita bisa mengubah dengan menyesuaikan arsip yg sudah dipilah dan sudah dimasukkan kedalam folder. Misal : folder : 72, Box : 54, Perihal : Surat Masuk DMT Tahun 2004, dsb.
6. Klik submit, maka arsip selesai di edit & sudah sesuai dengan penomoran folder serta box yg terbaru.
Catatan :
1. Jika tidak diketemukan data arsip pada aplikask, maka mempergunakan menu ‘registrasi arsip baru ‘
2. Jika diketemukan arsip hanya 1 item arsip surat, maka arsip surat tersebut tidak perlu dimasukkan ke folder. Melainkan di scan & di unggah kedalam arsip digital, kemudian mengosongi kolom lokasi penyimpanan.
3. Jika 1 folder arsip surat berkategori non arsip, maka dilakukan pengosongan data arsip dengan menyetrip ( – ) pada kolom uraian, folder, box, dan tahunnya.
Nurul Muhamad 