Penyelamatan Memori Organisasi

Bulan Februari 2019 menambah kesibukan Mulyanto (Arsiparis Pertama) dan Kasmari meniti aktivitas kearsipan Ditjen Migas.

Selain menata arsip di Gd. Migas, mereka harus melaksanakan program penyusutan dengan pemindahan arsip.

Setelah Unit kearsipan Ditjen migas mendapat persetujuan Unit Kearsipan (UK) Sekretariat Jenderal Cq. Biro Umum KESDM untuk memindahkan sebanyak 471 boks ke Gedung Pusat Arsip, tim arsip di lapangan yang didukung oleh empat orang yakni (Catur Gondo, Avis, dan Alif) dibagi menjadi dua tim.

Tim pertama melaksanakan stock opname pada offstorage (ruang arsip terpisah dari Gd. Migas). sedangkan tim kedua melaksanakan pemindahan ke Gedung Arsip di pinggiran Ibukota Jakarta yang beralamat di Tangerang Selatan (UK Sekretariat Jenderal KESDM).

Armada atau transportasi pengangkut arsip untuk stock opname, mempergunakan mobil migas, sedangkan untuk pemindahan ke Gd. Pusat Arsip KESDM mempergunakan layanan jasa mobil arsip.

Kegiatan pemindahan arsip ke jenjang unit kearsipan (UK) lebih tinggi, secara rutin dilaksanakan oleh UK Ditjen Migas sebagai bagian dari siklus hidup arsip yakni penyusutan, sekaligus juga sebagai jalan menuju penyelamatan memori organisasi.

Khasanah arsip pindah memiliki tematik sebagai berikut:
– Tahun 2009, tema arsip substantif dan arsip umum : 638 boks
– Tahun 2013: tema arsip pengelolaan lingkungan, WP&B, dan kerjasama migas : 211 boks
– Tahun 2015 : tema arsip pengelolaan lingkungan migas : 176 boks
– Tahun 2017 : tema arsip laporan pekerjaan jasa konsultansi (kajian dari tenaga ahli) : 245 boks
– Tahun 2018 : tema arsip infrastruktur (jargas 2009- 2013): 499
– Tahun 2019 : tema arsip laporan pekerjaan jasa konsultansi (kajian dari tenaga ahli) : 471 boks

Tema pemindahan arsip tahun 2019 merupakan hasil kajian para tenaga ahli dalam pelaksanaan anggaran sejak tahun 1992 s.d 2017 menjadi tema yang menarik yang akan menambah koleksi arsip yang bersifat referensi untuk telaahan sampai dengan pengkajian.

Tema tersebut sama halnya dengan pemindahan pada tahun 2017, dengan 245 boks arsip yang telah lebih dulu mengisi rol opek di lantai 1 Gd. Pusat Arsip KESDM.

Dengan demikian, sejumlah 716 boks atau hampir setara dengan 140 meter linear, rekaman kegiatan kajian dan laporan kegiatan program anggaran migas telah dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip KESDM.

Tema pemindahan pada tahun 2018 adalah arsip infrastruktur migas yakni laporan pembangunan jargas sebanyak 499 untuk kurun waktu 2009 s.d. 2013. Arsip jargas termaksud berupa laporan pembangunan/konstruksi, pengawasan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga.

Arsip jargas yang berbentuk berkas atau surat atau bentuk lain dalam kerangka perencanaan pengadaan, perizinan, koordinasi masih berada di migas.

Sedangkan tema pemindahan pada tahun 2015 dan 2013 adalah arsip pengelolaan lingkungan migas sebanyak 232 boks dengan kurun waktu 1990 s.d. 2010.

Arsip pengelolaan lingkungan migas mengalami perubahan penyebutan yakni Studi Evaluasi Lingkungan kemudian berubah penamaan menjadi Analisa Dampak Lingkungan (ANDAL), kemudian saat ini disebut sebagai Upaya Pengelolaan Lingkungan (UPL) dan Upaya Keselamatan Lingkungan (UKL)

Selama kurun waktu sepuluh tahun (2009 – 2019) Unit Kearsipan Ditjen Migas telah memindahkan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM sebanyak 2.240 boks atau hampir setara dengan 448 meter linear.

Meski pemindahan arsip pada tahun 2009 sebanyak 638 boks tidak secara tematik yang spesifik namun judul arsip substantif migas dan arsip umum (fasilitatif) akan memberikan pintu masuk bagi arsiparis di UK Sekretariat Jenderal KESDM untuk dapat mengolah kembali.