Efisiensi Arsip Simpan

Tulisan kali ini memiliki beberapa kata kunci yakni #pergeseran administrasi konvensional ke pemanfaatan teknologi informasi komputer (TIK). #arsip kertas ke arsip digital (file pdf). #data dukung bukan arsip melainkan referensi atau bahan kerja evaluator, #arsip adalah rekaman kegiatan proses penerbitan sertifikat izin usaha

Kegiatan administrasi dengan media kertas, yang dihasilkan pun arsip kertas. Meski selembar kertas sampai ratusan lembar mudah dalam penyimpanan namun bagaimana jika mencapai bermeter meter linear.

Saat administrasi penerbitan suatu sertifikat ijin usaha di bidang migas masih berfifat konvensional, volume arsip kertas sama dengan jumlah proses administrasi ditambahkan data pendukung.

Berjibun kertas sebagai data dukung penerbitan sertifikat izin usaha masuk ke Gd. Migas. Kondisi administrasi pada Pusat pemerintahan masih belum dapat melepaskan dari administrasi kertas. Penulis memperhatikan praktik tersebut sampai dengan tahun 2013.

Para evaluator penerbitan izin usaha menjadikan kertas sebagai media klarifikasi data dukung perusahaan. Kertas data dukung yang sebetulnya hanya sebagai bahan evaluasi, menjadi ikut diberkaskan dalam satu kesatuan berkas bersama hasil proses administrasi. Hal tersebut menjadikan satu berkas penerbitan izin usaha menjadi tebal.

Seiring tahun demi tahun, seiring pula dengan bertambahnya penerima sertifikat izin usaha, seiring berkembangnya produk migas, terciptalah puluhan meter linear arsip kertas. Arsip kertas makin bertambah di unit kerja hingga meluap di Unit Kearsipan.

Tahun 2015, Pengaruh suksesi kepemimpinan dan perubahan birokrasi menggeser kertas ke pemanfaatan teknologi Informasi Komputer (TIK). Begitu juga praktik praktik administrasi perizinan migas.

Permohonan perizinan migas yang berbentuk kertas tidak lagi masuk ke Gd. Migas namun berupa data bentuk pdf pada https://perizinanmigas.esdm.go.id . Pegawai atau evaluator sudah cukup dengan arsip yang terbaca melalui teknologi informasi komputer.

Berjibun kertas data dukung Calon badan Usaha penerima sertifikat izin pengangkutan migas, sebut saja PT. A beralih media ke file pdf yang diunggah ke aplikasi pada tautan https://perizinanmigas.esdm.go.id

Daftar isi berkas termaksud adalah:
– surat permohonan dengan lampiran data administrasi dan teknis
– data administratif terdiri dari copy akte pendirian perusahaan, profil perusahaan, NPWP, surat tanda daftar perusahaan / SIUP, surat keterangan domisili perusahaan, surat pernyataan tertulis di atas materai tentang kesanggupan perusahaan dalam memenuhi aspek keselamatan operasi, kesehatan kerja, pengelolaan lingkungan hidup, pengembangan masyarakat, memenuhi ketentuan perundang-undangan, kesediaan inspeksi lapangan, menjalankan penugasan menteri untuk melaksanakan pengangkutan dalam rangka kebutuhan BBM didalam negeri)
– data teknis (studi kelayakan pendahuluan, kesepakatan jaminan dukungan pendanaan / MoU, rencana jenis, jumlah, kapasitas sarana pengangkutan, rencana produk, standar produk yang diangkut, STNK, Buku KIR / buku uji berkala, surat keterangan kalibrasi alat ukur, surat penyataan kesanggupan pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup BLH).

Arsip kertas beralih ke bentuk digital pada tiap tahap operasional prosedur:
✅ proses register permohonan mereduksi kertas lembar formulir penyelesaian surat masuk
✅ Kertas lembar ceklist kelengkapan berkas
✅ kertas arahan atawa disposisi pihak manajemen migas atau pimpinan evaluator

Peralihan ke bentuk digital sebagaimana tersebut diatas telah memberikan pengurangan volume kertas di Gd. Migas.

Hal tersebut menjadi preseden dan contoh acuan untuk pengelolaan arsip pengangkutan migas pada kurun waktu sebelum tahun 2015 yang masih berbentuk kertas. Dimana masa berlaku izin usaha akan diperpanjang kembali setelah 3 tahun s.d. 5 tahun.

Berkas perizinan pengangkutan tiap perusahaan dan tiap kelompok produk migas dilakukan penyiangan atau sortir kembali. Perhatian petugas arsip adalah rekaman kegiatan oleh pihak migas (pimpinan/manajemen s. d. pegawai/evaluator).

Daftar isi berkas tersebut yang dipertahankan adalah
– form penyelesaian surat masuk
– Surat permohonan dari badan usaha dengan tanpa data dukung
– persuratan dalam rangka komunikasi, koordinasi pihak terkait, (undangan presentasi, berita acara presentasi, daftar hadir)
– Nota Dinas Kasubdit Pengangkutan kepada Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas (DMO)
– Nota Dinas DMO kepada Direktur Jenderal.
– sertifikat izin pengangkutan
– surat keputusan menteri ESDM ttd Dirjen Migas tentang Izin Usaha Pengangkutan atas nama PT A

Hasilnya sangat signifikan, volume kertas menyusut lebih dari 60%. Hasil tersebut akan bermanfaat pada efisiensi penggunaan ruang pada gd. migas (baik di unit kerja maupun di unit kearsipan).