Senin, 25 Februari 2019, Della, Tsatsa, dan Wardah terlihat asyik melakukan penataan arsip pengangkutan migas. Sejak pagi setelah mendapatkan arahan dari instruktur magang (arsiparis penyelia Ditjen Migas), terdengar mereka saling berdiskusi sembari melakukan penataan arsip inaktif. Arsip pengangkutan migas pada seri berkas penerbitan sertifikat izin dengan kurun waktu antara 2006 s.d. 2015.
Tak terasa kumandang adzan menghentikan sejenak untuk ishoma. Diskusi mereka semakin asyik terdengar setelah rehat. Sesekali mencari petunjuk kepada instruktur magang untuk mendapatkan keyakinan dalam penataan arsip.
Mereka terlihat asyik dan senang menata arsip secara kerja tim, hingga tak terasa datang sore. Mereka mendengarkan betul pengarahan dan penegasan dari instruktur magang bahwa tujuan penataan arsip di Unit Kearsipan adalah penyediaan arsip terkait dokumentasi dan mengantisipasi nilai hukum serta persiapan fisik arsip untuk dipindahkan ke unit kearsipan I/pusat arsip KESDM.
Penataan Arsip pengangkutan termaksus sebagaimana penulis pernah sajikan pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/24/efisiensi-arsip-simpan/
dalam proses penyelesaian penataan lanjutan
Penulis menyebut dengan istilah “penataan lanjutan”, karena arsip termaksud sudah dilakukan penataan sebelumnya atau penataan pertama.
Penataan pertama dilaksanakan saat suport unit pengolah untuk arsip pemindahan ke unit kearsipan sebanyak 220 boks arsip pada tahun 2017 dan 2018. Untuk efisiensi ruang simpan pada unit kearsipan maka dilaksanakan penataan lanjutan.
Penataan Lanjutan dilaksanakan secara tim dengan pembagian tugas sebagai berikut:
– Alif dan Avis : menyiapkan 220 boks hasil penataan pertama secara urut ke area pengolahan dan menempatkan kembali boks hasil penataan lanjutan ke dalam rol opek/lemari arsip.
– gondo : mengambil berkas dalam boks dan menyajikan ke meja penyortiran atau penyiangan dan mengambil kembali hasil penyiangan.
– Zaenab, Farah, Tania (Magang Siswa SMK) membantu Sdr. Kasmari melaksanakan penyiangan berkas melalui pengawasan arsiparis penyelia dan menuliskan nama badan usaha, produk migas serta tahun pada arsip.
– Haji Tatang, Haji Mikun dan pak Junaidi merapi kan bahan non arsip (hasil penyiangan berkas)
– Dinda, Della, Tsatsa, Wardah melanjutkan pengelompokan arsip sesuai dengan produk migas dan kurun waktu dan memberikan nomor arsip (nomor folder).
– arsip yang telah dikelompokkan, kemudian dilakukan deskrepsi atau input data ke aplikasi arsip.
– kemudian berkas dimasukkan ke dalam boks arsip.
– Penomoran boks melanjutkan urutan penataan tahap pertama (dimaksudkan untuk mendokumentasikan volume penataan arsip).
Tujuan Penataan Lanjutan adalah
– menguji kembali arsip berdasarkan kontek, konten dan struktur sehingga mendapatkan arsip yang autentik dan reliable.
– memberkaskan kembali arsip ke dalam kesatuan jenis atau bentuk atau kegiatan.
– mendapatkan efiensi ruang simpan
Jika pada penataan pertama arsip diberkaskan sesuai dengan nama perusahaan atau badan usaha migas, maka pada penataan lanjutan diberkaskan sesuai dengan produk migas dan urutkan kurun waktu.
Produk pengangkutan Migas antara lain, BBM, Minyak Bumi, LPG dg fasilitas SPPBE, CNG, LNG, Gas melalui Pipa dan Hasil Olahan.
Contoh penuangan uraian atau deskrepsi arsip adalah “berkas permohonan Izin pengangkutan BBM dengan kurun waktu atau tahun terbit sertifikat yang sama.
Daftar isi berkas pada penataan lanjutan berisikan nama perusahaan pada tahun terbit sertifikat yang sama. Hal ini berbeda dengan penataan pertama, Berkas izin pengangkutan pada penataan pertama memiliki isi berkas berupa surat permohonan dan semua data dukung administrasi dan teknis sebagaimana penulis sajikan pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/24/efisiensi-arsip-simpan/
Alasan pemberkasan berdasarkan produk migas adalah:
– terdapat dua jabatan seksi pada unit pengolah yakni kepala seksi pengangkutan minyak bumi, dan kepala seksi pengangkutan gas bumi
– beberapa kali sempat ditelusuri oleh unit kerja (Unit pengolah) berupa Produk migas yakni terkait pipa melalui gas (DEDICATED/pipa transmisi gas milik Negara)
– Pemberkasan berdasarkan perusahaan dilakukan pada penataan pertama di unit pengolah
– pemberkasan berdasarkan produk dan kurun waktu, akan membantu dalam pengaturan fisik arsip pada ruang arsip. (sistem kronologis)
– membantu proses pemindahan ke UK KESDM dan pelaksanaan stock opname (pindah simpan)
– secara kronologis akan menunjukkan volume arsip pada seri dan jenis berkas.
Menurut penulis, seri arsip pengangkutan migas dapat diberkaskan sesuai dengan level organisasi Kearsipan.
1. di unit pengolah (penataan pertama)
– pemberkasan berdasarkan nama perusahaan
– kearsipan bertujuan penyediaan arsip sampai dengan terbitnya sertifikat izin usaha pengangkutan migas (nilai administrasi)
– salah satu data dukung penilaian unit kerja (jumlah badan usaha pengangkutan migas)
– daftar isi berkas terdiri dari item file persyaratan untuk mendapatkan sertifikat izin usaha pengangkutan migas.
2. di unit kearsipan 2/UK Ditjen Migas (Penataan Lanjutan)
– pemberkasan berdasarkan jenis produk pengangkutan migas dan kurun waktu.
– Transit simpan arsip sampai batas waktu retensi(masa berlaku sertifikat + masa inaktif)
– disimpan sampai dengan batas waktu masa perpanjangan sertifikat izin usaha pengangkutan migas + 1 tahun
– Penyediaan arsip untuk dokumentasi dan nilai hukum (jika terjadi permasalahan)
– Daftar isi berkas terdiri nama badan usaha pengangkutan migas disusun berdasar produk migas dan per tahun
3. di Unit Kearsipan 1/Pusat Arsip KESDM (Penataan Akhir)
– Pemberkasan berdasarkan proses hilirisasi migas (Pengolahan, penyimpanan, Pengangkutan, Niaga, dan harga subsidi(sesuai NUMENKELATUR organisasi level Eselon Tiga pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas di Ditjen Migas)
– Tidak lagi berdasarkan produk migas
– Penyediaan Arsip dalam kerangka memori organisasi KESDM.
– Daftar isi berkas berupa kumpulan izin Hilir Migas yg terdiri dari Pengolahan, penyimpanan, Pengangkutan, Niaga yang disusun per tahun.
Nurul Muhamad 