Senin 4 Maret 2019, di saat tenggelam dalam aktivitas kearsipan dalam rangka menjaga kualitas dan kuantitas sumber informasi yang terekam pada media arsip kertas, sebelum siang datang, tiba tiba seseorang bertanya.
Seseorang: “Hallo Mas Nurul, saya pensiunan arsiparis lemigas, Saya lihat di SIRUP atau Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan terdapat paket penataan arsip. Bisa ngobrol ngobrol mas?”
Aku: “Iya bu…….” tak ada kalimat menanggapi pertanyaan. Kemudian Ibu tersebut mengirimkan pesan via wa, untuk dapat dijadwalkan datang ke kantor, pada hari jumat.
Sebelum menutup telepon nya, Ibu itu pun masih menanyakan ” Mas Nurul kenal dengan sigit di RSCM, Pak Asep masih sering ke kantor?, kenal dengan pak Soleh?”
Percakapan di atas membuka cakrawala ingatan penulis. Kala itu, sekitar pertengahan 2008 lepas sebagai tenaga kontrak di Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Merasa diri sebagai sebagai tukang atau tenaga kerja yang mau dan mampu dipekerjakan untuk menata arsip, berangan angan dan berkeinginan dapat project penataan.
Masuk dan keluar di suatu Kementerian dengan bekal hanya perkenalan atau mengenal Si A dan Si B demi dipercaya untuk mendapatkan pekerjaan penataan arsip. Dari yang dibayar per kedatangan sampai menjadi anggota tim dg honor per bulan.
Meski akhirnya harus terhenti tak mendapatkan project penataan saat langkah usaha diterima pada Jalur PNS pada Desember 2009.
Pada saat permulaan meniti pekerjaan sebagai staf status PNS, Tahun 2009, Penulis sebagai staf baru di Ditjen Migas mengiyakan arahan pimpinan atas pihak ketiga dalam pelaksanaan paket penataan arsip.
Hal tersebut mendasarkan pada Peraturan Perundangan Kearsipan, sejak tahun 2009, Pihak ketiga atau badan usaha dalam bidang kearsipan diberikan akses untuk dapat melakukan pekerjaan pembenahan arsip, namun demikian terdapat beberapa catatan.
Penulis berpendapat bahwa:
1. Jasa pembenahan arsip yang dibutuhkan oleh suatu instansi sangat terkait erat dengan keberadaan sumber daya kearsipan (pendanaan, petugas penata arsip, sarana seperti boks arsip, Database atau aplikasi penyimpanan data arsip)
2. Arsiparis dapat diberikan porsi yang lebih banyak dalam hal penentuan skema penataan arsip, mekanisme penyortiran arsip, tata cara deskrepsi arsip, Desain proses bisnis kearsipan yang diterjemahkan dalam database aplikasi arsip.
3. Harga Satuan per Meter Linear yang dapat dipertanggungjawabkan, mengacu pada Satuan harga pada Perpres PNBP ANRI poin Jasa Pembenahan.
Tantangan suatu instansi dalam mempergunakan jasa badan usaha bidang kearsipan atau penataan arsip sebagaimana pengalaman penulis adalah
1. Keberadaan petugas penata arsip tidak sebanding dengan jumlah atau volume arsip yang disepakati.
2. Kesepakatan kerja berupa borongan meter Linear tidak dituangkan dalam satuan orang per jam atau orang per bulan
3. Kecakapan pemahaman dan kesamaan petugas dalam penanganan arsip.
4. Pengalaman petugas pada kegiatan pembenahan sebelumnya akan menjadi metode atau tatacara penataan
4. tidak adanya forum untuk penyampaian presentasi dan atau pelatihan atau pembekalan kepada petugas sebelum penataan arsip.
5. Sifat pekerjaan yang lepas sesuai kontrak.
6. Kesesuaian Daftar arsip dan fisik arsip.
Simpulan penulis bahwa jasa pembenahan arsip akan membantu layanan unit kearsipan dengan beberapa persyaratan:
1. Memposisikan petugas penataan pada unsur pelaksana dibawah kendali mutu arsiparis.
2. Seorang arsiparis harus mengecek tiap langkah penataan dari petugas penata arsip
3. Penetapan kesepakatan langkah-langkah teknis penataan secara bersama sama antara arsiparis dan petugas penata arsip.
4. Pemilahan dan penyortiran arsip dilakukan uji arsip sesuai kontek, konten, dan struktur.
5. Diperlukan dokumen Petunjuk Operasional (PO) untuk menerjemahkan borongan meter linear berupa ketersediaan jumlah dan kualifikasi petugas penataan.
6. Daftar arsip berupa database yang akan menjamin kontinuitas penataan arsip.
Nurul Muhamad 