Layanan kearsipan (kertas ke pdf)

#arsip #kearsipan #aplikasisurat

Meski sering diberikan komentar sebagai unit kerja terkecil dengan aktivitas perkantoran yang senyap, namun tim kerja arsip berusaha istikomah dalam pelaksanaan tugas pemberian dukungan manajemen teknis Ditjen migas.

Hari demi hari di ruang sepi (ruang arsip lantai 4 di Gd. Migas) terlihat gerak fisik mensortir kertas2, mengatur tentang penyimpanan, stok opname boks berisikan arsip kertas demi ketersediaan bukti kerja administrasi sampai menjaga informasi pada Ditjen Migas.

Kearsipan yg identik dengan kertas usang tak menyurutkan kekhusyukan jalan pengabdian kepada negara. Demi memberikan sumbangan yg nyata pada dukungan manajemen teknis Ditjen migas, tim arsip menangani urusan komunikasi kedinasan pada birokrasi yg identik dengan kertas.

Kondisi persuratan yg ditanamkan oleh prof. Wiratmaja selaku Dirjen Migas kala tahun 2016 telah merubah wajah kertas menjadi file digital bentuk pdf yg terbungkus dengan aplikasi database.

Atas arahan pimpinan waktu itu, tim arsip dapat diberikan kesempatan untuk mengawal operasional persuratan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer (TIK).

Beberapa aktivitas harus melakukan editing nama user atau pengguna sampai dengan mengecek data surat. Editing pengguna dikarenakan ada setiap bulannya terdapat rotasi atau mutasi serta promosi jabatan.

Meski merasa senyap, namun kegiatan mengawal aplikasi surat menjadikan tim arsip merasa populer dikalangan pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Selasa, 12 Maret 2019, Bp. Alpha Febrianto menghubungi tim arsip untuk menanyakan sarana persuratan di Ditjen Migas. Ada hari itu juga, anggota tim arsip yang mempunyai kemampuan komputer, Reza telah sowan Bapak Kasubdit DMBS yang dilantik ada awal Maret 2019.

Testimoni Bp. Alpha pun disampaikan melalui pesan singkat kepada penulis. Bersamaan hari itu juga telah diedit empat pengguna aplikasi surat untuk kasubdit DMBI, Kasubdit DMTP, Kasie SDMKA.

Selain itu, tim arsip migas juga memberikan pelayanan pencarian surat yang ditandatangani dan dirjen migas. Melalui pesan singkat, Retno Irawati , staf subdit pengangkutan migas menyampaikan pemintaan:
1. Surat Dirjen moratorium pipa gas Cirebon – Semarang dan Nota Dinasnya
2. Surat Dirjen moratorium pipa gas Kalimantan – Jawa dan Nota Dinasnya
3. Surat Dirjen moratorium pipa gas Gresik – Semarang dan Nota Dinasnya
[3/11, 8:48 AM] onne aswin alamsyah: tahun 2011🙂

Setelah menerima pelayanan, kepala seksi pengangkutan gas bumi, Onne Aswin pun menyampaikan testimoni kepada penulis melalui pesan singkat.

Gambaran cerita di atas merupakan catatan kepuasan kami selaku tim arsip migas yang merasa menjalankan tugas untuk memberikan layanan terbaik bagi Ditjen Migas.