Kinerja arsip migas 50 hari 2019

#penataan # penyimpanan arsip

Peran kearsipan sangat terasa ketika memberikan layanan penelusuran atau penyediaan arsip. Untuk itu diperlukan aktivitas untuk mempersiapkan layanan tersebut. Meski sifat nya hanya menjamin ketersediaan arsip, dalam arti layanan hanya jika dibutuhkan, namun diperlukan pengelolaan yg baik.

Dalam menunjang penyediaan arsip maka dilaksanakan aktivitas penataan dan penyimpanan yang sekaligus menjadi kegiatan pokok penulis sebagai arsiparis penyelia di Ditjen Migas.

Tulisan ini berisikan capaian kinerja unit kearsipan Ditjen Migas yg mungkin tidak terungkap dalam laporan periodik Ditjen migas, karena merupakan suatu bagian terkecil dalam pelaksanaan urusan ketatausahaan direktorat jenderal.

Capaian kinerja unit kearsipan Ditjen migas selama 50 hari kerja (1 Januari s.d. 15 Maret 2019) antara lain:
1. Penataan lanjutan atau manuver berkas sebanyak 1.300 boks atau setara 270 meter linear.
2. Penyimpanan arsip sebanyak 1.382 boks
3. Mensortir bahan non arsip sebanyak 7,5 ton
4. Pemindahan arsip ke unit kearsipan 1 atau pusat arsip KESDM sebanyak 471 boks.

Capaian tersebut dilaksanakan oleh 20 orang yakni dua Arsiparis dan tujuh petugas arsip non PNS, empat staf PNS, empat mahasiswi magang dan empat Siswi praktek SMK serta satu petugas OB

Dengan kerangka dukungan manajemen teknis berupa layanan perkantoran terkait urusan ketatausahaan direktorat jenderal, selama 50 (lima puluh) hari kerja di tahun 2019, secara kuantitatif capaian penataan arsip adalah 270 meter linear (ML) atawa 1.300 boks dengan rincian dalam satuan boks berdimensi 40x19x20 cm sebagai berikut:
– Niaga Migas : 111 boks /22 ML
– Pengolahan Migas : 92 boks /18 ML
– Pengangkutan migas : 215 boks /43 ML
– Rekom Impor barang penunjang migas:200 boks /40 ML
– Persuratan : 600 boks /120 ML
– Penyiapan program : 36 boks /6 ML
– Pelelangan umum : 115 boks /23 ML
– Pemantauan eksplorasi : 30 boks /6 ML
– Perencanaan : 64 boks /12 ML

Satuan hasil kerja dalam Meter Linear atau biasa disingkat ML untuk menunjukkan kuantitas arsip. Selain itu telah dipisahkan duplikasi dan bahan2 penyerta berkas atau non arsip dengan berat kurang lebih 7,5 ton.

Untuk penyimpanan arsip, aktivitas yang dilaksanakan adalah melakukan stok opname atau pergantian simpan terhadap arsip yg akan dilakukan penataan kembali dengan di tukar dengan arsip hasil penataan lanjutan (manuver berkas).

Aktivitas penyimpanan di ruang simpan luar kantor memerlukan angkutan yg mempergunakan mobil kantor maupun penyedia layanan jasa angkut barang.

Selain di ruang arsip lantai empat Gedung Migas, penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang sewa yang berjarak 10 KM. Berikut capaian kinerja aktivitas penyimpanan arsip yang terdiri daripada penarikan dan pengiriman simpan.

– Penarikan arsip dari ruang sewa (offstorage) sebanyak 556 boks
*Tgl 05/02/2019*
DMON 1-4, 77-122 = 50 boks
*Tgl 14/02/2019*
DMOS 1-4, 1-20 = 24 boks
DMBD 402 – 490 = 89 boks
DMO Surat/Nodin 34-57 = 24 boks
*Tgl 20/02/2019*
DMBD : 163, 164, 166, 405-408, 413, 439, 440 = 10 Boks
DMB LABEL 253-255, 257-258, 267, 324-325, 353, 359, 365, 374-377 = 15 Boks
*Tgl 26/02/2019*
DMOO 1-92 = 92 Boks
DMBS 12-37, 38-42 = 31 boks
*Tgl 12/03/2019*
DMON 123-172 = 50 boks
*Tgl 14/03/2019*
DMON 173-183 = 11 boks
SPPD non lelang usmun 2011 88-172 = 85 boks
*Tgl 15/03/2019*
DMTS 1-48 = 47 boks
DMBI: 1-18 = 18 boks

– Pengiriman simpan arsip di ruang offstorage sebanyak 672 boks dengan rincian:
*Tgl 20/02/2019*
SDMUT 1-73 = 74 boks
Laporan Lelang LPG 2013 444-470 = 26 boks
*Tgl 26/02/2019*
DMBD 402-448 = 47 BOKS
SDMUT: 74-149 = 76 boks
*05/03/2019*
SDMUT: 150-277 = 128 boks
*Tgl 12/03/2019*
DMBD 449 – 466 = 18 Boks
SDMUT: 278-340 = 63 boks
*Tgl 14/03/2019*
Personal File pensiun 1-120 = 120 boks
*Tgl 15/03/2019
ULP, SDMUT & personal file pensiun: 120 boks