#ReformasiBirokrasi #RB
18 Maret 2018, Bp. Akhmad Fauzi menyampaikan pertanyaan kepada unit kearsipan Ditjen Migas via wa ke penulis terkait usaha yang telah dilakukan untuk peningkatan pengamanan dan pengarsipan dokumen arsip. Menurut beliau pertanyaan tersebut untuk mendapatkan data dalam rangka penilaian mandiri Reformasi Birokrasi.
Jawaban penulis melalui pesan singkat bahwa peningkatan pengarsipan dengan melaksanakan kerjasama penyimpanan arsip dg pusat kearsipan ANRI dg nilai anggaran 170 juta per tahun untuk 5300 boks. Selain itu, pada tahun 2019 telah memindahkan arsip bernilai guna tinggi ke Gd. pusat Arsip KESDM sebanyak 471 boks.
Upaya peningkatan pengarsipan (baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/29/jasa-penyimpanan-arsip/ dilaksanakan melalui peningkatan kapasitas ruang simpan.
Kebutuhan ruang simpan tergambar pada hari Selasa, 19 Maret, Bp. Agung Kus selaku Pejabat Pembuat Komitmen Jargas menyambangi ruang arsip. Dokumen pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga yang dilakukan oleh kontraktor perlu disimpan sebagai bukti administrasi.
Lokasi gedung kantor Ditjen Migas yang berada di pusat perekonomian tepatnya di Jalan HR. Rasuna Said Kavling B-5 Kuningan Jakarta Selatan tidak memungkinkan dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip yang mencukupi.
Menurut penulis, kearsipan diselenggarakan dengan efektif dan efisien dalam penggunaan sumber daya yang terdapat di kantor termasuk penyediaan ruangan. Kearsipan terselenggara dengan tidak membebani kebutuhan ruang yang tersedia di gedung migas. Terlebih lokasi gedung di pusat bisnis seperti Jakarta Selatan.
Ruang kerja untuk pegawai yang kurang lebih berjumlah 500 orang menjadi prioritas pertama sebagai prasyarat berjalannya suatu perkantoran. Produktivitas para pegawai ditunjang dengan kebutuhan ruang rapat, ruang tamu, loby, pantry, ruang atk, ruang menyusui, ruang fax©. Bahkan kedudukan ruang file menjadi ruang penunjang.
Sejak diserahterimakan pengelolaan gedung yang semula bernama Gedung Plaza Centris dari sekretariat jenderal KESDM kepada Sekretariat Ditjen Migas sejak tahun 2016, Gedung Migas mulai berbenah. Penataan ulang dan peremajaan ruang kerja serta ruang pendukung lainya dilaksanakan pada tahun 2017 dan 2018.
Penataan kembali ruang kerja pada Gedung Migas yang terdiri dari 16 lantai dengan rincian:
– Lantai 16 : Direktur Jenderal (DJM) dan Kepala bagian rencana dan laporan (SDML)
– lantai 15 : Sekretaris Ditjen Migas (SDM), Kepala Bagian hukum (SDMH), Kepala Bagian umum kepegawaian & Organisasi (SDMU)
– lantai 14 : Direktur teknik dan lingkungan (DMT) dan tiga kasubdit pada DMT
– lantai 13: dua Kasubdit DMT dan dua Kasubdit DMO
– lantai 12: Direktur pembinaan pembinaan usaha hilir (DMO) dan tiga kasubdit
– lantai 11: Kepala Bagian Keuangan (SDMK), war room dan call center
– lantai 10: Direktorat Pembinaan Program Migas (DMB)
– lantai 9 : Direktur infrastruktur migas (DMI), Kasubdit DMIR. & Kasubdit DMIB
– lantai 8 : Direktorat pembinaan usaha hulu migas (DME)
– lantai 7: dua Kasubdit DME, PERPUSTAKAAN, Poliklinik, Dharma wanita, koperasi
– lantai 6: direncanakan auditorium
– lantai 5: yayasan pertambangan, dan ruang teknisi
– lantai 4 : Pelayanan Investasi, penerimaan surat, ruang arsip, dan masjid
– lantai 3 – 1 : ruang parkir mobil
Penataan ruangan tersebut, ruang arsip telah menempati lantai pada struktur konstruksi yang kokoh yakni lantai 1 s.d. Lantai 5.
Kapasitas ruang arsip dapat menampung tiga ribu boks (3000), dan meski demikian masih diperlukan kebutuhan space untuk aktivitas pemilahan /pensortiran, input data dan transit penyimpanan.
Jika dilihat dari pertambahan arsip tiap tahun, kapasitas ruang arsip pada Gedung Migas tidak dapat menampung seluruh arsip. Untuk itu diperlukan kegiatan kerjasama jasa penyimpanan dan pemindahan ke gedung Pusat Arsip KESDM.
Kesimpulan tulisan ini adalah peningkatan pengarsipan sangat dipengaruhi keadaan lokasi gedung perkantoran yg terletak di pusat bisnis. Harga ruang kerja yg sangat mahal, menjadi dasar penentuan ruang simpan yg terpisah dari gedung kantor (offstorage).
Dengan demikian kearsipan dapat terselenggara secara efektif dan efisien sesuai sumber daya pada direktorat jenderal Migas meski tetap memperhatikan tingkat pengamanan. Penyedia jasa penyimpanan sudah pasti memperhatikan tingkat keamanan baik dari ancaman faktor lingkungan, faktor jamur, serangga dan lain sebagainya.
Nurul Muhamad 