Berkas Pegawai KESDM

#personalFile #berkaspegawai

Tulisan yang diunggah pada 13 Maret 2019 berjudul https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/13/layanan-kearsipan-kertas-ke-pdf/ pada WAG Arsiparis KESDM disambut oleh fajar (arsiparis di biro Sumber Daya Manusia pada sekretariat jenderal KESDM) dengan mengumumkan hasil penilaian (PAK) yang sudah dapat diunduh di aplikasi https://sipeg.esdm.go.id

Tidak tahu kebetulan atau sudah menjadi realitas layanan kearsipan bahwa dari kertas ke pdf dengan dibungkus suatu aplikasi database, memberikan kesan kehadiran kearsipan lebih nyata.

Meski lokasi gedung kantor terpisah jauh dari gedung sekretariat jenderal, namun arsiparis yang tergabung dalam WAG tersebut dengan cepat dapat melihat hasil penilaian kinerja arsiparis.

Layanan kearsipan yang bagus dan maju tersebut tidak dapat dilepaskan dengan pengelola berkas pegawai atau personal file dalam suatu database. Penulis tahu persis bahwa aplikasi yg sekarang menjadi sipeg diinisiasi dari program arsip kepegawaian yang pada tahun 2013 diberikan nama sistem dokumentasi naskah kepegawaian (Sisdoktah).

Meski sekarang bernama https://sipeg.esdm.go.id, yang menjadi sistem perekaman kehadiran, dan serta perekaman besaran tunjangan kinerja pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM namun secara konseptual adalah pengelolaan arsip pribadi pegawai atau personal file.

Adalah Yudi Harsono, Arsiparis Penyelia di biro Sumber Daya manusia pada sekretariat jenderal KESDM yang sekarang telah promosi pada jabatan Kasubag TU Menteri, pernah mengajak diskusi terkait program pengelolaan arsip kepegawaian dengan penulis pada tahun 2013. Arsiparis tersebut yang mendapat penugasan pimpinan untuk mengelola arsip pegawai.

Penulis pun sempat mengikuti salah satu pertemuan bersama pengelola kepegawaian di lingkungan KESDM untuk membahas terkait pengelolaan arsip kepegawaian berbasis database Web yang diberi nama SISDOKTAH.

Pada perkembangan pengelolaan kepegawaian terdesak kebutuhan perekaman kehadiran untuk menyambut kebijakan renumerasi (pemberian tunjangan kinerja). Dibutuhkan suatu sistem pengelolaan pegawai dengan jumlah kurang lebih enam ribu (6000) orang dan tersebar di Jakarta, Yogyakarta, Bandung, Cepu.

Saat ini, setiap PNS di lingkungan KESDM telah akrab dengan aplikasi sipeg.esdm yang sebetulnya konsep awal adalah pengelolaan personal file. Setiap pegawai dapat mengakses arsip pribadi pegawai (personal file) melalui aplikasi termaksud.

Kiprah arsiparis dalam memberikan kontribusi untuk kemajuan instansi perlu diceritakan agar memberi inspirasi.

Teringat cerita seorang Yudi Harsono kepada penulis di tahun 2013, yaitu ketika Bapak sekretaris jenderal KESDM berada di luar negeri membutuhkan salah satu dokumen pribadi, dan melalui aplikasi yg diendorse oleh arsiparis termaksud, pejabat tersebut mendapatkan kebutuhan saat itu juga.

Terasa gampang jika melihat hasilnya, namun penulis berpendapat perlu perjalanan panjang dan membutuhkan ketelatenan, dan keuletan dalam menjalani hari harinya. Penugasan pimpinan kepada arsiparis di biro Sumber Daya manusia dalam mengawal penemuan teknologi tepat guna dilaksanakan dengan baik.

Sejak dari pengusulan rencana anggaran, dan bahkan menjadi pejabat pembuat komitmen, sampai menjadi tim counterpart pernah dilakukannya meski tetap sebagai arsiparis yg melaksanakan layanan kearsipan.

Bungkusan sistem informasi kepegawaian tidak menghalangi idealisme kearsipan yang dimilikinya. Justru dengan dibungkus dengan kepentingan unit kerja, memberikan pengajaran bahwa kearsipan adalah kawah candradimuka atawa dapur, atau ruang produksi.

Arsiparis yang berkecimpung di dapur atau ruang produksi hanya bisa mengendorse dengan bukti kerja yang nyata meski yang akan menikmati hasil produksi atau hasil kerja bukan arsiparis atau bukan bidang kearsipan.

Pemanfaatan teknologi informasi komputer yang masih sulit diimplementasikan di kearsipan menjadi tantangan bagi pola pikir/mindset arsiparis. Perbedaan sudut pandang dan cara mendudukan otomasi kearsipan dihadapkan dengan pendapat umum bahwa ketergantungan ketersediaan jaringan inet, mudah dimanipulasi, ancaman peretas, sampai dengan pembiasaan pengguna dengan rentang pemahaman komputer yang berbeda beda.

Meski tidak menjadi prestasi kinerja arsiparis secara langsung, tidak menghalangi dan menyurutkan semangat untuk berkiprah dengan mengimplementasikan idealisme kearsipan.

Hal tersebut membawa hasil untuk mengarsipkan berkas pegawai mempergunakan sarana aplikasi database. Item berkas di pindai atawa discan kemudian di unggah pada sipeg.esdm. Dengan metode pengarsipan tersebut memberikan kemudahan bagi arsiparis penerus dalam menunjukan layanan kearsipan.