#pemberkasan #penggunaandanpemeliharaan
Hari itu, pada tanggal 19 Maret 2019, dua orang pengadministrasi pada Subdit Pengangkutan Migas (DMOA) yakni Kusmayadi dan Retno Irawati menemui penulis sebagai arsiparis penjaga ruang arsip Ditjen Migas. Mereka menerima tugas dari pimpinan unit kerja dalam menelusuri nota dinas nomor 277/DMOA/2015 tanggal 27 Maret tahun 2015.
Nota dinas tersebut dirujuk oleh Bagian Hukum (SDMH) sebagai jawaban permohonan pertimbangan hukum atas pelanggaran regulasi oleh salah satu badan usaha pemegang lisensi atau izin usaha pengangkutan minyak bumi.
Arsip yang ditelusuri adalah nota dinas bertanda tangan Kasubdit Pengangkutan Migas yang ditujukan ke Kepala Bagian Hukum tentang tanggapan laporan kegiatan pengangkutan minyak bumi melalui pipa yang dilaksanakan oleh BUMN Migas dengan Badan Usaha.
Sebelumnya, Kusmayadi menyampaikan kejanggalan nomor nota dinas dimana pada nota dinas yang lain dengan tanggal dan bulan yang sama menunjukkan lompatan urutan lebih dari 30 nomor. Lompatan urutan nomor nota dinas yang tidak wajar meski beliau tidak dapat menunjukkan buku penomoran nota dinas DMOA.
Kejanggalan penomoran termaksud akhirnya terbukti setelah nota dinas diketemukan dengan perihal yang sama namun nomor berbeda. Nota dinas kasubdit pengangkutan Migas yang dimaksud adalah bernomor 227 bukan bernomor 277.
Ketidaksesuaian pengetikan rujukan nomor nota dinas SDMH yang menjawab nota dinas kasubdit pengangkutan Migas terdapat pada alinea pembuka yang seharusnya 227 diketik 277.
Berdasarkan kejadian nyata terkait penelusuran arsip nota dinas di atas, maka penulis akan membuat beberapa analis dan pandangan umum yang dikaitkan penggunaan dan pemeliharaan arsip.
Meski menjadi instrumen pokok dari pelaksanaan kearsipan, penulis tidak mendasarkan petunjuk teknis tata naskah dinas yang berlaku di Ditjen Migas yang sebetulnya sudah ditetapkan bahwa penggunaan nota dinas bertanda tangan eselon tiga (Kasubdit/Kabag) harus dilewatkan pada pejabat diatasnya (Direktur/Sesditjen)
Menurut penulis hal tersebut hanya kesepakatan teknis yang berbenturan dengan kebiasaan atau praktik yg sudah berlangsung sebelum ditetapkan petunjuk teknis tata naskah dinas pada tahun 2009.
Atau kemudian dengan dalih pengkhususan bahwa terkait dengan pertimbangan hukum yang segera maka pembatasan komunikasi diagonal sebagaimana contoh kasubdit ke Kabag akan menghambat pelayanan publik.
Analisis juga tidak dikaitkan dengan teknis penyusunan surat yang menjadi lingkup tata naskah dinas. Dari segi penyusunan naskah dinas, kesalahan pengetikan nota dinas SDMH tersebut tidak terjadi jika peran atau tugas pengadministrasi dilaksanakan dengan baik.
Naskah dinas yang diparaf oleh pejabat administrasi dilakukan pengecekan oleh pengadministrasi selaku petugas persuratan dalam hal pengetikan serta kelengkapan dasar penandatangan oleh pejabat yang besangkutan.
Analisis dan pandangan penulis pada tulisan ini dikaitkan dengan penempatan naskah ke dalam himpunan yang logis dan sistematis sesuai kontek kegiatan sehingga menjadi satu berkas karena memiliki kesamaan informasi, kesamaan bentuk atau kesamaan masalah pada unit kerja.
Tulisan ini menjadi sarana penulis untuk mendalami terkait pelaksanaan pasal 46 Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009 terkait arah dan landasan alihmedia sebagai suatu metode pemeliharaan arsip.
Selain itu ketertarikan penulis tentang fase penggunaan dan pemeliharaan pada daur hidup arsip. Kenapa pemeliharaan harus dikaitkan dengan penggunaan? Kenapa tidak pisah saja menjadi fase penggunaan dan fase pemeliharaan?
Pemeliharaan arsip dilaksanakan untuk kepentingan penggunaan sehingga dapat memberikan jalan masuk terkait penelusuran arsip. Salah satu metode tersebut adalah sistem pemberkasan.
Tulisan ini juga mengaitkan isi pedoman pemeliharaan arsip yg telah diterbitkan ANRI pada tahun 2018 yg dibungkus dalam suatu peraturan bernomor 9.
Penulis tertarik pada pasal 4 ayat 2 huruf c pada peraturan termaksud bahwa untuk menjaga keutuhan dan keautentikan, keamanan dan keselamatan dilakukan dengan memastikan arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip
PEMBAHASAN
Tujuan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip diuji dengan penelusuran arsip sebagaimana cerita di atas. Nota dinas sebagai salah satu bentuk naskah dinas yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi antar unit kerja di dalam suatu satuan kerja masih akan ditelusuri meski telah bertahun tahun yang lalu.
Untuk itu diperlukan penempatan nota dinas ke dalam satu berkas yang disebut dengan pemberkasan. Pemberkasan dengan mendasarkan kesamaan isi informasi dikaitkan dengan kontek kegiatan dianggap yang paling baik daripada mendasarkan kesamaan bentuk atau kesamaan masalah.
Namun demikian, suatu kegiatan yang dinamis dan syarat dengan kompleksitas dengan keterkaitan hubungan banyak pihak menyuratkan segudang informasi. Isi informasi pada suatu naskah meski diikat dengan kontek kegiatan masih sangat multi persepsi dan tafsir.
Hal tersebut akan berpengaruh kepada penamaan berkas. Contohnya pada kasus persuratan yang penulis sampaikan pada awal tulisan ini. Kontek kegiatan pembinaan usaha pengangkutan Migas yakni pengawasan bisnis/usaha dalam bentuk perizinan.
Tanggapan SDMH yang dimintakan DMOA terkait laporan usaha pengangkutan minyak bumi melalui pipa oleh suatu badan usaha dan pengalihan perjanjian kepada pihak ketiga merupakan bentuk pelanggaran ketentuan perundang undangan. Maka dipertimbangkan untuk pencabutan izin usaha.
Pembangunan pipa fasilitas pengangkutan minyak bumi dari Bayu Urip ke Mudi sepanjang 40 KM yang dilaksanakan oleh BUMN Migas melalui kerjasama kemitraan badan usaha yang telah mendapatkan lisensi atau sertifikat izin usaha dari KESDM pada tahun 2009 dan diperbaharui tahun 21013. Pada perkembangan selanjutnya terhitung 2014, kemitraan tersebut dialihkan kepada pihak ketiga yang belum memiliki sertifikat izin usaha
Dari ilustrasi kegiatan diatas, maka terdapat beberapa kemungkinan perbedaan penentuan nama berkas sesuai isi informasi yang dilaksanakan oleh petugas arsip a.l.
– berkas teguran badan usaha pengangkutan migas
– berkas nama badan usaha (PT…….)
– berkas perizinan pengangkutan minyak bumi melalui pipa banyi urip ke mudi
– berkas pencabutan izin usaha pengangkutan migas
Oleh karena isi informasi masih menyebabkan kemungkinan perbedaan penamaan berkas, dan maka sebagai alternatif dapat diberikan nama berkas berupa kode klasifikasi. Hal tersebut sebagaimana pasal 4 ayat 2 huruf c pada peraturan kepala ANRI nomor 9 tahun 2018 bahwa untuk menjaga keutuhan dan keautentikan, keamanan dan keselamatan dilakukan dengan memastikan arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip
Kemudian penulis mulai terusik, tentang kode klasifikasi arsip KESDM yang diterbitkan pada tahun 2006 (lebih tua dari UU kearsipan 2009). Apakah penyimpanan nota dinas tersebut sesuai dengan klasifikasi arsip KESDM dapat mencerminkan kontek kegiatan pengangkutan migas??
Isi informasi dalam nota dinas tersebut masuk ke kode klasifikasi yang mana y? Apakah pemilihan klasifikasi sesuai isi informasi terkandung tafsir dan multi persepsi? Apakah isi informasi pada nota dinas tersebut masuk dalam klasifikasi pembinaan pengusahaan Migas? Ataukah masuk klasifikasi pemasaran dan niaga Migas?
Penulis tidak memberikan simpulan pada tulisan ini. Tulisan ini hanya dipergunakan untuk mengurai pemahaman kearsipan untuk menemukan cara pemberkasan yang tepat. Pemberkasan yang dapat menjadi pintu masuk penelusuran arsip. Sehingga menjamin ketersediaan arsip.
Apakah perlu tiga kesamaan yakni kesamaan bentuk, kesamaan isi informasi dan kesamaan masalah diperhatikan menjadi satu entitas yang utuh?
Memandang arsip tidak hanya dari strukturnya saja (terkait bentuk). Arsip juga tidak hanya dilihat dari konten saja (terkait isi informasi). Sebutlah arsip jika saling terkait antara struktur, dan konten dan konteks (kegiatan sesuai kewenangan).
Nurul Muhamad 