Forum Kearsipan Ditjen Migas

Kamis, 28 Maret 2019 di Gd. Puslitbang Ketenagalistrikan dan EBTKE terlaksana forum kearsipan Ditjen Migas dengan tema penyusutan Arsip dengan kehadiran kurang lebih 50 pegawai di lingkungan Ditjen Migas.

Di Gedung kantor yg berlokasi di Gunung Sindur masuk daerah administrasi Bogor tersebut, diskusi antar staf pelaksana, arsiparis, pengadministrasi, pustakawan dalam kerangka penyediaan ketersediaan arsip untuk dukungan manajemen teknis Direktorat Jenderal.

Pada kesempatan tersebut sekaligus dilakukan penyerahan daftar arsip yang pindahkan ke Gd. PUSAT ARSIP KESDM yg berisikan ribuan rekaman kegiatan hasil kajian tenaga ahli terkait kemigasan tahun 1992 s.d 2017. Rekaman kegiatan atau arsip yang bernilai memori organisasi (penelitian dan dokumentasi).

Penyerahan daftar arsip sebagai simbolis kegiatan penyusutan arsip (pemindahan ke unit kearsipan). Penyerahan daftar dari Ditjen Migas (Mulyanto/arsiparis pertama) diterima oleh arsiparis madya biro umum (Eka Runi). Penyerahan tersebut untuk merangkai kegiatan pemindahan fisik yang telah terlaksana sebanyak 471 boks pada tahun 2019.

Forum kearsipan dilanjutkan dengan paparan penyusutan arsip di lingkungan Ditjen Migas oleh arsiparis penyelia. Isi paparan terbagi menjadi tiga bagian yakni
BAGIAN PERTAMA
– penyamaan persepsi terkait definisi, kedudukan, dan dan teknis penyusutan arsip agar mendapatkan kesamaan tindakan oleh para pengadministrasi pada unit kerja (unit pengolah)
– wujud tindakan penyusutan ialah memindahkan berkas kerja dari meja dan almari para staf ke ruang file, memindahkan file dari ruangan file ke ruang arsip.
– dilakukan secara rutin yang dibarengi dengan pendataan arsip (penyusunan daftar arsip)

BAGIAN KEDUA
Pelaksanaan penyusutan dimaknai sebagai usaha untuk menjamin ketersediaan arsip. Tercatat beberapa kali pencarian arsip yang berhasil, namun juga beberapa kali masih belum ketemu menjadi ukuran jaminan ketersediaan arsip.

BAGIAN KETIGA
Tanggapan dinamika forum terkait sistem central file, sarana kearsipan(lemari arsip, filling kabinet), keberadaan ruang file di tiap lantai pada Gedung Migas, mengkategorikan arsip, antara arsip atau bahan pustaka.
– Diah Nawangwulan (pengadministrasi pada subdit keselamatan Hulu Migas) menyampaikan peruntukan ruang file yang berada di lantai 14.
– Dani Fajar P (Sekretaris Dirjen): ketiadaan filling kabinet pada ruang kerja sekretariat Dirjen di Lantai 16 yang baru selesai renovasi
– Suminta (Pengadministrasi pada Subdit Wilayah Kerja Konvensional): rencana pemindahan dokumentasi proses penawaran wilayah kerja konvensional (dijilid) apakah ke pusdatin?, apakah ke unit kearsipan?, apakah ke perpustakaan?
– Sinta Raesanti(Pustakawan) : koleksi hasil kajian yang tersimpan di perpustakaan
– Dwi Retno Irawati (pengadministrasi pada Subdit Pengangkutan Migas) : tahap penyusutan arsip

Pada akhirnya, kondisi yang ditargetkan dari kegiatan forum kearsipan termaksud adalah tercapainya pergerakan yang solid dan kondusif diantara para pegawai yang menangani kearsipan (pengadministrasi dan sekretaris pimpinan)

Meski kearsipan di unit kerja belum menjadi aktivitas perkantoran yang diprioritaskan, namun dengan forum kearsipan yang diselenggarakan secara rutin dapat menginisiasi gerakan sadar arsip.