Kamis, 4 – 5 April 2019 bertempat di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi (PVMBG) Bandung, forum persuratan dihadiri pengelola ketatausahaan di lingkungan KESDM. Forum tersebut merupakan pertemuan kedua, sebelumnya 13 Maret 2019 pada kick off metting nadine 2.0 di Wisma PGN Bandung .
Forum yang diinisiasi PUSDATIN (unsur pelaksana dukungan urusan teknologi informasi) dan berkolaborasi dengan Biro Umum ( unsur pelaksana dukungan persuratan), dalam kerangka pemanfaatan TIK untuk persuratan.
Dalam kurun 2015 s.d. 2018, kebutuhan pengelola tata usaha untuk urusan persuratan dilaksanakan dengan beberapa versi aplikasi pada tiap satuan kerja di lingkungan KESDM.
– Versi Biro Umum : dipergunakan untuk pencatatan surat masuk dan keluar di Sekretariat Jenderal.
– Versi Pusdatin KESDM : Terkenal dengan nama TNDE
– Versi Ditjen Migas: dipergunakan sejak tahun 2003, dikembangkan pada tahun 2011, migrasi dengan sistem operasi yang berbeda pada tahun 2013, dan atas arahan langsung Dirjen pada tahun 2016, diadobe dan dikembangkan kembali oleh Sekretariat Jenderal KESDM, diadobe dan dia berikan nama NADINE dan di BPSDM
– Versi Gatrik: sempat terkenal di antara para direktur jenderal diterapkan di Ditjen Ketenagalistrikan kemudian aplikasi ini diadobe untuk beberapa satker di antaranya Ditjen Minerba, inspektorat jenderal, dan Balitbang
– Versi EBTKE: meski satker baru diantara satker lain di lingkungan KESDM, melaunching aplikasi persuratan di tahun 2017 (dikembangkan sejak 2015).
Beberapa versi tersebut selama satu tahun (2018) diintegrasikan dengan menggandeng vendor SOA (telkom). Meski demikian sering terdapat beberapa kendala, untuk itu PUSDATIN mengembangkan aplikasi yang dapat mengakomodir praktik persuratan di seluruh satker dalam satu versi.
Selain itu terkait pula dengan kebijakan Wakil Menteri ESDM (Bp. Archandra), bahwa dimulai 2019 merupakan tahun dimulai moratorium penganggaran aplikasi pada tiap satker di lingkungan KESDM. Anggaran dipusatkan di PUSDATIN.
Kebijakan pemusatan anggaran di PUSDATIN memiliki konsekuensi untuk pemeliharaan aplikasi persuratan yang sudah diterapkan pada masing masing satuan kerja di lingkungan KESDM.
Yang menarik buat penulis adalah penentuan usaha pemeliharaan aplikasi persuratan bukan lagi melakukan integrasi dari lima versi aplikasi persuratan yang tersebut diatas (versi biro umum, versi PUSDATIN, versi Ditjen Migas, versi EBTKE, versi Gatrik), namun dikembangkannya nadine versi 2.0 yang diharapkan dapat dipergunakan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan KESDM.
Pengambangan versi PUSDATIN saat ini mengusung konsep partisipatif dari pemilik bisnis proses persuratan yakni yang tergambar pada beberapa versi aplikasi persuratan.
Penulis belum mendapatkan update hasil pertemuan pertama, meski demikian berdasarkan file yang dishare oleh Kasubag TU menteri (Irwan) pada WAG nadine 2.0 dapat digambarkan bahwa melalui Biro Umum Cq. Bagian Tata Usaha melaksanakan identifikasi proses bisnis dengan mengunjungi satker yakni 20 – 30 Maret 2019 di Ditjen Gatrik, di Ditjen EBTKE, dan di Ditjen Minerba.
Hasil kunjungan terdokumentasi namun masih bersifat umum yang menggambarkan proses bisnis persuratan misalnya adanya asas sentralisasi yang dilaksanakan oleh Ditjen Gatrik dalam penerimaan dan pencatatan surat (Masuk dan Keluar). Berbeda dengan ditjen Minerba yang masih terdapat praktik penerimaan surat pada tiap direktorat tanpa registrasi di unit tata usaha.
Menurut penulis, agar mendapat identifikasi yang konsisten perlu dipersiapkan suatu formulir yang terdiri dari pengurusan surat (mail handling) dan formulir penyusunan naskah dinas.
Lingkup pengurusan surat (mail handling) dengan ilustrasi antara lain:
– Pencatatan(registrasi) /input data surat masuk dengan bukti kerja agenda surat masuk. Kegiatan yang dilaksanakan oleh petugas surat atau arsiparis pelaksana pada unit tatausaha. Hal2 yang akan terintegrasi dalam pencatatan surat masuk misalnya surat tembusan menjadi akibat dari pencatatan satu unit tata usaha. Contohnya : surat dari SKK Migas kepada Menteri ESDM yang ditembuskan ke dirjen Migas diinput oleh petugas Tu kementerian, sedangkan tu dirjen Migas akan menerima data surat yang telah diinput pada akun pejabat pengawas (kasubag tata usaha Ditjen Migas)
– Penerusan surat masuk sampai dengan tujuan surat. Meskipun penerusan tidak lagi membawa fisik surat karena telah di pindai atau diterima dalam bentuk pdf, namun tidak menghilangkan beban kerja petugas penerusan surat masuk. Jenis pekerjaan meneruskan surat beralih kepada pekerjaan menyimpan surat sampai batas waktu tertentu. Misalnya menyimpan surat masuk sampai dengan dua bulan kemudian memindahkan ke ruang arsip. Kemudian keterbatasan dalam scan surat masuk memungkinkan penerima surat menelusuri dokumen lampiran yang bertandatangan basah atau lampiran bentuk buku.
– Pejabat pengawas (kasubag tu, atau kasubag umum) melakukan pengawasan kebenaran pencatatan surat. Vlidasi kesesuaian pencatatan surat sebelum dikirim ke sekretaris pimpinan merupakan bukti kinerja pejabat yang bersangkutan, selain itu sebagai sumber data pembuatan laporan jumlah surat pada tiap triwulan atau laporan tahunan.
– Sekretaris pimpinan menerima surat untuk disampaikan di meja pimpinan (surat bentuk kertas). Meski beralih dari kertas ke pdf yg dibungkus aplikasi, tugas sekretaris pimpinan dalam menyajikan surat masuk kepada pimpinan tetap melalui beberapa pengkategorian misalnya
⬜ pemilihan bentuk undangan,
⬜ surat masuk yang berasal dari menteri atau wakil merupakan prioritas bagi pejabat eselon 1(dirjen dan kepala badan)
⬜ Surat bersifat tembusan menjadi potensi akan mengganggu pimpinan (mengingat kesibukan pimpinan)
⬜ Surat yang dobel atau ganda karena kesalahan validasi pejabat pengawas
– user pimpinan melakukan disposisi surat. Diibaratkan meja kerja yang berisi surat masuk, dasbord pada user pimpinan diusahakan seminimal mungkin, sama halnya meja pimpinan yang tidak terlalu banyak map surat. Kemudahan dalam melihat isi surat (dalam hal aplikasi tidak terlalu aktivitas klik) menjadi pertimbangan programer.
– dan seterusnya sampai pada petugas persuratan yang lain.
Formulir tersebut bukan hanya diisi dengan wawancara pada praktik persuratan secara aktual, namun formulir tersebut dapat diisi dari alur proses bisnis persuratan yang telah diimplementasikan pada aplikasi persuratan berbagai versi termaksud
Pengisian formulir dapat mempercepat identifikasi dan memetakan perbedaan proses bisnis pada masing aplikasi yang berbeda versi termaksud.
Dengan demikian dapat tersusun dokumen perencanaan sebagai dasar pengembangan aplikasi persuratan yang akan diberlakukan untuk seluruh satuan kerja di lingkungan KESDM
Nurul Muhamad 