PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

15 – 16 April 2019, tim audit internal kearsipan dari Biro Umum KESDM mendatangi unit kearsipan Ditjen Migas sebagai kerangka pegawasan kearsipan.

Tim yang dilaksanakan oleh Tukiran (Arsiparis Madya) dan Tulus diawali dengan sounding ke kasubag tata usaha yang mewakili pejabat Administrasi di Ditjen Migas.

Isian formulir pada audit kearsipan terdiri dari enam bagian yakni

BAGIAN PERTAMA : Penciptaan arsip yang menggambarkan kondisi yakni
📂 pembuatan naskah dikendalikan dengan pencatatan atau registrasi atau pemberian nomor surat oleh unit kearsipan ditjen migas dengan sistem agenda elektronik
📂 penerimaan surat dilaksanakan oleh unit tata usaha yang terlebih dahulu di catat pada sistem surat.migas.esdm.go.id sebagai agenda elektronik. Pencatatan tersebut dilaksanakan oleh petugas yang diawasi oleh kasubag tata usaha sebelum surat didistrbusikan kepada tujuan surat.
📂 Tindakan pengawasan pencatatan surat masuk sekaligus untuk mengarahkan surat berdasar tujuan surat.
📂 Penyampaian surat masuk dilaksanakan secara online dengan melewati sekretaris pimpinan. Surat terbaca melalui perangkat komputer berbentuk digital berupa file digital.
📂 jika dibutuhkan fisik surat, maka sekretaris atau petugas surat pada unit pengolah dapat menghubungi unit tata usaha.
📂 Tindakan pengendalian surat diterjemahkan dengan fitur jurnal disposisi pada aplikasi surat.migas.esdm.go.id dengan fungsi dapat menampilkan histori surat dan cetak lembar penyelesaian surat masuk.

BAGIAN KEDUA: Pengolahan arsip inaktif.
📦 Penerapan asas provenance (asal usul) dalam pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan Ditjen Migas diterjemahkan dengan penataan arsip berdasarkan unit kerja eselon tiga sebagai unit pengolah.

Sedangkan untuk asas original order diterapkan untuk arsip yang berasal dari sekretariat pimpinan baik eselon 1 dan dua serta unit tata usaha (menerima surat masuk, mencatat, mengalihmedia, dan menyampaikan bentuk pdf). Penggunaan sarana surat.migas.esdm.go.id menghasilkan surat masuk asli yang menumpuk di unit tata usaha.

📦Kegiatan penataan arsip inaktif dengan melakukan pengaturan fisik arsip dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali. Pengaturan fisik sesuai dengan identitas kode unit kerja untuk arsip substantif, sedangkan untuk arsip fasilitatif dikembalikan kepada unit pemilik proses bisnis dukungan administratif.

Contoh ; berkas kegiatan pelaksanaan anggaran yang berasal dari subdit, pengaturan fisik berkas tersebut di kelompok SDMK yg merupakan kode unit bagian Keuangan (pemilik proses bisnis pelaksanaan anggaran)

Contoh: berkas kelompok kerja (Pokja pengadaan) yg dulu disebut dengan panitia lelang, pengaturan fisik berkas nya pada kelompok ULP bersama dengan berkas yang berasal dari Pejabat Pembuat Komitmen di lingkungan Ditjen Migas.

📦 pengolahan informasi arsip dilaksanakan dengan sarana aplikasi “arsip digital” yang menjadi sarana untuk penyimpanan daftar arsip. Daftar dalam bentuk file Excel, sering keselip atau hilang seiring pergantian pelaksana penataan. Oleh karena itu, kebutuhan daftar arsip dapat dipersiapkan dari pengambilan data yang telah tersimpan pada aplikasi “arsip digital”.

📦Daftar arsip tersusun atas unit informasi antara lain pencipta arsip, unit pengolah, bentuk arsip, uraian informasi arsip, lokasi simpan (ruangan, lemari, boks, folder), kurun waktu.

BAGIAN KETIGA: Pemeliharaan arsip
🍃 Unit Kearsipan Ditjen Migas menyimpan arsip kurang lebih 8.700 boks. Lokasi simpan terbagi dua yakni penyimpanan di luar Gedung Migas (saat ini bernama Gd. IBNU SUTOWO) dengan bekerjasama dengan penyedia layanan jasa penyimpanan sebanyak 5.300 boks. Sedangkan di dalam gedung menyimpan kurang lebih 3.400 boks
🍃 Pemanfaatan map bekas untuk menggantikan folder menjadi terobosan untuk mendekati pelaksanaan kearsipan yang murah. Meskipun map bekas, namun kondisi masih bersih dan bagus.
🍃 Map yang telah diisi arsip dilakukan pengikatan dengan tapi rafia untuk berkas yang dikhawatirkan lepas dari map sebelum dimasukkan ke dalam boks arsip.
🍃 Boks arsip ditempatkan di rol opek secara urut
🍃 Ruangan pada penyimpangan sistem sewa dikhususkan untuk penyimpanan arsip inaktif dan di ruang arsip dalam gedung pun telah dikhususkan untuk penyimpanan arsip
🍃 Daftar rekapitulasi boks arsip diperbaharui pada setiap waktu terjadi penambahan dan proses manuver berkas (terjadi pengurangan jumlah boks)
🍃 Arsip inaktif yang berada di ruang penyimpanan dilakukan pengolahan kembali dengan mendasarkan pada Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di KESDM
🍃 Alih Media arsip dilakukan untuk arsip yang bernilai permanen. Salah satunya adalah surat surat bertandatangan direktur jenderal.
🍃 Saat ini belum dilakukan penandatangan berita acara alih media, menjadi PR unit kearsipan Ditjen Migas untuk melakukan penandatangan Berita Acara Alih media Surat2 bertanda tangan Direktur Jenderal

BAGIAN KEEMPAT: Layanan Arsip
✨ Ketentuan Prosedur layanan arsip termuat pada petunjuk teknis tata persuratan dinas dan kearsipan serta SOP yang bertandatangan Ses ditjen Migas
✨ Sarana peminjaman berupa Form peminjaman yang berbentuk kertas. Selain itu ada proses rekap peminjaman kedalam aplikasi arsip digital.
✨ Unit Kearsipan Ditjen Migas melayani pengguna internal yakni pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas. Sedangkan untuk pelayanan arsip eksternal dilaksanakan oleh unit kerja pemilik bisnis proses (unit kerja di lingkungan Ditjen Migas)
✨ Layanan arsip pembayaran untuk BPK disupport oleh unit kearsipan, kemudian Unit Keuangan Migas yang menyampaikan arsip nya
✨Layanan arsip untuk penegak hukum disampaikan oleh pejabat yang bersangkutan sesuai dengan permintaan arsip
✨Layanan untuk konsultan hukum disampaikan oleh bagian Hukum
✨Layanan arsip pada pengadilan pajak cost recovery Migas disampaikan oleh Direktorat yang bersangkutan

BAGIAN KELIMA: Penyusutan arsip
🔲 Unit Kearsipan Ditjen Migas telah menerima pemindahan arsip dari seluruh unit pengolah yang berjumlah 32 unit
🔲 sudah 100 % unit pengolah yang memindahkan arsip
🔲 pemindahan arsip dilaksanakan untuk arsip yang berbentuk kertas,
🔲 pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah dilaksanakan berdasarkan keterbatasan ruang kerja yang tidak dapat menampung arsip. Meski demikian, sebagian besar telah sesuai dengan umur simpan inaktif.
🔲 Pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan Ditjen Migas ke Unit Kearsipan Kementerian ESDM telah di laksanakan dengan penyusunan berita acara dan pembuatan daftar arsip pindah.
🔲 sehubungan dengan keterbatasan staf pada unit kerja, pemindahan arsip belum menyertakan daftar arsip dan berita acara.
🔲 pada Tahun 2017, telah ditetapkan keputusan menteri bertandatangan sekretaris jenderal KESDM tentang pemusnahan arsip
🔲 Panitia penilai melakukan rapat penilaian bersama kasubdit akuisisi ANRI sebanyak tiga kali sebelum surat persetujuan pemusnahan kepala ANRI diterbitkan

BAGIAN KE-ENAM: ASPEK ARSIPARIS
Saat ini jumlah arsiparis di unit kearsipan Ditjen Migas tidak sebanding dengan jumlah arsip yang dikelola. Meski terdapat dua puluh formasi arsiparis, namun hanya terdapat dua orang arsiparis dimana satu orang secara langsung menangani arsip dan satu orang diperbantukan pada urusan pengurusan paspor.

Untuk mencukupi kebutuhan tersebut, maka pada tahun 2018 direncanakan impasing yang telah menghasilkan satu orang arsiparis pertama dan calon arsiparis yang menunggu jadwal diklat penciptaan arsiparis terampil.

Selain itu terdapat petugas pramu bhakti yang mensuport pekerjaan kearsipan dengan sistem honorarium sejumlah tujuh orang.

Kualifikasi pendidikan Diploma tiga kearsipan dapat dipenuhi seorang arsiparis penyelia, dan untuk satu orang arsiparis yang diperbantukan memiliki kualifikasi pendidikan Diploma tiga manajemen informasi dan dokumentasi.

Arsiparis hasil impasing mempunyai sertifikatnya diklat penciptaan arsiparis ahli dengan kualifikasi sarjana ekonomi.