Layanan Arsip dari Simpul Jaringan

Kamis, 25 April 2019, atas permintaan dari Bapak Direktur Jenderal Migas, tim sekretariat pimpinan yang digawangi Dani, Ade dan Maulana menyambangi ruang arsip Ditjen Migas untuk mencari ketetapan persetujuan harga gas pada salah satu perjanjian jual beli gas milik Pertagas tertanggal 4 November 2011.

Melalui pesan WA, kami sampaikan kebutuhan tersebut kepada arsiparis di Pusat Arsip KESDM pondok Ranji. Kita tahu bahwa arsip bertandatangan Menteri yang telah lampau akan dipindahkan dari gedung KESDM dimana Menteri ESDM bertugas yang beralamat di Medan Merdeka Jakarta ke Gedung Pusat Arsip KESDM Pondok Ranji Tangerang Selatan.

Dan sebagaimana konsep pemahaman penulis terkait simpul jaringan kearsipan, arsip akan tersimpan pada unit pencipta arsip. Dalam hal ini, TU menteri yang menyimpan seluruh surat bertanda tangan menteri.

Testimoni kami di simpul terkecil jaringan kearsipan KESDM adalah berterima kasih atas bentuk layanan penelusuran arsip yang tersedia di Pusat Arsip KESDM. Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/30/simpul-jaringan-informasi-kearsipan/

Setelah beberapa saat dan tidak menunggu lama, kabar baik disampaikan kepada kami di Ditjen Migas bahwa surat yang dibutuhkan Bapak Direktur Jenderal telah diketemukan.

Akhirnya tim sekretariat direktur jenderal dapat kembali ke ruangan dengan membawa bentuk foto arsip yang kemudian disampaikan ke Bapak Dirjen Migas. Respon Beliau menyatakan OK. Mission is Complete 😄😄

Kami juga berterimakasih kepada Tim Sekretariat Pimpinan Direktur Jenderal Migas yang jeli mengikuti sistem persuratan yang telah dipergunakan sejak tahun 2005 di Ditjen Migas. Melalui aplikasi surat, arsip yang dibutuhkan dapat diidentifikasi nomor surat dan perihal surat serta tanggal surat.

Dengan hasil identifikasi kebutuhan arsip yang dibutuhkan Bapak Dirjen Migas memudahkan dalam penelusuran arsip sehingga mudah diketemukan.

Dengan kejadian ini, penulis berpendapat bahwa konsep simpul informasi kearsipan dapat terus dikembangkan untuk menjamin tingkat kepercayaan layanan kearsipan.
Tingkatan simpul dimulai dari unit pengolah ( sekretariat pimpinan Direktur Jenderal), unit tata usaha menteri, unit tata usaha direktorat jenderal, unit kearsipan Ditjen Migas, Unit Kearsipan KESDM sampai simpul jaringan lainnya dapat terkoneksi dengan baik.

Fakta ini juga menjadi pembuktian pendapat pakar arsip UGM Machmoed Effendi bahwa paradigma kearsipan Indonesia sampai ke arah Paradigma Komunitas.

Komunitas pekerja arsip harus terkoneksi beserta entitas unit kerja sebagai habitat bekerja. Kemudian dalam suatu komunitas yang berisi pekerja arsip satu lembaga dapat terkoneksi dengan komunitas pekerja arsip pada lembaga lain.

Semoga bermanfaat