48 Th. Kearsipan Indonesia

29 April 2019, menyambut hari kearsipan yang diperingati tiap tanggal 18 Mei , momentum penyelenggaraan kearsipan tersebut sejak adanya Undang Undang Kearsipan Tahun 1971. Umur yang menginjak 48 tahun sudah cukup dari matang namun kearsipan masih menampilkan ketidaksiapan nya dalam berbagai hal. Beberapa diantaranya kebijakan pembinaan arsiparis yakni sertifikasi untuk kenaikan jabatan, kebijakan impassing, dan sistem penilaian prestasi kinerja.

Misalnya saja yang terekam dari media sosial WAG pada akhir – akhir ini adalah kurangnya penyelenggaraan ujian sertifikasi yg dipersyaratkan sebagai kenaikan jabatan pada arsiparis.

Beberapa arsiparis di daerah misalnya saja di Pemda Sleman yang menyatakan belom bisa mengikuti sertifikasi termaksud disebabkan kuota yang terbatas pada lembaga penyelenggara sertifikasi. Dampaknya terjadi penundaan kenaikan jabatan.

Namun demikan, untuk instansi pusat seperti di Kementerian Pertanian dapat menyelengarakan ujian sertifikasi secara mandiri dengan kendali kontrol lembaga kearsipan.

Penulis berpendapat bahwa kebijakan kenaikan jabatan yang mempersyaratkan sertifikasi menjadi hambatan pembina kearsipan.

Ketika sertifikasi jabatan fungsional menjadi kebijakan nasional yang mau tidak mau harus dilaksanakan, memerlukan kesiapan dari lembaga penyelenggara diklat pada tiap instansi.

Pelaksanaan sertifikasi yang dipusatkan di lembaga kearsipan pusat, berdampak pada keterbatasan kuota. Sedangkan penyelenggaraan yang dilaksanakan secara mandiri sangat tergantung pada kesiapan masing masing intansi baik instansi pusat maupun pemerintah daerah.

Tidak hanya dari agenda sertifikasi, kebijakan impassing pun memunculkan pro dan kontra dari para arsiparis. Pengadaan arsiparis dari seleksi umum beberapa kali meninggalkan formasi yang tidak terisi. Berbagai faktor seperti tingginya grade nilai kelulusan belum berbanding dengan jumlah minat pelamar umum.

Contohnya pada tahun 2015 ketika ditetapkan formasi calon arsiparis di KESDM sejumlah 10 di biro umum untuk jalur seleksi umum, namun hanya dapat terisi 4 orang saja. Meski ketetapan formasi arsiparis termaksud masih jauh dari kecukupan kebutuhan arsiparis pada tiap satuan kerja di lingkungan KESDM, namun tetap harus dikembalikan karena kebijakan nasional dalam pengadaan pegawai yang mempersyaratkan kesesuaian grade nilai ujian.

Dari ketimpangan pengadaan arsiparis pada seleksi umum, maka muncul kebijakan pengadaan arsiparis versi impassing. Kebijakan ini juga menampakkan permasalahan dari pembinaan arsiparis dengan skema alih jenjang.

Keberadaan arsiparis terampil yang telah lama dibina, justru merasa dianak tirikan meski telah berijazah Sarjana. Gelombang impassing lebih berpihak pada jabatan lain yang memiliki pendidak Sarjana dan bersertifikat diklat penciptaan arsiparis ahli.

Dengan keterbatasan kuota diklat penjenjangan atau untuk mempertahankan total jumlah arsiparis secara keseluruhan maka arsiparis yang telah memiliki Ijazah S1 harus merelakan kebijakan impassing dari jabatan lain.

Penilaian prestasi kinerja
Penulis belum pernah mendengar adanya tolok ukur yang jelas di sistem penilaian kinerja arsiparis seperti misalnya seorang guru yang diwajibkan untuk mengisi penilaian kinerja dengan memenuhi puluhan jam pelajaran bersama murid di dalam kelas.

Perubahan penilaian kinerja arsiparis sistem SKP yang dinilai menjadi sistem penilaian dengan tolok ukur yang lebih jelas ketimbang sistem angka kredit, menampilkan permasalahan dari sisi arsiparis.

Kontrak kinerja bersama atasan atas dalih kinerja arsiparis harus menyesuaikan pencapaian output kerja organisasi merupakan penentuan kebijakan yang masih multi tafsir.

Perbedaan tafsir dari arsiparis dipengaruhi pula atas jenjang jabatan, big round pendidikan, usia arsiparis, masa kerja arsiparis, habitat pekerjaan serta kemunculan sebagai arsiparis (impassing, seleksi umum, atau penciptaan mandiri instansi).

Di akhir tulisan ini, penulis yang juga sebagai arsiparis menilai bahwa masih banyak pekerjaan rumah yang harus dikerjakan secara bersama sama. Baik dari sisi regulator atau penyusun kebijakan, Operator atau unit pembina kearsipan maupun dari Obyek atau arsiparis.

Semoga 48 tahun kearsipan di Indonesia terus memberikan sumbangsih pembangunan Indonesia dari sisi keberagaman.