Cari SSP 2014 & Arsip Pensiun 2003

Jumat, 24 Mei 2019. Jumpa kembali dalam cerita aktivitas kearsipan. Bersamaan dengan masuknya sepertiga akhir bulan Ramadhan, unit kearsipan Ditjen Migas terus melakukan aktivitas nya untuk mendukung pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal.

Dalam kerangka pelaksanaan layanan perkantoran, pada bulan Mei 2019 telah melaksanakan evakuasi arsip sebagai dampak dari kegiatan renovasi ruang kerja. Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/evakuasi-arsip/

Tulisan kali ini akan bercerita tentang penelusuran arsip keuangan dan arsip kepegawaian sebagai bagian dari aktivitas kearsipan untuk pelaksanaan dukungan manajemen internal Direktorat Jenderal.

Kata kunci dalam tulisan kali ini adalah pemberkasan semasa aktif yang dilaksanakan oleh Unit Kerja sebelum dipindah ke unit kearsipan menjadi tolok ukur kehandalan layanan kearsipan.

Berikut cerita 📖 yang sengaja dituliskan untuk meninggalkan catatan 💌 aktivitas kearsipan Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi.

I. ARSIP KEUANGAN ( SURAT SETORAN PAJAK)

PT Torindo sebagai kontraktor dalam pembangunan Stasiun Pengisian Gas untuk transportasi umum di ciputat mendatangi ruang arsip. Setelah mendapat arahan dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang juga salah satu Kasubdit Perencanaan Infrastruktur pada Direktorat Infrastruktur Migas, kami selaku penjaga arsip melayani penelusuran arsip untuk pihak kontraktor tersebut.

Informasi yang disampaikan pihak kontraktor (pencari arsip) bahwa kebutuhan arsip sebagai data dukung audit pajak. Meski arsip wajib pajak berupa Surat Setoran Pajak telah terdokumentasi untuk 2 tahun belakangan (tahun 2018 dan 2017) namun demikian SSP tahun 2014 tetap dibutuhkan untuk menggenapi data dukung audit pajak.

Penyajian arsip yang dilaksanakan oleh unit kearsipan Ditjen Migas melalui aplikasi arsip digital, bahwa memang benar pada tahun 2014, PT Torindo sebagai penyedia jasa konstruksi. Berdasarkan data arsip pembayaran yang tersimpan dalam database aplikasi berbentuk file pdf, tidak terlampir arsip SSP.

Kondisi berkas pembayaran yang tidak lengkap (minus item SSP) menjadi catatan untuk pemberkasan arsip semasa aktif. Unit keuangan Ditjen Migas yang melaksanakan pemberkasan semasa aktif urung menyatukan lembar SSP.

Kondisi tersebut menggambarkan bahwa terdapat kekhususan dalam pengarsipan berkas SSP semasa di unit keuangan. Analisis terkait perlakuan khusus tesebut masih memerlukan pendalaman lebih lanjut. Secara umum berkas pembayaran dapat disebut lengkap jika terdapat unsur pajak (terkecuali terhadap jenis pembayaran yang tida ada unsur pajak).

Dari berkas pembayaran yg tersimpan di unit kearsipan, item SSP ter berkas kan pada kurun waktu 2018. Meski penulis baru mendapatkan contoh satu berkas untuk sekali termin saja untuk pembayaran atas nama PT Torindo di tahun 2018. Sedangkan cek berkas pada tahun sebelumnya tidak terdapat item SSP.

Menurut penulis bahwa perlakuan arsip semasa aktif mencerminkan kehandalan penelusuran arsip. Keberhasilan penyajian arsip di unit kearsipan ditentukan pemberkasan semasa aktif (berada di unit pengolah/unit kerja).

Kehandalan penelusuran harus ditinjau ketika terjadi perpindahan arsip dari unit kerja(unit pengolah) ke unit kearsipan. Petugas atau arsiparis di unit kearsipan tidak dapat berbuat lebih dalam melengkapi atau menyempurnakan pemberkasan.

Pegawai di unit pengolah akan lebih mengetahui secara teknis kepentingan dan kegunaan serta sudut pandang pemberkasan untuk mendukung pelaksanaan administrasi.

Kejadian penelusuran arsip keuangan diatas menjadi fakta empirik bahwa jika item SSP di berkas kan semasa aktif dalam kesatuan berkas pembayaran, maka akan mudah untuk diakses kembali.

II. ARSIP KEPEGAWAIAN (BERKAS PERSEORANGAN PEJABAT TINGGI MADYA/ DIREKTUR JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI )

Sama halnya dengan penelusuran arsip perseorangan pejabat. Sebelum tahun 2005, ketika arsip perseorangan dikelola secara rutin oleh analis kepegawaian, berkas perorangan tersimpan secara lengkap.

Penelusuran arsip pensiun yang minta oleh Bapak Rachmat Sudibyo di kala kehadirannya dalam silaturahmi buka bersama di Ditjen Migas pada tanggal 23 Mei 2019, hari ini dapat ditemukan.

Arsip termaksud adalah Keputusan Presiden Nomor 2/pens Tahun 2003 tanggal 27 Januari 2003. Sebagai Direktur Jenderal Migas sampai dengan masa bhakti 2003, beliau kemudian memimpin institusi BPMIGAS.

Kemudahan dalam akses kembali arsip kepegawaian termaksud di dukung dengan lengkapnya berkas perseorangan semasa berada di unit pengolah/unit kepegawaian Ditjen Migas. Setelah berada di unit kearsipan, pengelolaan arsip kepegawaian memperlihatkan bahwa penyimpanan kurun waktu pasca 2005 kurang lengkap.

Hal tersebut penulis ditemukan saat permintaan data Riwayat direktur pembinaan usaha hilir sejak tahun 2005 s.d 2019. Sampai tulisan ini diposting, daftar riwayat belum juga selesai dirangkum. Berkas perorangan atau dosis pegawai nampak kurang lengkap menjadi faktor belum terselesaikan daftar riwayat tersebut.