Menjaga autentikasi Arsip

Sebagaimana realitas pekerjaan pada umumnya, bahwa pengelolaan objek pekerjaan kearsipan dituntut untuk sesuai norma, standar, petunjuk dan kriteria (NSPK) yang berlaku di institusi pemerintahan.

Mendasarkan pada ketentuan NSPK yang tercantum pada Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis ( Peraturan Kepala ANRI nomor 5 yang kemudian diubah kembali dengan nomor 23 tahun 2017) bahwa arsiparis jenjang penyelia melakukan verifikasi arsip yang tercipta.

Tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/ merupakan ulasan terkait uji arsip.

Bahwa mendasarkan kegiatan tersebut, penulis melakukan pengujian arsip. Uji arsip dilakukan dengan observasi terkait kriteria arsip. Arsip adalah dokumen yang telah memenuhi kriteria struktur, kontek, dan konten.

Ketentuan teknis yang mengatur kriteria surat masuk dan surat keluar wajib memiliki kriteria lengkap dan benar. Kelengkapan surat sebagai hal yang dipersyaratkan oleh tata naskah dinas. Kebenaran surat sesuai dengan pelaksanaan kegiatan berdasarkan kewenangan yang dimiliki institusi.

Surat-surat yang terekaman dalam pelaksanaan kegiatan Ditjen Migas sejak tahun 2005 sampai dengan tahun 2016 mengendap menjadi tumpukan arsip yang menggunung di sela sela ruang kerja. Pemandangan tumpukan arsip yang telah diatur pada sarana odner maupun map 📂 hampir merata di tiap ruang arsip pada unit kerja di Gedung Migas.

Beberapa kondisi lingkungan yang menyebabkan kan tidak berjalannya siklus hidup arsip menyebabkan tumpukan arsip menjadi pemandangan yang memaksa untuk diterima oleh pegawai dan pejabat di Ditjen Migas.

Siklus hidup arsip yang seharusnya dijaga keberlangsungan nya oleh arsiparis, mandeg selama sepuluh tahun. Kemudian muncul nya keadaan yang luar biasa untuk menghidupkan siklus hidup arsip yakni kegiatan renovasi ruang kerja.

Penulis telah menggambarkan keadaan arsip akibat renovasi ruang kerja pada tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Kondisi renovasi ruang kerja mendesak para pegawai dan pejabat mau tidak mau meninggal arsip dan dokumen menuju ruang kerja transit. Kepindahan sementara tersebut menyebabkan ruang arsip menanggung kepindahan arsip dari ruang kerja. Puluhan kardus besar dan kontainer dengan luasan ratusan meter lari menjadi beban kerja arsiparis.

Kembali kepada topik menguji arsip untuk melaksanakan verifikasi arsip yang tercipta. Sengaja penulis menyampaikan kondisi ruang kerja sebagaimana paragraf di atas karena berkaitan berat dengan penciptaan arsip.

Penulis berpendapat terdapat dua sudut pandang fase penciptaan. Yang pertama adalah keadaan alamiah dari berjalannya siklus hidup arsip. Yang kedua adalah adanya intervensi keadaan luar biasa misalnya dampak kegiatan renovasi ruang kerja.

Pada keadaan yang berhimpitan dengan kejadian luar biasa seperti renovasi ruang kerja, penulis berpendapat bahwa perlu diperhatikan untuk dikategorikan ke fase penyusutan (siklus hidup arsip). Meski terjadi kegiatan pemindahan dari ruang kerja ke ruang arsip, namun pemindahan ini lebih condong kepada kegiatan evakuasi arsip bukan pemindahan pada fase penyusutan.

Sebagaimana tulisan penulis pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/evakuasi-arsip/

Bisa jadi kegiatan pemindahan tersebut gatau dalam istilah penulis adalah evakuasi arsip, dapat dikategorikan ke fase penggunaan dan pemeliharaan, bukan fase penyusutan.

Penulis mengidentifikasi dua proses pelaksanaan siklus hidup arsip harus ditinjau dari unit yang melaksanakan, bukan hanya fokus pada proses nya saja. Kesamaan proses pemindahan arsip dengan perbedaan unit pelaksana akan menyebabkan perbedaan sudut pandang fase di dalam siklus hidup arsip.

Misalnya proses pemindahan berikut ini:
1. Proses berpindahnya arsip dari ruang kerja ke ruang arsip menjadi salah satu proses pada fase penciptaan jika ditinjau dari unit kearsipan. Alasannya adalah dari yang belum ada menjadi ada. Dari situlah mulai terjadi kewenangan untuk pengolahan arsip inaktif.
2. Proses berpindahnya arsip dari ruang arsip unit kearsipan pada jenjang bawah ke ruang arsip unit kearsipan jenjang lebih tinggi menjadi salah satu bentuk proses fase penyusutan