Penilaian Kearsipan

Penilaian kearsipan di suatu institusi dapat ditinjau dari indikator seperti di antaranya adalah pengawasan kearsipan, lomba unit kearsipan, atau metode ISO

Meski demikian terkadang kearsipan menampilkan kesan melalui lalu lalang informasi dari media sosial. Informasi yang disajikan dari ketujuh hal yang dimaknai sebagai standar minimal yang harus dimiliki dalam kearsipan.

Kearsipan Ditjen Migas terkesan baik di mata beberapa orang. Meski demikian, kesan penilaian dari sudut pandang penglihatan umum.

Tautan berikut pernah menceritakan capaian kinerja pengolahan Arsip di Ditjen Migas
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/

Menurut penulis, penglihatan umum dalam menilai kondisi kearsipan antara lain adanya ruang penyimpanan, tim kerja, anggaran, aktivitas kearsipan, tim kerja, ruang penyimpanan, apresiasi pimpinan, layanan dan koleksi arsip.

Tulisan ini mencoba merangkum beberapa catatan dalam blog yang mengulas hal terkait dasar penilaian beberapa orang terhadap kearsipan Ditjen Migas.

1. Ruang penyimpanan.
Tautan berikut menggambarkan potret kecil kearsipan Di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. https://nurulmuhamad.blogspot.com/2019/06/evaluasi-pengelolaan-arsip.html?m=1

Luas ruang Arsip di Gedung Migas kurang lebih 240 meter persegi (Panjang 23.4 M X Lebar 9.6 Meter) dengan kapasitas simpan sebanyak 5.400 boks, selain itu penambahan kapasitas simpan off storage sistem sewa sebanyak 5.200 boks.

Tingkat pertambahan arsip kertas di Ditjen Migas kurang lebih 1.000 s.d. 2.000 boks pernah tahun. Selain itu tersedia pula ruang penyimpanan bentuk server yang dapat menyimpan Arsip alih media dan sarana aplikasi Arsip berbasis web dengan IP lokal.

Kesan ruang penyimpanan arsip yang terasa berkurang dilaksanakan dengan penentuan metode kerja yang menjadi solusi permasalahan kearsipan dan tetap mendasari dengan ketentuan perundangan yang berlaku di kearsipan.

Misalnya metode kerja pengolahan Arsip kertas untuk memberikan solusi ruang simpan pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/05/normalisasi-ruang-arsip/

Kemudian pemanfaatan teknologi untuk pengarsipan surat surat sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/19/pengarsipan-ditjen-migas/

2. Tim kerja
Ketersediaan personil wajib disediakan oleh unit kearsipan. Meski kondisi riil saat ini tersedia sepuluh orang yang terbagi atas tiga orang petugas pramu kantor, dua orang arsiparis, dan empat orang staf PNS serta satu orang pekerja waktu tertentu. Meski berbeda dengan kondisi bulan Oktober 2028 sebagaimana tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/12/tim-kerja-arsip-ditjen-migas/

Ketersediaan sumber daya manusia pada bidang kearsipan perlu dikaitkan dengan unit kerja yang bersifat teknis. Ketimpangan volume arsip dan araiparis diatasi dengan pembentukan tim kerja.

3. Anggaran kearsipan.
Jumlah total anggaran pada sub bagian tata usaha pada tahun 2019 adalah 900 juta. Namun demikian untuk belanja kearsipan secara langsung sebesar 426 juta dengan rincian:
– belanja peralatan seperti boks Arsip: 36 juta
– belanja sewa penyimpanan arsip: 170 juta
– belanja penataan Arsip: 70 juta
– belanja paket meeting: 50 juta
– belanja perjalanan dinas: 100 juta

Kecukupan anggaran dipengaruhi oleh penetapan jumlah dan volume target yang ditetapkan pada Rencana kerja anggaran dan rencana kinerja tahunan.

4. Apresiasi pimpinan
Pelaksanaan fungsi kearsipan di ditjen Migas bersifat terbuka terhadap inovasi dan menggapai kemajuan pada seluruh bentuk layanan asalkan masih sesuai rencana kerja anggaran (Renja atau RKA).

Pimpinan dapat mengerti dan memahami beberapa metode kerja yang ditetapkan unit atau bahkan perubahan teknis untuk penyesuaian kondisi lapangan namun tetap berpedoman pada rencana kinerja tahun (RKT)

Tautan berikut merupakan bukti apresiasi pimpinan terhadap kearsipan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/26/kado-jumat-di-ruang-arsip/

Kunjungan salah satu Direktur ke ruang penyimpanan arsip merupakan bentuk apresiasi pimpinan.

5. Layanan kearsipan
Kedudukan kearsipan pada layanan perkantoran dalam rangka pemberian dukungan manajemen internal ditjen. Kesiapan dalam penyediaan dukungan berupa layanan penelusuran dan penyimpanan arsip untuk seluruh unit kerja. Sebagaimana tautan berikut ini :
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/

Sifat layanan kearsipan di Ditjen Migas adalah back office, yakni pelayanan kepada unit kerja, pejabat dan pegawai di lingkungan ditjen Migas. Bukan melayani pihak luar secara langsung.

6. Aktivitas kearsipan
Kearsipan yang terlaksana dari mulai penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan telah dilakukan pengelolaan setiap hari kerja. Seperti halnya penyusutan ada tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Pemindahan ke gedung pusat arsip KESDM merupakan bentuk penyusutan arsip.

7. Pembinaan petugas arsip
Menjalin komunikasi dan koordinasi antar staf atau pelaksana pada urusan arsip merupakan usaha untuk mencapai keadaan kearsipan yang lebih baik

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/28/forum-kearsipan-ditjen-migas/

Forum komunikasi petugas arsip dibentuk dan dilaksanakan sebagai bagian dari cara pembinaan kearsipan dengan pelaksanaan rapat di luar kantor.

Di akhir tulisan ini, ketujuh hal yang tersebut di atas merupakan dasar penglihatan umum yang menjadikan kesan kearsipan Ditjen Migas bernilai lebih baik.