Aku pun menyimpulkan bahwa salah satu penyebab tidak diketemukan arsip karena adanya permasalahan di saat masa aktif (proses administrasi). Simpulan ini saya dapatkan ketika pada Rabu, 26 Juni 2019, saat seorang pejabat pembuat komitmen pada Direktorat Pembinaan Program Migas mendapat jawaban bahwa arsip tidak diketemukan. Berasa berat menjawab pertanyaan itu. Keluh di leher karena tidak mampu menemukan arsip.
Banyaknya koleksi arsip, bukan jaminan handalnya layanan kearsipan. Kehandalan proses pengelolaan arsip, bukan serta merta menjadikan arsip mudah diketemukan.
Pada hari sebelumnya melalui pesan singkat,
25/6 15.43] Gatot Kurniawan: Mas Nurul
[25/6 16.13] Gatot Kurniawan: Laporan akhir konsultan tahun 2016, Kegiatan Survey kualifikasi dan kompetisi tenaga kerja national di sektor migas , Konsultan PT. Surveyor Indonesia, Tahun 2016
[25/6 16.16] Gatot Kurniawan: Kabari aja ya Mas Kalo sudah ketemu ya, nanti/besok, aq ke lantai 4 terima kasih, bantuan nya Mas
Setelah mendapat pesan singkat itu, saya pun menindaklanjuti. Tim mengecek daftar arsip yang tersimpan pada aplikasi arsip. Hasilnya hanya ada dua data yakni bentuk laporan pendahuluan dan laporan antara. Sedangkan laporan akhir tidak ketemu. Padahal yang dibutuhkan adalah bentuk laporan akhir.
Pun setelah dilakukan pengecekan pada boks tempat simpan arsip. Hasilnya NIHIL. Tidak diketemukan. Namun demikian ada kejanggalan dari laporan pendahuluan.
[26/6 09.33] gondo awang: Pak nurul ini sampulnya laporan pendahuluan, tapi dalemnya laporan akhir
[26/6 09.57] gondo awang: Ada lagi, isinya dokumen antara sama prakualifikasi
Asumsi kami selaku tim arsip adalah sebagai berikut:
⭐ memang belum ada sebelumnya di ruang arsip
⭐ tidak dipindahkan ke ruang arsip,
⭐ tidak terdata pada aplikasi arsip digital.
⭐ terdapat dua data yang berbeda lokasi simpan
⭐ dua data arsip yakni pendahuluan dan antara
⭐ tidak dilakukan pemberkasan semasa aktif
Hasil penelusuran tim arsip mendapat respon
[26/6 10.05] Gatot Kurniawan: Kl yg sampul nya laporan akhir ada nggak ya?
[26/6 10.06] Gatot Kurniawan: Kl itu aq lilatin ke Itjen malah tambah runyam….. 😅😅😅😅😅🙏🏻🙏🏻🙏🏻🙏🏻
[26/6 12.48] Gatot Kurniawan: Hahaha 😅🤦🏻♂
Respon tersebut menunjukkan bahwa salah satu penyebab kegagalan penelusuran arsip adalah adanya permasalahan semasa aktif (proses administrasi). Kemudian saya pun mendapat kesimpulan bahwa wajar saja tidak jika arsip diketemukan.
Pelajaran yang dapat dipetik adalah, layanan kearsipan merupakan wujud ketersediaan arsip. Sedangkan ketersediaan arsip merupakan tujuan kearsipan. Tatkala Arsiparis melaksanakan kegiatan layanan kearsipan. Maka arsiparis berkesempatan untuk mewujudkan tujuan kegiatan kearsipan.
Menjadi kurang berkesan jika si arsiparis tidak dapat menemukan arsip yang dibutuhkan. Dalam kata lain arsiparis belum mampu mewujudkan tujuan kearsipan.
Namun demikian, ternyata ketersediaan arsip bukan semata mata ditentukan oleh arsiparis. Namun ditentukan pula oleh pejabat yang berwenang semasa aktif (proses administrasi).
Jika selama proses administrasi tidak bermasalah, maka akan mengurangi potensi penelusuran arsip. Jika pengelolaan arsip semasa aktif terlaksana dengan baik, maka menjamin ketersediaan arsip.
#mariBermanfaat
#mariBerfikirPositif
Nurul Muhamad 