Tak beda jauh dengan sistem sewa gedung kantor atau sewa parkir kendaraan. Pengguna jasa layanan penyimpanan arsip membayar 💰atas jasa ketersediaan ruangan. Luasan ruangan dihitung dari jumlah bok arsip sesuai perjanjian kerjasama. Berdasarkan perhitungan tersebut, pengguna jasa melakukan pembayaran. ANRI mendapat pemasukan. Penggunaan merasa terbantu.
Paragraf diatas adalah cuplikan pembelajaran. Hari ini, Rabu,3 Juli 2019 saat menghadiri undangan Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Sebagai pengguna layanan jasa penyimpanan, Ditjen Migas hadir bersama dengan instansi lainnya. Kesempatan ini saya pergunakan maksimal untuk bersua, bertatap muka menyambung tali silaturahmi. Ini merupakan kali kedua saya mengikuti forum yang dipimpin oleh Kapus.
Waktu itu oleh Bapak Binner Sitompul dan hari ini oleh Bapak Amika Hasraf. Setidaknya ada beberapa nama kapus yang tertanam di memori saya seperti Pak Rudi Anton dan Pak Imam Mulyantono.
Bagi saya, pusat jasa ini mempunyai ikatan emosional di awal perjalanan kerja kearsipan. Tak heran jika memori ini tertanam nama nama kapus. Meski unit kerja level eselon 2, namun bentuk unit kerja ini mengejawantahkan Badan Layanan Umum.
Layanan jasa di Pusat Jasa Kearsipan ANRI antara lain adalah layanan pembenahan, layanan pembuatan NSPK, dan layanan penyimpanan. Salah satu unit kerja yang memiliki enggel atau sisi tersendiri. Yakni sisi yang terasa nyata untuk memberikan kontribusi pembangunan kearsipan nasional (fungsi lembaga kearsipan), berupa layanan. So gaes, kita kan pelayan hehehe
Forum hari ini, terkait jenis layanan penyimpanan. Jenis layanan satu ini merupakan salah satu produk unggulan yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kontribusi kurang lebih 3,6 milyar dalam menyumbang pendapat negara non pajak atau PNBP per tahun, ungkap Pak Ari selaku Kepala Bidang Penyimpanan.
Prospek peningkatan PNBP tersebut sangat menjanjikan. Pak Amika Hasraf menuturkan pula bahwa dalam setiap perencanaan senantiasa diusulkan penambahan depo layanan penyimpanan. Bahkan lebih dari itu, usaha penjajagan ke Ditjen Kekayaan Negara pun telah untuk penambahan depo. Hal tersebut agar layanan dapat menyentuh instansi lainnya. Selama ini depo arsip yang tersedia terbatas pada satu gedung (delapan lantai).
Menurut saya, forum ini luar biasa, selain menjadi kesempatan bertatap muka antar pengguna layanan jasa penyimpanan (cuci mata 👀 bos), sekaligus untuk mendukung proyek perubahan diklat PIM yang dilaksanakan oleh Kabid penyimpanan.
Penyusunan karya terkait diklat PIM sebagai bagian dari usaha peningkatan layanan publik yang diselenggarakan oleh ANRI cq. Pusat Jasa Kearsipan
Layanan jasa penyimpanan arsip inaktif merupakan layanan yang menjadi solusi permasalahan arsip. Permasalahan ruang simpan khususnya instansi pemerintah yang berlokasi di Jakarta Selatan.
Meski demikian, pada diskusi yang lain, layanan penyimpanan berhimpitan dengan kebijakan penyediaan depo arsip pada tiap kementerian dan lembaga. Ketidaksipan kementerian dan lembaga atas kebijakan tersebut menjadi layanan jasa penyimpanan sebagai alternatif nyata bentuk penyelamatan arsip.
Arsip yang masih lekat dengan karakteristik konvensional atau berbentuk kertas sangat membutuhkan sarana agar terselamatkan dari berbagai ancaman kehilangan arsip.
Pun demikian yang dilaksanakan oleh Ditjen Migas, sejak tahun 2011 menjadi pengguna jasa karena keterbatasan ruang arsip.
Penulis menanggapi gagasan peningkatan layanan penyimpanan oleh pusat jasa kearsipan yang diberikan nama Sistem Informasi Penyimpanan Arsip Inaktif (SIPARIN). Gagasan peningkatan layanan yang memerlukan umpan balik dari pengguna layanan. Untuk itu, saya menyampaikan sudut pandang terkait landasan filosofi layanan penyimpanan.
Sok berfilosofi hahahaha 😂😂😂😂, intinya sih mencari kedudukan , definisi, serta pelaku layanan. Jangan sampai kita terjebak pada diskusi konten namun melupakan kontek.
Saya mengartikan layanan penyimpanan sebagai jasa sewa atas ruangan dengan satuan boks dan bulan. Tak beda jauh dengan layanan sewa gedung kantor atau sewa parkir kendaraan. Pengguna jasa membayar 💰atas jasa ketersediaan ruangan. Luasan ruangan dihitung dari jumlah bok arsip sesuai perjanjian kerjasama. Berdasarkan perhitungan tersebut, pengguna jasa melakukan pembayaran. ANRI mendapat pemasukan. Simpel hehehe
Namun kondisi lapangan memunculkan permasalah ketika masuk tinjauan auditor. Audit internal mempermasalahkan jumlah arsip yang tidak sesuai dengan besaran jumlah pembayaran yang diterima ANRI. ANRI sebagai penyedia layanan tidak dirugikan, namun secara fakta konsumen tidak menyimpan arsip sesuai jumlah dan waktu sebagaimana laporan per triwulan. Mulia juga tuh auditor, bukan membela anri, namun juga membela konsumen. Xixixi,
Tinjauan auditor dalam temuan hasil pemeriksaan dipergunakan kabid penyimpanan sebagai salah satu dalih memperkuat alasan adanya judul Proyek perubahan PIM tiga. Sekaligus juga sebagai usaha peningkatan layanan publik terkait layanan penyimpanan.
Hasil Identifikasi tim kecil kabid penyimpanan menunjukkan bahwa layanan peminjaman menjadi salah satu penyebab adanya ketidak sesuaian jumlah arsip. Nah ini, jadi nyambung gk tuh?
Hal itu ditunjukan bahwa fasilitas dari sistem yang diberikan nama SIPARIN lebih ke arah peminjaman arsip.
Kalo menurut ku kok gak nyambung gitu. Temuan auditor perlu ditinjau dari berbagai segi atawa sudut pandang. Meski dalam dokumen perjanjian kerjasama yang menyebut pula layanan peminjaman. Namun layanan ini bersifat gratis kok. Gak bayar. So, menurut saya yang utama adalah layanan penyimpanan, kenapa terbius dengan layanan pemanis, atau penunjang.
Penulis berpendapat bahwa perlu dilakukan tinjauan kembali terkait filosofi layanan penyimpanan. Tinjauan tersebut perlu dilakukan untuk mendalami:
1. Apakah perbedaan Layanan penyimpanan yang disediakan oleh pusat jasa kearsipan ANRI dengan layanan penyimpanan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan tiap kementerian dan lembaga
2. Apakah pusat jasa ANRI dapat bertindak sebagai unit kearsipan (melakukan layanan peminjaman) yang seharusnya dilaksanakan oleh konsumen layanan penyimpanan?
3. Apakah layanan penyimpanan dapat dianalogikan dengan sewa ruang perkantoran atau sewa lahan parkir saja, simpel gitu?
4. Perlukah layanan yang beraifat pelengkap ( bukan core bisnis layanan penyimpanan) menjadi topik untuk meningkatkan layanan publik.
5. Apakah perlu mengulik penyediaan layanan peminjaman jika tanpa layanan itu pun, konsumen merasa puas.
Sebagai penguat pendapat tersebut di atas, terdapat fakta bahwa perjanjian kerjasama yg ditandatangani kedua belah pihak (pusat jasa dan konsumen) tidak lagi menyebut biaya layanan peminjaman. Penyebutan harga layanan peminjaman sudah tidak tertulis lagi pada dokumen kerjasama tahun 2019. Pun dengan perpres PNBP ANRI versi terbaru.
Bahwa terdapat ruang lingkup berupa layanan peminjaman dalam surat perjanjian kerjasama, itu yang sebaiknya menjadi perhatian dari komunikasi pelaporan tiap triwulan dan komunikasi verifikasi kepada auditor.
Semoga bermanfaat.
Nurul Muhamad 