Jejaring Arsip

Penetapan Wilayah Kerja Migas.
Naskah dinas berbentuk surat berumur 19 tahun yang lalu menjadi topik Hot di week end ini. Dari pejabat eselon empat (pengawas), eselon tiga (administrator), sampai dengan eselon dua (pimpinan tinggi pratama) menyampaikan pesan singkatnya. Tak berapa lama, otakupun merangkai jawaban pesan singkat. Siap segera melayani.

Secara pribadi, terasa sangat tersanjung. Meski bukan hanya pejabat di lini struktur atasan, namun berkenan turut memantik jiwa melayani. Bentukan merk/ citra diri ini sebagai arsiparis si penjaga rekaman informasi melekat diingatan para pejabat tersebut.

Secara pribadi, kesempatan yang diberikan oleh mereka kumaknai suatu sanjungan. Dua alasan yakni pertama bahwa ketika desakan kebutuhan arsip, muncul dalam benak mereka untuk menghubungi nomor WA ku. Bagiku ini adalah apresiasi. Jualan gw laku juga xixixixi

Alasan kedua adalah memunculkan jalan atawa kesempatan untuk dapat mengejawantahkan pelayanan. Bahwa hakikat hidup ketika dapat bermanfaat (makna jiwa melayani). Sebagai arsiparis dapat memberikan dukungan kepada manajemen. Arsiparis yang berkontribusi pada layanan perkantoran.

Bersama dengan sanjungan itu, muncul kegelisahan. Rasa mengganjal dicampur malu, meski lebih dari sepuluh tahun berjibaku dengan arsip, masih saja tidak dapat memenuhi harapan mereka. Arsip yang di cari sejak pagi tak kunjung ketemu di sore hari. (Sabtu, 6 Juli 2019)

Ribuan boks sebagai koleksi, ratusan ribu data dalam aplikasi database belum menjadi amunisi yang mencukupi. Puluhan daftar arsip yang disusun berdasarkan pemilik arsip tidak juga memberikan panduan jalan menemukan arsip. Nalar pun bertanya pada diri sendiri, kemana saja sepuluh tahun ini???

Seolah penghargaan Satya Karya Lancana yang pertama tanpa suatu makna karena jalan masuk bertemu arsip terlihat gelap. Seolah sebutan “teladan” tiada berguna karena harapan temu balik mulai tipis.

Dentuman rasa butuh Simpul Jaringan Informasi Kearsipan menghantui angan angan ku. Sebagai tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/30/simpul-jaringan-informasi-kearsipan/

Merasa mendapat pelajaran, logika kearsipan pun berteriak. Bahwasanya kearsipan dan para arsiparis telah sepakat. Autentikasi dan ketersediaan arsip melalui penjagaan rekaman kegiatan sesuai dengan keberadaan pejabat yg menandatangani.

Arsiparis di Biro Umum sebagai ujung tombak Unit Kearsipan yang melekat dengan jabatan Menteri akan melakukan dokumentasi arsip surat keputusan (SK) maupun surat yang di ttd menteri. Menteri secara administratif bertindak sebagai pemilik arsip.

Saya semakin tegas untuk dapat berkata bahwa di kearsipan memerlukan simpul atau jejaring kearsipan. Biro hukum KESDM sebagai pengawal urusan naskah penetapan haruslah terhubung dengan Biro Umum selaku unit kearsipan dalam menjaring arsip. Arsip Menteri berpindah ke biro umum tatkala si pemilik arsip yang telah merasa cukup untuk pergi dari institusi.

Begitu juga tata usaha menteri sebagai pemberi identitas nomor naskah dinas. Tata Usaha ini wajib menghubungkan diri saat si penandatangan telah berpindah dalam wujud purna tugas, habis masa jabatan, rotasi, mutasi dan seterusnya. Sehingga rekaman kegiatan dapat terjaga autentikasi.

Selain ketiga unit tersebut (TU mentri, Biro Hukum dan Biro Umum) masih tersedia simpul terkecil. Bagian akhir dari jejaring yakni mendudukan unit pengkonsep seperti Ditjen Migas sama dengan unit pelaksana regulasi(perusahaan negara terkait atau lembaga/badan terkait).

Simpul terkecil sebagai bagian dari informasi jabatan yang menandatangani naskah dinas. Simpul terkecil untuk menjadi terminal komunikasi kedinasan yang bersifat tembusan.

Di akhir tulisan ini, berharap semoga ada info baik dari temen2 arsiparis pondok Ranji (unit kearsipan yang melekat dengan Menteri). Belakangan ini mereka fokus mendokumantasi kembali naskah dan keputusan menteri.