Potret sebelumnya, tergambar proses pelaksanaan penciptaan, penggunaan & pemeliharaan, dan penyusutan arsip di unit kearsipan Ditjen Migas.
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/
Tulisan kali ini akan menggambarkan sepuluh catatan layanan yang telah dilakukan. Meski layanan kearsipan tidak identik hanya dengan penelusuran dan peminjaman arsip.
Orang awam pastilah mengukur keberhasilan penjagaan rekaman kegiatan (kearsipan) dengan ketersediaan arsip di kala dibutuhkan. Bagi kami selalu pekerja kearsipan, menjadi tantangan untuk terus berbenah diri.
Saat ini, unit kearsipan Ditjen Migas menjadi palang pintu terakhir dalam penyediaan dokumen atau arsip. Hal tersebut di dukung dari sifat layanan kearsipan yakni ‘back office’ .
Unit kearsipan hanya berhak melayani informasi arsip yang bersifat internal. Beberapa pihak luar yang langsung datang ke unit kearsipan Ditjen Migas adalah pihak yang telah diarahkan oleh pejabat yang bersangkutan. Pejabat yang mempunyai kewajiban menyimpan arsip misalnya Pejabat Pembuat Komitmen dan PPSPM.
Selain itu, layanan penelusuran arsip datang dari pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator eselon 3 dan pejabat pengawas eselon 4 di lingkungan Ditjen Migas.
Berikut beberapa catatan layanan penelusuran yang tercatat antara lain
1. Bukan Mei, saat mantan Direktur Jenderal menghubungi Kepala Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Ditjen Migas
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/24/cari-ssp-2014-arsip-pensiun-2003/
2. Pada tautan yang diunggah pada bulan Mei tersebut juga melalui arahan PPK Jargas.
3. Arahan dari pimpinan pada Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas untuk menelusuri penetapan Term & Condition WK tahun 2006.
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/30/simpul-jaringan-informasi-kearsipan/
4. Hal tersebut juga terjadi pada arsip serupa dengan kurun waktu tahun 2000, permintaan unit Unit legal Ditjen Migas
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/06/jejaring-arsip/
5. Permintaan penelusuran atas surat tahun 2015 dari Subdit Pengangkut Migas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas pada bulan Maret.
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/25/penggunaan-dan-pemeliharaan/
6. Kebutuhan data audit menjadi penelusuran rutin yang biasa dimintakan oleh unit Keuangan Migas dan PPK. Pada bulan Februari 2018 , permintaan penelusuran untuk audit sebagaimana tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
7. Pada tautan tersebut, bercerita bukan saja penelusuran namun juga layanan penyimpanan.
8. Arahan Ditjen Migas kepada petugas sekretariat pimpinan menelusuri harga gas tahun 2011 pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/
9. Unit kearsipan juga melakukan layanan pembinaan berupa penyusun anggaran untuk penataan arsip di Unit pengolah, meski berdasarkan pendekatan penganggaran masih menyebabkan dibintang.
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/16/arsip-jargas/
10. Layanan penelusuran arsip menjadi uji coba kehandalan pengelolaan arsip saat tidak diketemukan. Sebagaimana PPK DMB yang belum menemukan arsip nya
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/28/layanan-kearsipan/
Nurul Muhamad 