Rabu, 24 Juli 2019. Posisi cuti tahunan tidak menghalangi arus pekerjaan kearsipan. Status ASN saat ini, menuntut kita terus dapat on call. Merasa diri sebagai sumber daya pendukung dalam pelaksanaan kearsipan Ditjen Migas, sebisa mungkin dapat terhubung dalam kebersamaan meniti hari hari penyediaan layanan unit kerja.
Teringat pada skema pemahaman agama Islam dalam membumikan setiap Ayat Allah pada penuturan Sabrang. Sabrang meracik kata kata dahsyat yang diakuinya bersumber dari Al Qur’an. Kata tersebut yakni sabar (aku ra popo), berprasangka baik, syukur dan iklas. Kata dahsyat yang juga menginspirasiku untuk berdalih, dapat on call meski status cuti tahunan.
Bunyi HP pertanda datangnya pesan singkat memperkuat alasan untuk hari ini menyusun narasi justifikasi anggaran kearsipan. Dari atasan langsung dan petugas keuangan menyampaikan kepada saya kebutuhan justifikasi anggaran penataan Arsip.
Narasi justifikasi diperlukan petugas APIP untuk memastikan kebutuhan anggaran kearsipan. Menjaga akuntabilitas penyusun rencana anggaran menambah alasan diperlukan justifikasi anggaran. Selain itu, justifikasi sangat dibutuhkan saat kearsipan belum menjadi pemahaman umum. Hal tersebut dapat ditunjukkan bahwa kearsipan tidak berada di Satuan biaya umum atau yang saat ini disebut dengan satuan biaya masukan (SBM).
Satuan biaya khusus atau yang biasa disebut dengan SBK pun masih belum menjadi kebutuhan unit kerja. Salah satu aturan yang dapat menjadi alternatif referensi penentuan besaran anggaran kearsipan adalah Peraturan Pemerintah terkait PNBP Arsip Nasional. Poin harga satuan pembenahan Arsip dan Poin harga penyimpanan arsip sudah cukup menerangkan bahwa kebutuhan anggaran kearsipan.
Meski terang, besaran satuan anggaran berdasarkan aturan pemerintah, namun terbuka pemandangan baru dari APIP yang melakukan pendalaman besaran anggaran. Informasi hasil telaahan APIP yang sampai kepada saya, bukan lagi hanya pada dasar harga satuan, namun besaran volume pekerjaan.
Hasil pendalaman yang jeli dari APIP memantik akuntabilitas bagi pelaksana program anggaran kearsipan. Dari manakah menentukan besaran volume Arsip (jumlah Arsip satuan Meter Linear ).
Berikut narasi justifikasi untuk anggran penataan Arsip
Justifikasi anggaran penataan arsip
Kegiatan penataan arsip Ditjen Migas merupakan program anggaran kearsipan dalam melaksanakan pembenahan arsip. Arsip yang dipindahkan dari unit kerja di lingkungan Ditjen Migas belum tertata dan tersusun secara logis dan sistematis. Untuk itu perlu dilakukan pembenahan arsip melalui proses penataan sesuai prinsip dan ketentuan perundangan urusan kearsipan.
Dampak perpindahan ruang kerja di Gedung Migas menjadi kondisi arsip hampir bisa dikatakan “berantakan”. Arsip yang harus terdata dan ditempat kan secara urut, hanya disimpan dalam kardus besar.
Lebih dari 20 unit kerja (Subdit dan Bagian) yang menjadi dasar pengelompokan unit informasi mempunyai volume arsip ratusan meter lari. Jika rata2 setiap unit kerja memiliki volume arsip 10 meter linear, maka minimal terdapat 200 meter linear.
Konversi volume ke satuan boks sesuai asumsi praktik kearsipan pada umumnya yakni 1 meter linear sama dengan 5 boks arsip (ukuran 20x40cm). Dengan demikian setiap unit kerja memiliki jumlah minimal 50 boks arsip yang akan dipindahkan ke ruang arsip.
Total jumlah arsip yang dikelola ruang arsip Ditjen Migas mendekati jumlah 10.000 boks atau setara dengan 2.000 meter linear. Rincian jumlah boks eksisting sebagai gambaran pertambahan arsip dari unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas dalah sebagai berikut:
1. Sejumlah 5200 boks bersifat arsip inaktif disimpan di ruang sewa ANRI (kerjasama sistem bayar sewa dengan satuan boks pernah bulan)
2. Lebih dari 2.000 boks telah dipindahkan ke gedung pusat arsip KESDM Pondok Ranji). Dimana pada Tahun 2019 memindahkan 245 boks berupa Laporan pekerjaan konsultan pihak ketiga. Keterbatasan ruang arsip di pondok Ranji dan perpindahan status kewenangan pengelolaan arsip ke Biro Umum menjadi pertimbangan usulan salah satu unit eselon satu seperti Ditjen Migas bersurat ke Sekretaris Jenderal KESDM
3 kurang lebih 3.000 boks arsip tersimpan di ruang Arsip Ditjen Migas di Lantai 4.
Selain arsip yang berasal dari unit kerja (berbentuk odner bahkan tidak teratur di dalam kardus kardus besar), arsip dalam boks pun diperlukan penataan kembali sehingga dapat menyortir arsip usul musnah.
Kegiatan penataan kembali terhadap arsip dalam boks arsip diharapkan mampu menjamin daur hidup arsip sehingga menjamin ketersediaan ruang simpan.
Arsip terus bertambah, jika tidak dilakukan usaha penyusutan, maka gedung Migas akan dipenuhi dengan arsip.
Kondisi kebutuhan arsip akhir akhir ini bukan hanya untuk kebutuhan referensi penyelesaian pekerjaan dari unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas. Kebutuhan arsip untuk pemeriksaan auditor baik internal dan eksternal pun menjadi sasaran tujuan yang lebih luas menambah layanan kebutuhan arsip untuk pihak penegak hukum.
Meski kedudukan kearsipan Ditjen Migas bersifat back office, artinya hanya berhak melayani unit kerja, namun kebutuhan unit kerja untuk kegiatan pengawasan dan penegakan hukum menjadi bagian penting ketersediaan layanan kearsipan.
Ketersediaan layanan dari kegiatan anggaran penataan arsip. Demikian untuk menjadi justifikasi anggaran penataan arsip tahun anggaran 2019
Nurul Muhamad 