STOCK OPNAME ARSIP

Rabu, 28 Agustus 2019, tim arsip Ditjen Migas melaksanakan stock opname arsip di ruang penyimpanan offstorage atau di luar gedung kantor.

Dari catatan kerja arsiparis pada tulisan berikut ⬇ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/01/catatan-kerja-arsiparis/ stock opname dilakukan dengan mengirim dan membawa kembali arsip dalam boks dengan mempergunakan mobil angkutan dari & ke Gedung Migas yang berjarak kurang lebih 10 KM.

Layaknya dalam pengelolaan gudang, stock opname dilakukan untuk memperbaiki kualitas penyimpanan arsip inaktif. Penyimpanan dalam siklus hidup arsip, berada pada tahap penggunaan dan perawatan. Untuk menghasilkan kualitas penyimpanan arsip , diperlukan aktivitas penggantian koleksi arsip atau dalam tulisan ini disebut dengan stock opname.

Pada tulisan sebelumnya, penulis menyampaikan aktivitas penyimpanan arsip dengan bekerjasama dengan penyedia atau pihak ketiga. Adalah pusat jasa kearsipan ANRI, sebagai penyedia jasa penyimpanan. Tulisan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/29/jasa-penyimpanan-arsip/

Menyimpan arsip hampir 10.000 boks memerlukan perhatian dari hari ke hari. Penyimpanan arsip ditjen Migas terbagi ke beberapa ruang simpan. Salah satunya berada di ruang sewa. Sebanyak 5.200 boks sebagaimana kontrak kerjasama antara Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Lebih dari 4.000 boks arsip disimpan di ruangan lantai 4, Gedung Migas. Ruangan yang seharusnya hanya berkapasitas 2.500 boks harus diisi melebihi batas kewajaran sebagai ruangan kerja.

Potret ruang arsip pada bulan Juli, penulis gambarkan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Tim arsip Ditjen Migas melaksanakan Stock opname minimal dua minggu sekali, sesuai dengan kebutuhan untuk menarik kembali arsip yang telah disimpan untuk digantikan dengan koleksi arsip hasil pengolahan.

Kali ini, kelompok arsip keuangan (pembayaran) dengan nilai dibawah metode pelelangan tahun 2015, telah dipindahkan ke ruang simpan. Arsip keuangan ini awalnya diolah dan ditata per tahun. Setelah masuk masa retensi inaktif, maka diolah kembali untuk diurutkan menjadi satu deret urut pada kelompok SPM/SP2D non lelang tahun 2010 s.d 2015

Kelompok arsip pembayaran ini merupakan bukti pertanggungjawaban pejabat penandatangan SPM atau biasa disebut dengan PPSPM dan Pejabat Pembuat Komitmen/PPK untuk metode pembayaran LS maupun GU selain yang bernilai dan non pelelangan umum. Pembayaran pada jenis belanja kurang dari 200 juta menjadi dasar kelompok arsip pembayaran nomor lelang.

Nantinya pengolahan tahap lanjutan (manuver berkas) untuk kelompok arsip ini akan dilanjutkan pada arsip kurun tahun 2017 yang telah selesai nilai pemeriksaan/audit. Sampai dengan bulan Agustus 2019, kelompok arsip SPM/SP2D non lelang telah mencapai sebanyak 390 boks( 335-725) untuk kurun waktu 2010 s.d. 2016.

Selain arsip pembayaran, stock opname juga dilakukan terhadap dokumen lelang. Umur simpan kelompok arsip dokumen lelang adalah 10 tahun. Koleksi dokumen lelang ini dikelompokkan ke unit Layanan pengadaan (ULP). Saat ini koleksi arsip kelompok ini mencapai 639 boks ( 1-639).

Kelompok dokumen lelang merupakan arsip pengadaan yang menjadi bukti administrasi pelaksanaan pekerjaan kelompok kerja (Pokja) pengadaan barang dan jasa di Instansi pemerintah. Dulu bernama panitia lelang. Meski saat ini, metode pelelangan telah mempergunakan pendekatan teknologi informasi atawa lelang elektronik/e-proc, praktik pada kurun waktu sebelumnya masih meninggal arsip kertas.

Meski e-proc telah mengurangi kuantitas terciptanya arsip pengadaan, faktanya masih ditemukan arsip kertas saat pembuktian atau verifikasi data dukung calon penyedia Jasa.

Kelompok arsip yang terakhir dipindah kali ini (stock opname) adalah “Laporan DIPA”. Tulisan ⬇ menggambarkan pemindahan arsip laporan DIPA ke PUSAT ARSIP KESDM.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Sebagaimana tulisan tersebut, arsip laporan DIPA merupakan laporan pekerjaan para konsultan atawa tenaga ahli dan beberapa pengadaan lainnya dengan metode pelelangan umum.

Saat ini, kelompok arsip ” Laporan DIPA” sebagai koleksi arsip telah berada di Pusat Arsip KESDM sebanyak 716 boks, Sedangkan yang masih di simpan pada unit kearsipan Ditjen Migas sebanyak 143 boks (717 – 859). Berbagai kajian dalam pelaksanaan pembinaan dan pengawasan sektor minyak dan gas bumi terdokumentasi ada kelompok arsip termaksud sejak tahun 1992 s.d. 2017

Pada tulisan berikut ⬇ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/
menunjukkan bahwa kelompok arsip termaksud menjadi pusat ingatan yang berguna sebagai referensi telaahan dan penelitian.