Pengawasan Kearsipan

Wisma Bayu, Bogor 2 September 2019, mendengar kembali gaya ceramah Bapak Rudi Anton, Kepala Pusat Akreditasi , ANRI.

11 tahun yang lalu sejak pertama kali mengenal beliau pada urusan pembenahan arsip negara, saat penulis meguru, menimba praktik kearsipan di pemerintahan pusat.

Kiprah Bapak Rudi Anton di bidang kearsipan, yang menjadi punggawa jajaran tim perumus Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009 mengetahui persis jurus jurus mendudukkan permasalahan kearsipan di Indonesia.

Saat ini, beliau yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, membawakan topik Peraturan Kepala ANRI nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

Satu urusan yang masuk dalam kriteria penilaian Reformasi Birokrasi berupa Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan (LHPK) disampaikan kepada wakil presiden dan menteri Menteri PAN & RB.

Apakah pengawasan kearsipan itu????? Memaknai urusan pengawasan arsip sebagai sarana menguji kesesuaian sistem dan praktik kearsipan sesuai UU dan PP kearsipan.

Bimbingan ini bertujuan mencipta para petugas pengawas.
Tugas pengawas adalah membuat LAKI (Laporan Audit Kearsipan Instansi) yang ditandatangani oleh Unit kearsipan I. Dengan kata lain, bukan sosialisasi namun berada di area bimbingan teknis yang akan menerbitkan sertifikat. Diharapkan peserta dapat menjadi tim pengawas internal.

Kompetensi tim pengawas dimulai dari definisi yang semakin berkembang dan kegunaan arsip. Sembilan kelompok kegunaan arsip yakni; perencanaan, hak keperdataan, bukti hukum, asset, identitas
Hak keperdataan rakyat seperti akta, buku nikah, ijazah, sertifikat tanah, BPKP.

Tim pengawas internal di legitimasi dengan mempunyai mempunyai sertifikat bimbingan teknis. Dalam dua kali melaksanakan penilaian, maka dapat di rangkul pada tim pengawasan eksternal (tim pengawasan ANRI)

Perubahan paradigma pengawasan sistem ke pengawasan fisik arsip menjadi menarik untuk percepatan pembangunan kearsipan. Pengawasan kearsipan pun seolah dapat mendukung untuk penyediaan data dukung untuk pengawasan Itjen dan BPK. Berkas pengadaan tahun berjalan, menjadi objek pengawas kearsipan

Mengapa ke pengadaan, padahal masih banyak bentuk produk administrasi pemerintahan???

Kemudian kami pun menanyakan kepada narasumber, Bapak Rudi menyampaikan bahwa, RKAKL menjadi triger untuk mengontrol keberadaan arsip substantif. Dari program kegiatan yang termuat di RKAKL menjadi panduan untuk menggali keberadaan arsip substansi. Kinerja SUBSTANSI yang dibuktikan bentuk bentuk arsip yang harus dikawal juga oleh ketersediaan arsip.

Terhitung mulai tahun 2021, nilai pengawasan internal memiliki prosentase 40 persen dan 60 persen untuk jatah nilai yang berasal dari pengawas eksternal

Pada akhir nya secara lugas, pejabat eselon 2 ini, menyampaikan penutup agar kedepan di kementerian ESDM dapat terbentuk aturan kearsipan yang mendudukan organisasi kearsipan (central file dan records center).