Masih terngiang, tatkala kebutuhan dokumentasi personal file mengemuka dari seorang pejabat pengawas. Seolah memberikan gambaran bagi penulis bahwa belum tergarapnya olahan informasi yang bersumber dari arsip pegawai/personal file.
Dokumentasi personal file yang sejatinya melekat pada unit kepegawaian, menjadi lepas seiring dengan berjejernya tingkat prioritas penyelesaian administrasi kepegawaian, reformasi birokrasi dan pelayanan publik.
Penulis sempat membahas salah satu sarana pengelolaan arsip pegawai dengan pendekatan aplikasi Sistem Informasi Pegawai pada tautan 👇 https://sipeg.esdm.go.id/index.php?XP_spl
Sebagai pengguna, kita dapat melakukan download terhadap arsip pegawai yang telah diunggah pada aplikasi termaksud.
Baca
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/22/berkas-pegawai-kesdm/
Ketersediaan arsip pegawai pada aplikasi tersebut memang bukan menjadi pengganti kewajiban pekerjaan pengarsipan atas arsip pegawai. Sesuai ketentuan perundangan tentang Kearsipan, aplikasi yang terkait dengan otomasi kearsipan berkedudukan pada kepentingan kecepatan akses dan salah satu cara untuk merawat arsip saja.
Untuk itulah fisik arsip pegawai tetap menjadi objek pekerjaan yang harus disentuh oleh unit kerja khususnya unit yang melakukan pekerjaan manajemen kepegawaian.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/arsip-pegawai/
Dari gambaran diatas, tulisan ini akan membahas sekelumit tentang pengolahan arsip pegawai yakni personal file.
1. Bagaimana bentuk layanan kearsipan yang mendukung unit kepegawaian dalam penyimpanan arsip pegawai.
2. Bagaimana strategi dalam menjawab kebutuhan dokumentasi personal file.
Pembahasan
Penulis mempunyai pendapat bahwa praktik kearsipan terkait erat organisasi kearsipan. Tatkala tidak menempatkan pemahaman organisasi kearsipan sesuai kesepakatan berpihak pihak, maka seterusnya akan terjadi duplikasi kearsipan. Organisasi kearsipan terdiri dari unit pengolah dan unit kearsipan.
Contohnya, unit kearsipan Ditjen Migas dapat melayani unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas sesuai dengan lingkup rekaman kegiatan atau peristiwa di Ditjen Migas. Rekaman kegiatan atau peristiwa kepegawaian di Ditjen Migas menjadi bagian dari manajemen kepegawaian KESDM cq. BIRO SUMBER DAYA MANUSIA (Biro SDM)
Hal tersebut perlu dipahami juga terkait peran unit kearsipan di Biro SDM dalam memberikan layanan kearsipan kepada seluruh unit pengolah.
Dimanakah letak penyimpanan arsip pegawai, pastinya melekat erat dengan keberadaan fungsi kepegawaian di seluruh satuan kerja di Kementerian ESDM dengan PIC Biro SDM.
Seorang pejabat pengawas atau eselon IV urusan kepegawaian yang belum lama menjabat untuk mengganti pejabat lama menyampaikan dalam satu rapat internal bahwa, dukungan layanan arsip pegawai yang diberikan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas menjadi sangat dibutuhkan.
Dan kebetulan hal tersebut telah juga dilaksanakan oleh unit kearsipan meski dengan serba keterbatasan. Meski demikian perlu dipahami layanan arsip pegawai tersebut tidak menggugurkan kewajiban unit kerja kepegawaian yang harus mengelola arsip pegawai.
Oleh sebab itu, keterhubungan unit pengolah (unit kepegawaian) dan unit kearsipan terus dijaga dalam kerangka hubungan yang saling menerima layanan namun tidak menggugurkan kewajiban dalam penyimpanan arsip.
Seperti misalnya adanya Perusahaan Inspeksi yang menjadi perpanjangan tangan kewenangan kepala teknik tambang Migas. Kewenangan dengan cakupan seluruh Indonesia dilaksanakan bersama dengan perusahaan Inspeksi tambang migas sebagai bagian dari pembinaan keselamatan teknik.
Meski dalam urusan tertentu, menjadi pemandangan lain tatkala pencapaian kinerja dihadapkan dengan akuntabilias Anggaran Negara.
Pada akhirnya, uraian diatas mengantarkan pada jawaban atas pertanyaan, strategi penyiapan kebutuhan dokumentasi arsip personal file.
Tidak terjamah dokumentasi personal file pada unit kearsipan menjadi lahan yang harus segera diinisiasi petugas arsip. Meski masih harus konfirmasi ke unit kearsipan pada unit pembina kepegawaian dalam hal ini tata usaha biro SDM, namun perlu dimulai untuk menjamin kehandalan ketersediaan arsip.
Konfirmasi ke tata usaha biro SDM untuk mencegah duplikasi pekerjaan kearsipan. Selain itu, memastikan kembali bahwa pembagian kewenangan penandatanganan naskah pegawai sesuai dengan peraturan pembinaan ASN
Pada pendekatan aplikasi SIPEG bisa jadi dibutuhkan penambahan fitur digitasi yang mampu menjawab kebutuhan dokumentasi personil file sehingga dapat merangkum silih ganti jabatan yang ditandai dengan pelantikan.
Bukan hanya terekam dalam tiap siaran pers melalui website official. Atau melalui jejaring media sosial seperti Whatsapp tersebar konten tiap pelantikan. File Pdf yang berbentuk tabel berisikan nama jabatan sebelum dan sesudah pelantikan perlu diolah menjadi bentuk olahan dokumentasi. Personil file perlu pengolahan agar dapat memberikan layanan permintaan dokumentasi.
Nurul Muhamad 