LAYANAN KEARSIPAN 202O

Senin 30 September 2019.
Layanan kearsipan merupakan salah satu dari layanan umum di Sekretariat Direktorat Jenderal. Hal tersebut telah dimasukkan ke dalam Rencana Kerja Tahun 2020 sebagai bagian dari dukungan manajemen internal Direktorat Jenderal.

1. Gambaran Umum
Layanan Kearsipan adalah melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis yang terdiri dari kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dan penyusutan arsip. Sebagaimana ketentuan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018, salah satu lingkup pemeliharaan arsip adalah Penataan dan Penyimpanan arsip Inaktif.

Arsip yang dihasilkan dari seluruh unit kerja di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, saat ini telah disimpan terpusat di ruang sentral arsip inaktif atau biasa disebut Records Center. Adalah Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Cq. Sub Bagian Tata Usaha yang melaksanakan pengelolaan Records Center tersebut.

Kondisi arsip di sentral arsip inaktif terbagi menjadi dua yakni arsip dengan kondisi tertata dan belum tertata. Arsip tertata ialah arsip yang telah terdaftar dan diletakkan dalam boks arsip. Sedangkan arsip belum tertata adalah arsip yang belum terdaftar dan masih berada di luar boks arsip.

Kedua kondisi arsip tersebut baik yang sudah tertata maupun yang belum tertata perlu dilaksanakan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif.

2. Strategi pelaksanaan kegiatan
Sesuai dengan standar pedoman pemeliharaan arsip dinamis yang telah ditetapkan lembaga kearsipan ANRI, kegiatan penataan meliputi pengolahan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusun daftar inaktif.

Pengolah fisik arsip sangat terkait erat dengan keterbatasan ruang penyimpanan arsip di Gedung Ibnu Sutowo. Untuk itu melalui kerjasama penyimpanan arsip dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI sejak tahun 2012, Ditjen Migas telah mempergunakan jasa simpan sebanyak 5.300 boks.

Ketersediaan ruang sentral arsip inaktif yang berada di lantai empat gedung Ibnu Sutowo /gedung migas telah menampung 3.200 boks arsip tertata. Terdapat kondisi arsip belum tertata yang ditafsir sampai dengan 3.500 boks.

Pengolahan fisik arsip inaktif bukan hanya untuk arsip yang belum tertata, namun juga untuk arsip yang telah tertata untuk memelihara ketersediaan ruang simpan. Ketersediaan ruang simpan didukung dengan kegiatan penyusutan dengan memindahkan arsip ke Pusat Arsip Kementerian ESDM.

Secara rutin, Ditjen Migas telah memindahkan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM dibawah tanggung jawab pengelolaan Biro Umum KESDM. Sampai dengan tahun 2019 kegiatan penyusutan dengan pemindahan telah mencapai sebanyak 1.114 boks.

3. Metode pelaksanaan
Penyediaan anggaran jasa lainnya dipergunakan untuk mencukupi kekurangan petugas pengolah arsip. Dengan menggandeng penyedia jasa layanan pembenahan arsip, diharapkan mampu mempercepat pengolahan fisik arsip selama dua kali pengadaan yakni pada awal tahun dan pertengahan tahun anggaran 2020.

Hasil pengolah fisik arsip berupa tertata nya arsip ke dalam boks dan tersedia daftar arsip. Hasil ini akan menjadi bahan rapat evaluasi penataan arsip dan diskusi pengolahan informasi arsip.

Rapat evaluasi dan diskusi pengolahan informasi arsip dilakukan dengan penyediaan belanja perjalanan dinas paket metting luar kota. Selain para arsiparis dan pengelola arsip di sentral arsip inaktif, diundang pula para petugas arsip yang berada di lingkungan Ditjen Migas.

Selain menjadi desimisani daftar arsip sebagai hasil pengolahan informasi arsip, paket metting tersebut sebagai sarana pembinaan urusan ketatausahaan kepada para pengadministrasi umum yang tersebar di 26 unit kerja eselon tiga dan 6 Sekretariat pimpinan eselon 2.

Sedangkan pebyediaan Honor output kegiatan dengan satuan orang per bulan selama sepuluh bulan untuk mengakomodir sifat koordinatif dari tim pemusnahan. Tim ini terdiri dari anggota yang berasal dari luar ditjen migas seperti nantinya akan diminta kesediaan pejabat urusan kearsipan pada Biro Umum KESDM dan lembaga Kearsipan maupun dari Inspektorat Jenderal KESDM.

Hubungan koordinatif antara Ditjen Migas dengan Sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum dan unit lain yang terkait dalam penyusutan arsip merupakan ketentuan dalam pelaksanaan organisasi kearsipan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.

Untuk pelaksanaan kerjasama penyimpanan arsip bersama Pusat Jasa Kearsipan ANRI dialokasikan belanja sewa. Ditjen Migas mendapatkan ruang simpan dengan satuan boks per bulan untuk menyimpan arsip inaktif yang berlokasi di Jakarta Selatan.

Ruang penyimpanan tersebut dilakukan pula stock opname atau pergantian arsip simpan dari Gd Ibnu Sutowo atau Ibnu Sutowo ke ruang sewa yang berada terpisah. Untuk itu diperlakukan perjalanan dinas dalam kota untuk mendukung pelaksanaan pergantian arsip simpan.

Arsip simpan diganti kan dengan arsip lainnya dengan mendasarkan pada waktu simpan atau retensi serta hasil rapat evaluasi pengolahan informasi arsip.

Arsip yang telah masul masa Retensi akan dilakukan pengolahan fisik kembali dan menghasilkan kelompok arsip usul musnah. Daftar arsip usul musnah menjadi bahan rapat evalusai tim pemusnahan/tim penilai arsip.