Digitalisasi

Hampir di tiap urusan dewasa ini, kuping kita tak asing lagi dengan kata digital. Seolah kata “digital” telah berkembang makna. Makna melebur dan diterima pada banyak urusan kehidupan.

Misal pada urusan arsip, meskipun pada diskusi lain masih terjadi perdebatan, namun digitalisasi disebut sebut sebagai solusi permasalahan kurangnya sarana simpan. Perubahan media dari kertas ke bentuk pdf dengan bungkusan aplikasi database, mewakili kata “digitalisasi”.

Namun sebetulnya apa sih, arti kata digitalisasi itu???
Dari hasil selancar via mbah google, kudapati pada Kamus Besar Bahasa Indonesia versi web, digitalisasi merupakan penggunaan sistem digital. Sedangkan arti kata digital adalah berhubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu; berhubungan dengan penomoran.

Jika disambungkan menjadi “penggunaan sistem yang berhubungan dengan…..dan seterusnya 🔝 🔝.

Media pemberitaan pun menerbitkan versi digital. Televisi pun mengikutinya. Hampir seluruh urusan pada kehidupan ini dirangkai dengan kata” digital. Dari berita digital kutemukan berbagai kata misalnya Literasi digital, era digitalisasi dan otomasi, Teknologi digital, Bidang digital, Ekonomi digital kita kenal fintech dan ecomerce, Dompet digital seperti gopay dan OVO, Propaganda digital, Layar digital, Jagat digital, Digital diplomasi, komunitas digital dan masih banyak lagi. Bahkan mencuat rumor tentang munculnya Kementerian digital.

Meluasnya makna kata digitalisasi dan kata digital tidak bisa terlepas dari revolusi industri 4.0 yang intinya adalah konektivitas dan efisiensi.

Pada urusan kearsipan pemerintahan, kita sering tersudutkan dengan kemudahan dan kecepatan akses atau dengan kata lain, temu balik. Berbondong bondong program digitalisasi menghiasi urusan administrasi birokrasi.

Di kantorku, bersumber dari data arsip, ternyata muncul program anggaran pada tahun 2008 yg diberikan judul digitalisasi dokumen dan digitalisasi dokumen pengadaan barang, kemudian pada tahun 2010 muncul kembali program anggaran digitalisasi berjudul digitalisasi dokumen hukum dan kontrak kerja sama.

Ketiga program digitalisasi tersebut berada di unit dukungan manajemen internal atau Sekretariat Ditjen. Begitu mempesonanya digitalisasi, empat tahun berikutnya atau pada 2014 muncul kembali program anggaran digitalisasi.

Program “digitilasasi sistem berkas izin usaha pada Direktorat pembinaan Hilir Migas dan pada tahun 2015 berjudul digitalisasi izin usaha dan rekomendasi niaga.

Program anggaran untuk digitalisasi tersebut berkembang dan mengantarkan pada tujuan efektivitas dan efisiensi pada urusan birokrasi. Penulis sempat mengilustrasikan efisiensi arsip simpan disebabkan karena digitalisasi sebagaimana tautan berikut 👇 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/24/efisiensi-arsip-simpan/

Dengan awalan program digitalisasi pada tahun 2014 dan 2015 pada salah satu Direktorat tersebut diatas, saat ini dapat kita jumpai konektivitas dan efisiensi dalam pengurusan perizinan hilir migas.
https://perizinanmigas.esdm.go.id/

Tak mau ketinggalan, urusan kearsipan Ditjen butuh konektivitas dan efisiensi. Adanya aplikasi surat.migas.esdm.go.id sejak tahun 2017 telah mampu dipercaya sebagai sarana konektivitas demi efisiensi birokrasi.

Kini, tuntutan performa aplikasi surat dan keberadaan digitalisasi urusan teknis menyeret pada kebutuhan ruang digital untuk pemindahan arsip. Unit kearsipan telah dipersiapkan gudang digital berupa pemanfaatan aplikasi database internal yg diberi nama “arsip digital”.

Semoga kedepan, semakin layak guna dan mendekatkan diri pada pengguna arsip. Semoga bermanfaat