Gerak Arsip

Terus bergerak seperti rotasi bumi yang berputar pada porosnya, dan terus melangkah seperti revolusi bumi yang mengelilingi matahari.

Kearsipan juga terus bergerak sebagaimana tempatnya, bumi. Ini analogi saja, sehingga mempermudah dalam mengilustrasikan kearsipan yang hidup.

“arsip ku susun, ku taruh disana, aku susun lagi, aku pindah dari sini ke sana, pokoknya niru niru pak nurul” kata suparman. Selaku pengadministrasi umum pada subdit di Direktorat, suparman bercerita langsung kepadaku menirukan cara pengarsipan. “pokoknya biar kelihatan gerak saja pak nurul” imbuhnya saat ngobrol santai disela sela istirahat siang.

Gelak tawa pak suparman dan agak malu malu, kusela untuk membaca tulisan diatas saat bermain pingpong dengan mang Darma.

Keberadaan jabatan pengadministrasi umum di sub Direktorat adalah pengelola arsip aktif Ditjen migas. Begitu juga pak Suparman dengan pegawai yang bertatus ASN di lingkungan Ditjen Migas.

Kearsipan memang harus bergerak meski porosnya masih berada di tingkat kesepakatan organisasi. Sebagai bentuk dukungan manajemen internal, maka kesepakatan secara logis berada peraturan perundangan kearsipan.

Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 membagi lingkup kearsipan untuk instansi, termasuk kementerian terdapat tiga yakni kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip.

Penulis mengambil lingkup pengelolaan arsip sebagai poros gerak kearsipan. Kearsipan perlu bergerak terus demi terkelolanya arsip. Arsip bergerak dari satu tempat ke tempat selanjutnya sebagai tanda bahwa kearsipan itu hidup.

Cerita pak Suparman dalam mencontoh pengarsipan di Ruang Arsip Lantai 4 (unit kearsipan Ditjen Migas), memang benar. Di ruang arsip, kita keluarkan arsip dari kardus besar yang berasal dari unit kerja. Arsip yang sebagian besar ditempatkan pada odner, di buka dan di pindah ke media simpan map atau folder.

Tumpukan map yang awalnya berada di rak rak, kita pindah kan ke dalam boks arsip. Jadi arsip terus bergerak. Arsip terus berpindah dari hari ke hari. Tumpukan arsip semakin berkurang untuk digantikan dengan arsip yang baru. Terus berputar putar sampai terjadi endapan informasi sebagai memori kolektif organisasi.

Penulis jadi ingat kala Mbah Nun bercerita untuk menggambarkan Kehendak Sang Pencipta. Ketimbang pusing mikirin penghasilan dari bekerja, kita pura pura saja bergerak terus menjalankan tugas sebagai pegawai, biar rejeki diatur oleh yang diatas. Begitu kira kira nasehat Mbah Nun kepada cucu seperti saya.

Bekerja itu bergerak, selaras dengan geraknya bumi. Gerak menandakan kehidupan. Begitu juga bergerak nya arsip dari satu tempat ke tempat yang lain. Saat arsip bergerak, maka menjadi tanda kehidupan di kearsipan.

Semoga bermanfaat