SKHK Arsiparis

14 Oktober 2019

Menjelang tahun 2018, tepatnya di 19 Desember 2017, terdaftar pada Lembar Berita Negara, Peraturan ANRI nomor 23 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis atau yg biasa disebut dengan SKHK.

Apa sebetulnya SKHK dalam penilaian kinerja arsiparis???? Mengapa seorang arsiparis harus mempergunakan SKHK dalam mengajukan kontrak kinerja kepada atasan langsung selaku pejabat penilai???

Selaku pekerja arsip yang sehari hari tenggelam dengan tumpukan berkas, pasti lupa untuk melihat dan membaca SKHK. Bahkan kontrak kinerja berupa Sasaran Kinerja Pegawai yang seharusnya dibuat di awal tahun, tertinggal dengan berjalannya tanggung jawab merapikan ruang arsip.

Berjubel arsip di ruang arsip melumuri prioritas pekerjaan hingga tak sadar telah masuk ke bulan 10 tahun 2019. Yang prioritas bagi pegawai level ketrampilan adalah ketidak tegaan atas ribuan daftar arsip dan ratusan berkas yg tersisihkan dari ruangan kerja menuju ruang arsip.

Sebetulnya, melalui SKHK termaksud, arsiparis dapat memilih aktivitas kearsipan yang disesuaikan dengan kebutuhan lingkungan pekerjaan. Namun terkadang pilian aktivitas yang sesuai dengan SKHK belum tentu bisa selaras dengan kebutuhan lingkungan pekerjaan.

Bagaimana pendapat para pembaca yang berporfesi sebagai arsiparis? Apakah penentuan aktivitas kearsipan yang dicantumkan pada Kontrak kinerja telah sesuai dengan SKHK???

Misalnya arsiparis pada jabatan Penyelia dapat menentukan pilihan aktivitas antara lain sebagai berikut:
– Verifikasi autensitas arsip yang tercipta
– Penataan dan penyimpanan arsip inaktif
– Identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentikasi dalam rangka alih media
– Identifikasi dan alih media arsip dinamis
– Identifikasi arsip vital
– Pengelolaan arsip vital
– Identifikasi arsip terjaga
– Pelayanan penggunaan arsip dinamis
– Verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis dan inventaris arsip
– Penilaian prestasi kerja Arsiparis di tingkat instansi
– Mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi
– Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi
– Mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi iinformasi
– Mengolah dan menyajikan terjaga menjadi informasi
– Mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasi

Apakah ragam aktivitas kearsipan untuk jabatan penyelia diatas telah membagi pekerjaan sesuai dengan beban kerja mendasarkan tahapan penyelesaian pekerjaan????

Apakah beban kerja pada ragam kearsipan tersebut dapat dishare kepada jenjang jabatan kebawahnya???
Bagaimana pandangan temen temen pembaca???

Harapan para arsiparis untuk merasakan ragam aktivitas kearsipan yang dapat terbagi dengan jenjang jabatan lainnya, masih memerlukan penafsiran. Secara tekstual, ragam aktivitas tersebut tidak mendasarkan penyelesaian sesuai dengan tahapan pekerjaan.

Misalnya poin aktivitas “penataan dan penyimpanan arsip inaktif” khususnya pada arsip pada kondisi kacau/tidak teratur. Aktivitas tersebut terdiri dari beberapa tahapan seperti pemilahan, pendeskrepsian, entri data, manuver data, manuver berkas, penempatan folder dalam boks, dan penyusunan boks ke dalam almari arsip.

Dari contoh diatas, apakah seorang arsiparis penyelia dalam melaksanakan salah satu aktivitas kearsipan termaksud dapat berkolaborasi dengan jenjang jabatan lainnya??

Yuk kita tengok ragam aktivitas pada jenjang jabatan pelaksana. Ragam aktivitas pada jenjang pelaksana, tidak terdapat kesamaan dengan jenjang jabaatan penyelia loh…
Berikut ragam aktivitas sesuai SKHK:
– Membuat dan menerima arsip naskah dinas/surat dalam rangka penciptaan arsip
– Melakukan pemberkasan arsip
– Melakukan preservasi arsip ( restorasi arsip kertas, arsip foto,rewashing arsip film, recleaning arsip rekaman suara)
– Mengemas bahan pameran arsip tekstual dan virtual

Pun pada jenjang jabatan lanjutan atawa mahir. Berikut ragam aktivitas nya:
– Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan
– Pemindahan arsip inaktif
– Pemberkasan arsip terjaga
– Melakukan verifikasi dan menata salinan autentik dari dari naskah asli arsip terjaga
– Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
– Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis atau inventaris arsip
– Menyusun daftar arsip statis atau inventaris arsip
– Melakukan preservasi arsip ( restorasi arsip kertas, arsip foto,rewashing arsip film, recleaning arsip rekaman suara)
– Melakukan reproduksi/ alih media arsip statis
– Melakukan penelusuran referensi dan arsip dalam rangka penerbitan/penyusunan naskah sumber arsip
– Melakukan bimbingan teknis kearsipan

Dari hasil pengamatan pada SKHK sebagaimana diatas, poin aktivitas “penataan dan penyimpanan arsip inaktif” tidak terdapat pada ragam aktivitas jenjang jabatan pelaksana dan jenjang jabatan mahir/lanjutan.

Maka agar beban “penataan dan penyimpanan arsip inaktif” dapat dilakukan oleh seorang arsiparis penyelia, maka dibutuhkan pekerja lain, misalnya berstatus petugas arsip, pengadministrasi arsip, atau berkolaborasi dengan jabatan fungsional umum lainnya.

Kalo boleh membuat pengibaratan, seorang tukang bangunan saja membutuhkan “kenek” atau asisten tukang agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan bebannya.
Bagaimana dengan seorang arsiparis penyelia, siapakah kenek dan asisten untuk meringankan beban sesuai tahapan pekerjaan???

Akhirnya, tulisan ini sebagai cara untuk mendalami praktik teknis pelaksanaan aktivitas kearsipan sesuai jenjang jabatannya. Saat seorang arsiparis telah menentukan salah satu aktivitas sesuai SKHK yg dituangkan dalam kontrak kinerja bersama atasan langsung, maka perlu kesepakatan terkait beban kerja.

Satu poin aktivitas seperti poin “penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki beban kerja yang tidak dapat ditanggung oleh satu orang pegawai. Beban pekerjaan sesuai tahapan penyelesaian pekerjaan perlu disediakan asisten arsiparis atau jabatan fungsional umum lainnya.

Kemudian sampailah kita pada suatu pertanyaan, siapakah yg harus menjelaskan beban kerja sesuai tahapan, dan bagaimana membagi beban kerja tersebut, serta dengan siapa arsiparis penyelia tersebut bekerjasama?

Apakah si arsiparis lah yg harus menjelaskan berapa beban kerja, berapa petugas yang dibutuhkan sampai dengan mencari pekerja lainnya agar terselesaikan pekerjaan kearsipan????

Memang luar biasa urusan kearsipan y….

Semoga bermanfaat