Sejak tahun 2014, para arsiparis dituntut untuk mengolah dan menyajikan arsip menjadi Informasi. Bagaimana bentuk mengolah arsip agar menjadi informasi?? Jika sebelum tahun 2014, para arsiparis mengolah arsip untuk menghasilkan sarana untuk temu kembali berupa daftar arsip maka bagaimana mengolah dan menyajikan arsip menjadi Informasi???
Mengapa kata kerja “mengolah” disambungkan dengan kata “menyajikan”?.
Seiring penetapan peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Jabatan Fungsional Arsiparis di tahun 2014 kemudian disusul dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2017 tentang pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis, para arsiparis diharapkan dapat melakukan pengolahan dan penyajian arsip menjadi Informasi.
Bagaimana pemahaman para pembaca yang juga berprofesi sebagai arsiparis dan pengelola arsip?
Bolehlah kita sharing y… 🙏. Otaku yang hanya sebatas pelaksana ini berusaha mendalami maksud “mengolah dan menyajikan. Aktivitas mengolah arsip pastilah menghasilkan daftar arsip berserta fisik arsip dalam susunan yang urut, logis dan teridentifikasi melalui nomor folder dan nomor boks.
Daftar arsip sebagai hasil kegiatan mengolah arsip ditempatkan di ruang baca atau ruang pelayanan arsip. Penyediaan daftar arsip tersebut sebagai bentuk dukungan layanan kearsipan sebagai finding aid atau sarana temu balik.
Dimanakah bentuk penyajian sebagai informasi? Apakah penyajian menjadi Informasi hanya sebatas dengan pelaksanaan pameran arsip? Ataukah saat kita melaksanakan pelayanan penelusuran arsip, merupakan poin bukti penyajian arsip?
Teringat saat satu kolega dari Institut Pertanian Bogor meminta ku untuk mengilustrasikan rincian tugas arsiparis yang seolah berhimpitan dengan jabatan lainnya yakni jabatan “pranata humas”.
Pada tautan berikut 👇 tersebut sekelumit persinggungan tugas arsiparis dengan pranata humas terkait “penyajian arsip menjadi Informasi”
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/21/rincian-tugas-arsiparis/
Penulis memungkasi dengan mendudukan kode etik arsiparis yang hampir dalam kurun waktu sepuluh tahun ini, tidak pernah terkuak.
Dari pendalaman melalui tulisan ini, justru memunculkan kegelisahan baru di otaku. Seiring kebiasaanku menulis dan membagi melalui blog WordPress, merasa diri sebagai penyaji informasi. Meski isi tulisan masih seputaran teknis pengelolaan arsip dan serba serbi pembinaan kearsipan saja.
Respon dari pembaca yang saya dapatkan baik melalui pesan japri atau di grup, bisa saya klaim “cukup informatif”.
Ya gak 🤷♂️ sih hehehe…..
Jika kita tengok berkas kerja yang mengendap di ruang arsip, sering kita temui satu berkas yang berbentuk kronologis pada urusan tertentu. Atau berupa olahan informasi berupa diagram dan tabel yang menunjukkan perjalanan suatu urusan. Atai bentuk paparan PowerPoint yang menggambarkan penyajian informasi.
Bentuk kronologis, bentuk diagram, bentuk paparan bisa jadi menyajikan informasi berbasis arsip. Dan secara langsung bentuk tersebut disajikan kepada pihal manajemen dalam pengambilan keputusan organisasi.
Mungkin penyajian informasi dari hasil pekerjaan arsiparis masih berupa bahan baku atau salah satu referensi untuk disajikan pihak pimpinan dalam kerangka pengambilan keputusan manajemen.
Saya jadi teringat saat berhubungan dengan salah satu pejabat yang ngurusin pertimbangan hukum di kantorku. Pada tulisan 👇 mengilustrasikan pentingnya akses informasi arsip yang dilaksanakan para pustakawan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/08/arsip-itu-amunisi/
Akhirnya pendalaman terhadap salah satu tugas arsiparis yakni “pengolahan dan penyajian arsip menjadi Informasi” terhenti pada poin “perlunya para arsiparis menghasilkan kemudahan akses informasi yang bersumber dari arsip”.
Bisa jadi termasuk seperti tulisan tulisan ringan yang dibagikan melalui media seperti blog WordPress. Semog bermanfaat.
Nurul Muhamad 