Selasa, 22 Oktober 2019
Penjaga arsip yang semula hanya berkutat pada naskah kedinasan berkontempelasi kepada penjagaan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dipengaruhi perkembangan teknologi informasi dan keterbukaan informasi pada birokrasi.
Arsiparis yg sejatinya pekerjaan secara fisik, terwarnai dengan cakrawala komoditas pekerjaan lain misalnya teknologi informasi dan keterbacaan informasi. Pekerja arsip tidak lagi hanya dibenturkan pada getirnya kenyataan beban ruangan dan rol opek/rak/lemari arsip. Namun sudah dihadapkan pula dengan ruang digital berupa server dan hardisk berkapasitas besar.
“mas, kalo mau mindahin arsip layanan perizinan yang berupa berkas pendukung penerbitan izin, berbetuk PDF, ke ruang arsip, bisa gk mas nurul?” tanya salah seorang analisis kegiatan usaha Hilir migas.
Aku pun menjawab selaku petugas arsip di kantorku “bisa mbak, kalo bisa skalian aplikasi dummy nya y mbak, agar memudahkan kami dalam pengelolaan data pdf tersebut”
Mbak nya pun, mikir kembali, dan sampai sekarang, puluhan tera arsip bentuk pdf belum berhasil dipindahkan ke unit kearsipan Ditjen Migas.
Sesuai pemahamanku, Kearsipan terkait erat dengan media dan penyimpanannya. Tatkala pemindahan arsip bermedia kertas dapat diterima hanya dengan disertakan daftar arsip dan berita acara pemindahan, namun arsip bentuk digital dengan format pdf, perlu disertakan database atau aplikasi.
Kalo arsip bentuk kertas beratus ratus meter linear dapat disimpan pada ruangan gedung , maka arsip digital harus disimpan dalam ruang digital bentuk server.
Arsip bentuk kertas tidak memerlukan sarana untuk membaca, namun arsip bentuk digital sangat memerlukan sarana baca. Bukan hanya sekedar baca, namun diperlukan sarana digital yang dipergunakan dalam transaksi semasa aktif. Jadi sarana digital dengan arsip digital menjadi bagian tidak terpisahkan dari pengelolaan arsip.
Saya pun mendapat satu kesimpulan bahwa permasalahan kearsipan pada urusan kearsipan adalah tingkat keterbacaan menjadi tantangan terbesar pada ruang penyimpanan arsip. Baik ruang simpan untuk bentuk kertas dan ruang simpan untuk bentuk digital.
Pertanyaan nya adalah, kenapa saat arsip bentuk kertas tidak dipindahkan beserta lemarinya?, tapi untuk arsip digital harus dipindahkan beserta database atau aplikasi nya?
Jawaban ku cukup sederhana, yakni terkait keterbacaan informasi dalam arsip. Arsip digital yang begitu banyak akan menyulitkan dalam membaca arsip. Sulit bukan berarti tidak dapat dibaca, namun bagaimana jika file pdf yg berjumlah ratusan itu dengan mudah dapat diidentifikasi?
Sampai disitu dulu ya gaess…. Uraian pemaknaan definisi arsip. Uraian diatas merupakan kegiatan sampingan dari rutinitas pada tiap delapan jam di hari kerja, mengkondisikan diri untuk memegang arsip bentuk kertas.
Menjadwalkan diri agar lebih banyak untuk memegang fisik kertas lebih dari 5 jam sehari. Itu pun bisa terlaksana jika tidak ada panggilan pihak manajemen. Bagi diri pribadi, objek pekerjaan dan tuntunan manfaat yg akan dipetik dari urusan kearsipan adalah tatkala menyediakan kesetiaan diri dalam merapikan fisik arsip kertas yang tetep mawas dengan perkembangan teknologi informasi dan keterbukaan informasi di birokrasi.
Tak perduli dianggap sebagai penjaga gudang yang identik dengan fisik kertas kertas bertumpukan. Toh, kenyataan media penuangan komunikasi kedinasan paling banyak berada pada fisik kertas.
Nyatanya, ruangan dipenuhi dengan tumpukan kertas di dalam boks, kardus, kontainer, odner, map yang bukan hanya di kantor ku saja, namun bisa jadi terjadi hampir disemua instansi.
Laju pertambahan arsip kertas yang tidak diimbangi dengan pengurangan arsip berdampak pada tingkat keterbacaan arsip. Tatkala informasi penting masih bercampur dengan informasi biasa, maka selayaknya kita sebagai pekerja arsip mereview kembali pemahaman definisi arsip.
Saat ini kelahiran satu arsip bentuk kertas mendapatkan dukungan arsip lampiran atau berkas pendukung bentuk digital. Bagaimana eksekusi pengarsipan nya????
Misalnya, aplikasi perizinan online yang masih mempunyai produk naskah dinas yang ditandatangani para pimpinan tinggi bermediakan bentuk kertas. Jika ditilik pada proses pengajuan permohonan dengan mempergunakan sarana online, maka menghasilkan rekaman kegiatan bentuk digital.
Pertanyaan kita selanjutnya adalah apakah arsip kertas dan arsip digital dimaknai menjadi satu bagian yang tidak terpisah???
Dulu, tatkala arsip diartikan sebagai hasil samping dari kegiatan administrasi, dianggap merendahkan kedudukan urusan kearsipan.
Pengaruh pendapat pakar dari luar negeri terkait arti arsip berupa informasi yang terekam pada media apapun mewarnai tafsir Undang Undang tentang Ketentuan Pokok Pokok Kearsipan pada tahun 1971 yang sebetulnya hanya membatasi pada suatu naskah dalam berbagai corak media.
Pada perkembangan nya, tatkala sarana komunikasi dan teknologi informasi serta kebebasan informasi telah melanda dunia birokrasi, mendesak perluasan definisi arsip.
Kira kira ada yang tau???? , dari mana awal kemunculan arti arsip menjadi rekaman kegiatan atau peristiwa sebagaimana yang menjadi isi Undang Undang tentang Kearsipan pada tahun 2009.
So, saya pun harus mengakhiri dengan bertanya pada diri sendiri, sudah tepatkah kita dalam memaknai definisi arsip saat ini?????
Semoga bermanfaat.
Nurul Muhamad 