Lanjutan Daftar Berkas

Kemaren, ibu suwarti, staf pada subdit Penyiapan Program Migas menyambangi ruang arsip. “pak nurul, apakah perlu surat balasan terkait pembuatan daftar berkas??” katanya dengan semangat. Mendengar pertanyaan tersebut, diri ini menjadi tersanjung. Bahwa masih ada harapan untuk terus menggelorakan semangat perbaikan wajah perkantoran di birokrasi.

Selama ini, sadar dan tidak, potret pengarsipan masih berada pada tingkatan kesadaran. Gerakan sadar arsip yang terdengar pada seremonial belum menampakkan geliat nyata pada potret ruang perkantoran.

Tanpa adanya gerakan sadar arsip yang digelar dengan seremonial, sebetulnya hampir semua pegawai mempunyai kesadaran perlunya pengarsipan di ruang kerja. Transaksi administrasi keseharian dalam pelaksanaan tugas fungsi organisasi menghasilkan naskah kedinasan yang perlu di perhatikan.

“kala itu bu surya keliling ke ruang kerja, saat melihat odner berada di bawah meja, beliau memberi arahan untuk mengajukan permintaan lemari ke bagian umum” kata bu suwarti.

Ibu Surya merupakan pejabat pimpinan tinggi yang menaungi unit kerja dimana bu suwarti menjalankan tugas pekerjaan keseharian. Dari cerita bu suwarti, saya pun semakin yakin bahwa sebetulnya para pimpinan tinggi juga penuh kesadaran dalam kearsipan.

Kesadaran pengarsipan selalu kepentok dengan sarana penyimpanan. Hari demi hari berganti, arsip pun menjadi tumpukan kertas. Meski ditempatkan pada odner, masih saja menjadi pajangan di bawah meja atau di atas meja kerja.

“bu, setelah daftar berkas teridentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah menentukan sarana penyimpanan” kataku untuk menjawab pertanyaan bu suwarti. Aku pun menambahkan bahwa unit kearsipan berharap dalam minggu ini seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas telah menentukan dan mempersiapkan sarana penyimpanan arsip.

“Jika nanti mempergunakan odner, maka judul odner dituliskan sesuai daftar berkas, jika nanti mempergunakan boks arsip, maka label boks bertuliskan nama berkas seauai daftar berkas. Jika mempergunakan map, maka subjet map dituliskan nama berkas” kataku untuk menjawab tidak perlu dibuatkan surat balasan terkait penyusunan daftar berkas.

Hal tersebut juga yang menjadi kesepakatan forum kearsipan Ditjen Migas pada tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/17/pembuatan-daftar-berkas/

Kedepan, setelah penentuan sarana simpan, direncanakan forum kearsipan untuk pembahasan pembuatan isi berkas. Sebagai gambaran awal bahwa nantinya judul berkas bisa jadi akan muncul sub judul berkas sesuai dengan kuantitas arsip.

Pada akhir tulisan ini, semoga menjadi perhatian bagi admin di subdit dan bagian dalam pengarsipan secara seragam. Penyeragaman pengarsipan termaksud untuk mempersiapkan kegiatan pengawasan internal dalam kearsipan.