Maren, hari Jumat, 25 Oktober 2019, bu warti, bu Indasah, bu Suci dan bu Warti mendatangi ruang arsip untuk memastikan lagi persiapan pengelolaan arsip aktif di lingkungan Ditjen Migas. Kedatangan mereka untuk sekedar bercerita bahwa telah melaksanakan lanjutan kegiatan penyusunan daftar berkas.
Sebagaimana tautan berikut 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/23/lanjutan-daftar-berkas/, para admin di setiap subdit dan bagian diharapkan telah mempersiapkan sarana simpan arsip pelaksanaan anggaran tahun 2019.
Penyusunan daftar berkas menjadi triger dalam meraih perubahan kondisi pengarsipan di unit kerja. Daftar berkas menjadi dasar penyimpanan arsip yang selama ini menyebar ke setiap koordinator kegiatan dan ke setiap pelaksana kegiatan.
Sebagaimana surat Kepala Biro Umum KESDM tertanggal 24 Oktober 2019 sebagai tindak lanjut surat Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI tertanggal 16 Oktober 2019 bahwa diperlukan persiapan dalam pengelolaan arsip aktif di setiap unit pengolah/unit kerja.
Selain untuk tujuan pengawasan kearsipan internal TA 2020, pengelolaan arsip pelaksanaan kegiatan anggaran akan mendukung manajemen unit dalam proses pencapaian akuntabilitas kinerja.
Tak dipungkiri, keberadaan arsip sebagai rekaman kegiatan belanja barang dan jasa sebagaimana tersebut sesuai Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) akan dibutuhkan untuk memenuhi permintaan data oleh tim auditor baik internal maupun eksternal.
Sebelum disajikan pada proses pengawasan atau pemeriksaan oleh auditor, data dan arsip tentu saja diperiksa terlebih dahulu atas kelengkapan dan kesesuaian sedari perencanaan, input, proses, dan ouput. Pengecekan termaksud yang sering tidak diperhatikan oleh Penanggung jawab kegiatan sehingga tertangkap sebagai potensi temuan.
Semoga kearsipan dapat memberikan sumbangan kerja untuk unit kerja dalam mencapai kinerja sebagaimana pada Perjanjian kontrak kerja atau KPI. Tatkala proses penyiapan tempat arsip telah terlaksana maka saatnya dilanjutkan untuk merapikan arsip pelaksanaan anggaran.
Semoga bermanfaat
Nurul Muhamad 