Pengelolaan dan Pengadministrasian dokumen kontrak kerjasama Migas

Kamis, 30 Oktober 2019
Melalui inisiasi Bagian Hukum Ditjen Migas terselenggara sesi diskusi pengelolaan arsip kontrak kerjasama migas kasubag pengelolaan informasi Hukum, dalam pengantar diskusi menyampaikan latar belakang terkait surat Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas tentang penyerahan dan penyimpanan arsip kontrak kerjasama sektor migas.

Tujuan Forum ini diskusi tersebut untuk lebih mendalami terkait beberapa ketentuan yang mengatur arsip negara sebagai bagian bentuk pertanggungjawaban pengelolaan sumber daya alam yg dipercayakan kepada pemerintah.

Lebih dari itu, untuk mengkonfirmasi fungsi arsip kontrak kerjasama yang secara langsung menjadi bahan dan data dukung pelaksanaan fungsi pembinaan usaha Hulu Migas.

Atmosfir Sub Sektor Migas bisa dibilang mempunyai kondisi khusus dibanding sub sektor lainnya diantara sektor Energi dan Sumber Daya Mineral. Terjadi periodesasi pelaksanaan kontrak kerjasama migas yang sampai tahun 2001 ditangani Pertamina. Kemudian sampai saat ini ditangani pemerintah dengan pembentukan lembaga independen BP Migas lanjut berkembang dengan putusan mahkamah konstitusi menjadi SKK Migas.

Di sisi regulator dan pelaku usaha, tingkat eksklusif bisnis migas masih terasa untuk dapat menerima kehadiran keterbukaan informasi publik. Misalnya saja terjadi sengketa informasi antara PT Chevron dengan salah satu LSM pada pengadilan komisi informasi di tahun 2012.

Meski demikian, pada beberapa tahun terakhir ini, tuntutan perubahan birokrasi menempatkan pola pikir para Aparatur Sipil Negara terhadap konektivitas kelembagaan baik legislatif dan eksekutif.

Misalnya saja, pertanyaan pada forum tersebut dari kasubag pertimbangan hukum migas, bobit SH MH “apakah salinan kontrak kerjasama dikirimkan ke DPR?”,

Mendengar kalimat tersebut, penulis teringat latar belakang kemunculan istilah arsip terjaga dalam UU Kearsipan 2009. Inisiasi salah satu anggota DPR berhasil menghasilkan pasal untuk menangkap salinan Kontrak Kerjasama Migas secara kelembagaan pada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Hal tersebut penulis tegaskan dengan merujuk pasal 51 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009, bahwa arsip kontrak kerjasama sektor migas merupakan kategori arsip terjaga yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan, baik berupa daftar dan copy naskah perjanjian /kontrak.

Forum yang diskusi tersebut memang belum menggali lebih dalam dan mengkonfirmasi terkait kewajiban menyerahkan arsip terjaga kepada lembaga kearsipan (ANRI).

Dinamika forum lebih menekankan pada tingkat urgensitas pemindahan arsip kontrak kerjasama migas dari Direktorat Hulu ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Penulis dalam kedudukan jabatan arsiparis menyampaikan beberapa pendapat antara lain:
1. Sesuai ketentuan kearsipan, unit kearsipan Ditjen Migas dalam hal ini dibawah manajemen Bagian umum senantiasa melaksanakan fungsi dukungan administrasi dalam wujud menerima pemindahan seluruh rekaman kegiatan/arsip pelaksanaan fungsi Ditjen Migas.

2. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang telah selesai proses administrasi dan selesai audit (status inaktif) dengan dilengkapi dengan berita acara pemindahan yang ditanda tangani kedua belah pihak dan disertakan daftar arsip.

3. Dalam hal arsip aktif, unit kearsipan berperan untuk melakukan pembinaan terhadap pengelolaan arsip dengan asistensi dan dukungan layanan terhadap kepentingan akses dan penyimpanan

4. Meski demikian, dalam hal arsip aktif, tanggung jawab pengaturan yang dan penyimpanan berada di unit kerja

5. Tatkala arsip kontrak kerjasama migas masih berada dalam status aktif maka perlu menyepakati Tanggung Jawab pengelolaan dalam bentuk program kegiatan yang dicantum pada RKAKL Direktorat Hulu atau Bagian Hukum dalam bentuk swakelola.

6. Praktik pengelolaan data arsip dengan program di RKAKL dilandasi dengan keterbatasan dan tingkat prioritas anggaran di Bagian Umum. Praktik tersebut telah terlaksana di Bagian Keuangan untuk pengelolaan dokumen keuangan dan Direktorat Infrastruktur untuk arsip pembangunan Jargas.

Pada akhirnya, tulisan ini berusaha mengilustrasikan dua hal yakni terkait kewajiban penyerahan arsip terjaga (arsip kontrak kerjasama migas) ke lembaga kearsipan ANRI, dan kewajiban pengelolaan arsip aktif yang masih menjadi tanggung jawab unit kerja dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi kemigasan dan menjaga Atmosfir bisnis migas.

Program kegiatan pengelolaan data kerjasama migas yang tercantum pada RKAKL akan menjawab tingkat urgensitas pemindahan arsip dari Direktorat Hulu Migas ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Jaminan ketersediaan arsip kontrak kerjasama dapat terengkuh secara maksimal karena ketersediaan anggaran. Akhirnya pengarsipan bukan hanya urusan pada pemindahan penyimpanan fisik kertas naskah kontrak kerjasama, namun dapat dikembangkan dengan pendekatan digitasi manajemen data arsip demi kecepatan akses data dalam kerangka pencapaian kinerja pembinaan usaha Hulu migas.

Semoga bermanfaat